Sonderurlaub und bezahlte Freistellung nach § 616 BGB im Dienstplan: Arztbesuch, Todesfall, Hochzeit, Gerichtstermin, krankes Kind — wer zahlt, wer plant, und warum die Schichtlage über den Anspruch entscheidet

Drei Fälle aus einer Planungswoche

Am Montag meldet eine Pflegehelferin, dass sie am Donnerstag um 10:30 Uhr einen Termin beim Orthopäden hat, den sie vor drei Monaten bekommen hat. Am Donnerstag steht sie im Spätdienst ab 13:00 Uhr. Am Dienstag ruft der Koch an: Sein Vater ist gestorben, die Beerdigung ist am Samstag — der Koch hat Samstag frei, aber Freitag und Sonntag Dienst. Am Mittwoch legt ein Lagermitarbeiter eine Ladung des Amtsgerichts vor: Er soll am kommenden Dienstag um 9:00 Uhr als Zeuge in einem Verkehrsunfallprozess aussagen. Er hat an diesem Dienstag Frühschicht von 6:00 bis 14:00 Uhr.

Dreimal dieselbe Frage: Muss der Betrieb freistellen, und muss er dafür zahlen? Dreimal eine andere Antwort — und in keinem der drei Fälle ergibt sie sich allein aus dem Anlass. Die Pflegehelferin hat Spätdienst, ihr Termin liegt in der Freizeit: keine Freistellung, keine Bezahlung. Der Koch hat am Tag der Beerdigung frei: kein Anspruch auf einen Ersatztag, aber ein Anspruch für den Tag des Todes oder den Tag danach, wenn er da Dienst hatte und die Angelegenheiten regeln musste. Der Lagermitarbeiter muss vor Gericht erscheinen und hat Frühschicht: Freistellung ja, und bezahlt, sofern sein Arbeitsvertrag § 616 BGB nicht ausschließt — sonst zahlt die Staatskasse eine Entschädigung nach dem JVEG.

Wer Dienstpläne schreibt, braucht für diese Fälle keine juristische Bibliothek, aber ein Schema. Das Schema hat vier Schritte: Ist es ein Fall des § 616 BGB oder eines Spezialgesetzes? Gilt § 616 BGB überhaupt — oder ist er ausgeschlossen oder durch einen Tarifkatalog ersetzt? Stand an dem Tag Arbeit im Plan? Und: Lässt sich die Kollision durch Verlegung der Schicht auflösen, statt sie zu bezahlen?

Die Rechtsgrundlage: § 616 BGB und was er nicht sagt

§ 616 Satz 1 BGB lautet in seinem Kern: Der zur Dienstleistung Verpflichtete wird des Anspruchs auf die Vergütung nicht dadurch verlustig, dass er für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen in seiner Person liegenden Grund ohne sein Verschulden an der Dienstleistung verhindert wird. Die Vorschrift stammt aus dem Jahr 1900 und ist seither kaum verändert worden. Sie nennt keine Anlässe, keine Tage, keine Nachweise. Alles, was in der Praxis als „Sonderurlaubskatalog“ kursiert, ist Auslegung — durch Gerichte, Tarifparteien und Betriebe.

Vier Voraussetzungen müssen zusammen vorliegen:

Voraussetzung	Bedeutet	Fällt weg bei
Grund in der Person	Das Hindernis betrifft gerade diesen Beschäftigten: sein Körper, seine Familie, seine Rechtsverhältnisse	Objektiven Hindernissen, die alle treffen — Schnee, Bahnstreik, Hochwasser, Straßensperrung. Das ist das Wegerisiko des Beschäftigten, nicht § 616 BGB
Kein Verschulden	Der Beschäftigte hat das Hindernis nicht selbst zu verantworten	Fahrverbot nach eigener Trunkenheitsfahrt, Haft, ein Termin, den man ohne Not in die Schicht gelegt hat, obwohl ein anderer möglich war
Verhinderung an der Arbeitsleistung	An dem Tag stand nach Dienstplan Arbeit an, und der Anlass macht sie unmöglich oder unzumutbar	Ereignissen am freien Tag oder in der schichtfreien Zeit — dann ist niemand „verhindert“, und es gibt nichts nachzuholen
Verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit	Stunden bis wenige Tage; gemessen an der Dauer des Arbeitsverhältnisses und der Art des Anlasses	Längeren Ausfällen: Wer nach dem Tod des Partners drei Wochen braucht, hat für die ersten Tage § 616 BGB, danach Urlaub, unbezahlte Freistellung oder — bei Erkrankung — die Entgeltfortzahlung nach dem EFZG

Die vierte Voraussetzung ist die unschärfste und die praktisch wichtigste. Das Bundesarbeitsgericht hat nie eine Tagesgrenze festgelegt; es hat für die Pflege eines erkrankten Kindes einen Zeitraum von bis zu fünf Tagen für nicht erheblich gehalten (19. April 1978 — 5 AZR 834/76) und im Übrigen auf den Einzelfall verwiesen. Entscheidend ist: Wird die Grenze überschritten, entfällt der Anspruch vollständig, nicht nur für den überschießenden Teil. Wer für einen Anlass, der zwei Tage rechtfertigt, acht Tage fernbleibt, hat auch für die ersten zwei nichts — es sei denn, die Freistellung war von vornherein nur für zwei Tage beantragt und die übrigen als Urlaub.

Die Anlässe: Was die Rechtsprechung anerkennt — und wie lange

Die folgende Übersicht fasst zusammen, was Gerichte und Kommentarliteratur als Fälle des § 616 BGB behandeln, und stellt den Tarifkatalog des § 29 TVöD daneben, der in Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen und kommunalen Betrieben oft die einzige maßgebliche Regel ist. Wo kein Tarifvertrag gilt und der Arbeitsvertrag schweigt, gilt die linke Spalte.

Anlass	§ 616 BGB (Rechtsprechung, üblich)	§ 29 Abs. 1 TVöD	Schichtbezug
Arztbesuch	Nur wenn während der Arbeitszeit notwendig (BAG 5 AZR 92/82); Dauer des Termins plus Wegezeit	Buchst. f: erforderliche nachgewiesene Abwesenheitszeit einschließlich Wegezeiten, wenn der Termin während der Arbeitszeit erfolgen muss	Bei Wechselschicht meist vermeidbar — außer der Termin stand vor dem Dienstplan fest
Tod des Partners, Kindes, Elternteils	Ein bis zwei Tage; Tag des Todes bzw. Tag der Beerdigung	Buchst. b: zwei Arbeitstage	Nur für Tage mit Dienst; kein Ersatztag, wenn die Beerdigung ins Frei fällt
Tod anderer naher Angehöriger	Tag der Beerdigung, wenn Dienst; bei Geschwistern und Großeltern regelmäßig ein Tag	Nicht vorgesehen	Häufiger Kulanzfall — als freiwillige Leistung kennzeichnen
Niederkunft der Partnerin	Ein Tag (Tag der Geburt)	Buchst. a: ein Arbeitstag	Bei Nachtschicht: die Nacht, in die die Geburt fällt, und nach Umständen die folgende
Eigene Hochzeit	Ein Tag (standesamtliche Trauung); überwiegende Auffassung, nicht unbestritten	Nicht vorgesehen (der frühere § 52 BAT gewährte einen Tag)	Planbar — im Dienstplan vorab als Frei oder Urlaub setzen, dann entsteht die Frage nicht
Umzug	Nur bei betrieblicher Veranlassung (Versetzung); privater Umzug in der Regel nicht	Buchst. c: ein Arbeitstag bei Umzug aus dienstlichem oder betrieblichem Grund	Bei Versetzung an einen anderen Standort mitplanen
Pflege eines erkrankten Kindes	Bis zu fünf Tage (BAG 5 AZR 834/76), wenn keine andere Betreuung möglich	Buchst. e bb: bis zu vier Arbeitstage im Kalenderjahr bei Kind unter zwölf, wenn keine andere Person die Pflege übernehmen kann	Danach oder bei Ausschluss: Kinderkrankengeld nach § 45 SGB V, siehe unten
Schwere Erkrankung eines Angehörigen im Haushalt	Ein Tag für die Organisation der Versorgung; darüber hinaus PflegeZG	Buchst. e aa: ein Arbeitstag im Kalenderjahr	Bis zu zehn Tage kurzzeitige Arbeitsverhinderung nach § 2 PflegeZG — eigener Beitrag
Zeugenladung, Gerichtstermin	Ja, wenn die Ladung eine gesetzliche Pflicht begründet und der Termin nicht verlegbar ist; Dauer plus Wegezeit	Abs. 2: Freistellung; Entgeltfortzahlung nur, soweit kein Anspruch auf Entschädigung Dritter besteht	Bei Ausschluss: Verdienstausfall nach § 22 JVEG (bis 25 Euro je Stunde) von der Staatskasse
Behördengang	Nur wenn ausschließlich während der Arbeitszeit möglich und unaufschiebbar	Nicht vorgesehen (Abs. 2 bei amtlicher Ladung)	Bei Wechselschicht in aller Regel in der schichtfreien Zeit möglich — kein Anspruch
Stellensuche nach Kündigung	§ 629 BGB: angemessene Zeit für Vorstellungsgespräche nach Kündigung des Arbeitsverhältnisses; Vergütung über § 616 BGB	Wie § 629 BGB	Termin in die Schicht legen dürfen, wenn der Arbeitgeber des Bewerbers keinen anderen anbietet
Arbeitsjubiläum	Nicht vorgesehen	Buchst. d: ein Arbeitstag bei 25- und 40-jährigem Jubiläum	Planbar — vorab setzen

Zwei Fälle fehlen bewusst in der Tabelle, weil sie nicht in § 616 BGB gehören, obwohl sie oft dort gesucht werden. Religiöse Feiertage anderer Bekenntnisse geben keinen Anspruch auf bezahlte Freistellung; die Feiertagsgesetze der Länder gewähren teilweise ein Recht auf Arbeitsbefreiung für den Gottesdienstbesuch, unbezahlt. Und die Betriebsratsschulung nach § 37 Abs. 6 BetrVG ist keine Verhinderung, sondern Betriebsratstätigkeit mit eigener Vergütungsregel — der Beitrag zu Schulung und Betriebsversammlung im Dienstplan behandelt sie.

Die Spezialgesetze: Wo § 616 BGB nicht die einzige Grundlage ist

Für eine Reihe von Anlässen hat der Gesetzgeber eigene Regeln geschaffen, die neben oder vor § 616 BGB stehen. Sie gelten auch dann, wenn § 616 BGB im Arbeitsvertrag ausgeschlossen ist — und sie haben jeweils eine eigene Antwort auf die Frage, wer zahlt.

Anlass	Grundlage	Freistellung	Wer zahlt
Erkranktes Kind unter 12	§ 45 SGB V	2026: 15 Arbeitstage je Kind und Elternteil, 30 für Alleinerziehende; höchstens 35 bzw. 70 im Jahr (§ 45 Abs. 2a SGB V)	Krankenkasse: Kinderkrankengeld, 90 Prozent des Nettoentgelts — nur soweit kein Anspruch nach § 616 BGB besteht; unbezahlte Freistellung nach § 45 Abs. 3 SGB V
Akuter Pflegefall eines Angehörigen	§ 2 PflegeZG, § 44a Abs. 3 SGB XI	Bis zu zehn Arbeitstage je Angehörigem und Akutfall	§ 616 BGB, wenn nicht ausgeschlossen; sonst Pflegeunterstützungsgeld der Pflegekasse für bis zu zehn Tage je Kalenderjahr
Freiwillige Feuerwehr	Landesrecht (z. B. § 20 BHKG NRW)	Für Einsätze, Übungen, Lehrgänge; einschließlich einer angemessenen Ruhezeit nach Nachteinsätzen	Arbeitgeber zahlt das Entgelt fort und lässt es sich von der Gemeinde erstatten (privatwirtschaftliche Arbeitgeber auf Antrag)
Technisches Hilfswerk	§ 3 THW-Gesetz	Für Einsätze, Ausbildung, Übungen	Arbeitgeber zahlt fort, Erstattung durch das THW auf Antrag
Schöffen, ehrenamtliche Richter	§ 45 Abs. 1a DRiG, JVEG	Freistellungspflicht, Benachteiligungsverbot	Keine gesetzliche Entgeltfortzahlung; Verdienstausfall von der Staatskasse nach JVEG; § 616 BGB, wenn nicht ausgeschlossen
Reservistendienst	Arbeitsplatzschutzgesetz, Unterhaltssicherungsgesetz	Arbeitsverhältnis ruht; Kündigungsschutz	Bund über die Unterhaltssicherung, nicht der Arbeitgeber
Schwangerschaftsuntersuchungen, Stillen	§ 7 MuSchG	Für Untersuchungen im Rahmen der Schwangerschaft und für Stillzeiten	Arbeitgeber, ohne Nacharbeit und ohne Anrechnung auf Pausen — Mutterschutz im Dienstplan
Betriebsratsschulung	§ 37 Abs. 2 und 6 BetrVG	Für erforderliche Schulungen	Arbeitgeber; Freizeitausgleich bei Schulung außerhalb der Arbeitszeit

Die praktisch wichtigste Wechselwirkung steckt in der ersten Zeile. Das Kinderkrankengeld greift nur, „soweit“ kein Anspruch auf bezahlte Freistellung besteht. In einem Betrieb, der § 616 BGB nicht ausgeschlossen hat, muss also der Arbeitgeber die ersten Tage der Kinderpflege bezahlen — je nach Rechtsauffassung bis zu fünf — und die Kasse zahlt erst danach. In einem Betrieb mit Ausschluss zahlt die Kasse ab dem ersten Tag. Die Fehlzeit ist in beiden Fällen dieselbe; nur die Rechnung wandert. Wer die Vertragsklausel prüft, sollte auch die Krankmeldung für die Kinderkrankheit sauber vom eigenen Krankheitsfall trennen, weil die Nachweise und die Abrechnungswege verschieden sind.

Der Schichtfall: Warum die Lage der Schicht über den Anspruch entscheidet

Ereignis im Frei: kein Ersatztag

§ 616 BGB setzt voraus, dass der Beschäftigte „an der Dienstleistung verhindert“ ist. Wer an dem Tag nicht arbeiten musste, war nicht verhindert. Das ist kein Formalismus, sondern die Logik einer Entgeltfortzahlungsnorm: Sie ersetzt entgangenen Lohn, und wo kein Lohn entgangen ist, gibt es nichts zu ersetzen. Der Koch aus dem Eingangsbeispiel, dessen Vater am Samstag beerdigt wird, hat für den Samstag keinen Anspruch — und keinen Anspruch darauf, den Sonntag stattdessen freizubekommen. Für den Tag des Todes, den Dienstag, an dem er Dienst hatte und die Formalitäten regeln musste, hat er ihn.

Der Tarifvertrag ändert daran nichts. § 29 TVöD spricht von „Arbeitstagen“ und meint damit Tage, an denen nach dem Dienstplan gearbeitet werden müsste; fallen die zwei Tage beim Tod des Vaters auf freie Tage, gehen sie leer aus. Das empfinden viele Betriebe als hart, und viele geben deshalb aus Kulanz einen Tag. Das ist zulässig — aber es sollte als das gekennzeichnet werden, was es ist: eine freiwillige Leistung, im Einzelfall und ohne Anerkennung einer Rechtspflicht. Wer sie dreimal ohne Vorbehalt gewährt, hat eine betriebliche Übung geschaffen, und dann ist sie kein Kulanzfall mehr.

Nachtschicht: Welche Schicht ist „der Tag“?

Bei Tagschichten fallen Kalendertag und Schicht zusammen. Bei einer Nachtschicht von 22:00 bis 6:00 Uhr nicht — und weder § 616 BGB noch § 29 TVöD sagen, ob der „Arbeitstag“ des Ereignisses die Nacht davor oder die Nacht danach ist. Die Antwort muss aus dem Zweck der Freistellung kommen. Bei einer Beerdigung am Freitagvormittag ist die Nacht von Donnerstag auf Freitag freizustellen: Wer bis 6:00 Uhr gearbeitet hat, kann um 10:00 Uhr nicht zumutbar an einer Trauerfeier teilnehmen, und die Ruhezeit nach § 5 ArbZG wäre ohnehin nicht gewahrt. Ob auch die Nacht von Freitag auf Samstag freizustellen ist, hängt davon ab, was nach der Beerdigung noch ansteht — bei nahen Angehörigen mit Trauerfeier und Familie wird man das bejahen, und in einem TVöD-Betrieb sind es ohnehin zwei Tage.

Bei der Niederkunft der Partnerin gilt umgekehrt: Die Nacht, in der die Geburt stattfindet, ist die Freistellung — und weil niemand vorher weiß, welche Nacht das ist, muss der Betrieb an dem Tag, an dem der Mitarbeiter aus dem Kreißsaal anruft, kurzfristig Ersatz finden. Das ist keine Rechtsfrage, sondern ein Fall für den Springerpool — und ein Grund, den Geburtstermin in der Planung wie eine bekannte Ausfallwahrscheinlichkeit zu behandeln.

Weil das Gesetz schweigt, gehört die Zuordnung in eine schriftliche Regel: „Bei Nachtschichten gilt als Arbeitstag des Ereignisses die Schicht, die am Kalendertag des Ereignisses beginnt, sowie die vorangehende Schicht, wenn das Ereignis vor 12:00 Uhr stattfindet.“ Eine solche Regel ist nicht die einzig richtige — aber sie ist eine, und ohne sie entscheidet jede Schichtleitung anders.

Wechselschicht und Arzttermin: die Vermeidbarkeit

Das Bundesarbeitsgericht verlangt seit 1984, dass der Beschäftigte versucht, den Arzttermin außerhalb der Arbeitszeit zu legen. Im Büro mit Arbeitszeit von 8:00 bis 17:00 Uhr ist das oft unmöglich, weil Praxen dieselben Öffnungszeiten haben. Im Wechselschichtbetrieb ist es oft möglich: Wer diese Woche Spätschicht hat, hat jeden Vormittag frei; wer Frühschicht hat, jeden Nachmittag. Ein Beschäftigter, der seinen Termin in die Schicht legt, obwohl die Praxis ihn auch in seine Freizeit gelegt hätte, hat den Ausfall „verschuldet“ im Sinne des § 616 BGB — nicht moralisch, sondern in dem Sinn, dass er vermeidbar war. Er darf zum Arzt gehen, aber unbezahlt.

Das gilt jedoch nur, wenn der Dienstplan bei der Terminvergabe feststand. Facharzttermine werden Wochen oder Monate im Voraus vergeben; Dienstpläne in vielen Betrieben zwei bis vier Wochen im Voraus. Wer im Juni einen Termin für September bekommt und im August erfährt, dass er an dem Tag Frühschicht hat, konnte den Termin nicht um die Schicht herum legen. Hier liegt keine Vermeidbarkeit vor, und die Freistellung ist bezahlt — soweit § 616 BGB gilt. Der Betrieb hat allerdings eine Alternative, die im nächsten Abschnitt steht. Und er hat ein Interesse daran, dass Beschäftigte bekannte Termine vor der Planerstellung melden: Wer den Wunsch „Donnerstag ab 10:00 Uhr Arzt“ vor der Planung einträgt, wird um den Termin herum geplant, und die Frage nach § 616 BGB entsteht gar nicht erst. Das ist der eigentliche Grund, warum eine Wunsch- und Abwesenheitsabfrage vor der Planung nicht nur der Zufriedenheit dient, sondern der Kostenkontrolle.

Verlegen statt bezahlen: das Direktionsrecht als Alternative

§ 616 BGB verpflichtet zur Entgeltfortzahlung, wenn der Beschäftigte an der geplanten Arbeit verhindert ist. Er verpflichtet nicht dazu, die Planung so zu lassen, wie sie ist. Der Arbeitgeber kann nach § 106 GewO die Lage der Arbeitszeit nach billigem Ermessen bestimmen — und das schließt ein, eine Frühschicht, in die ein Arzttermin fällt, in eine Spätschicht am selben Tag zu verlegen. Dann findet der Termin in der Freizeit statt, und die Schicht wird gearbeitet und normal bezahlt.

Die Grenzen sind dieselben wie bei jeder Dienstplan-Änderung: Die Verlegung muss billigem Ermessen entsprechen — Kinderbetreuung, Fahrgemeinschaft und eine schon verplante Freizeit am Nachmittag können dagegenstehen —, die Bekanntgabefrist muss gewahrt sein, die Ruhezeit nach § 5 ArbZG zwischen der verlegten Schicht und der nächsten muss passen, und bei Betriebsrat ist die Änderung eines bekanntgegebenen Plans nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG mitbestimmungspflichtig, wenn sie nicht in einer Rahmenvereinbarung schon gedeckt ist. Innerhalb dieser Grenzen ist die Verlegung für beide Seiten oft die bessere Lösung als die Freistellung: Der Betrieb verliert keine Stunden, der Beschäftigte keinen Vertrauensvorschuss. Was der Betrieb nicht darf: die Verlegung anordnen und die Bezahlung trotzdem verweigern, weil der Termin „vermeidbar gewesen wäre“ — entweder das eine oder das andere.

Der Vertrag: Ausschluss, Begrenzung, Tarifkatalog

§ 616 BGB ist dispositiv. Er kann durch Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag ausgeschlossen, eingeschränkt oder erweitert werden, und das geschieht in der Praxis in drei Formen:

• Vollständiger Ausschluss. „Ein Anspruch auf Vergütung bei vorübergehender Verhinderung nach § 616 BGB besteht nicht.“ Zulässig, auch in vorformulierten Verträgen, wenn die Klausel klar ist. Folge: Alle Anlässe der Tabelle oben sind unbezahlt; der Beschäftigte darf fernbleiben, bekommt aber nichts — und die Kassen (Kinderkrankengeld, Pflegeunterstützungsgeld) sowie die Staatskasse (JVEG) zahlen ab dem ersten Tag.
• Abschließender Katalog. Der Vertrag oder Tarifvertrag zählt die Anlässe und Tage auf und bestimmt, dass darüber hinaus kein Anspruch besteht. § 29 TVöD ist so gebaut; viele Haustarife und Betriebsvereinbarungen kopieren ihn. Was nicht im Katalog steht — die eigene Hochzeit, der Tod der Großmutter —, ist dann unbezahlt, auch wenn § 616 BGB es hergäbe.
• Höchstdauer. „Der Anspruch nach § 616 BGB ist auf zwei Arbeitstage je Anlass begrenzt.“ Verbreitet in Verträgen ohne Tarifbindung; schafft Klarheit bei der „nicht erheblichen Zeit“.

Zwei Dinge kann der Vertrag nicht: Er kann das Recht, bei einer unverschuldeten Verhinderung der Arbeit fernzubleiben, nicht beseitigen — wer zur Beerdigung des Vaters geht, fehlt nicht unentschuldigt, auch wenn er dafür kein Geld bekommt, und eine Abmahnung wäre unwirksam. Und er kann die Spezialgesetze nicht abbedingen: Feuerwehr, THW, § 45 SGB V, § 7 MuSchG, § 37 BetrVG gelten unabhängig davon, was über § 616 BGB vereinbart ist. Bei Tarifbindung geht der Tarifvertrag dem Arbeitsvertrag vor, es sei denn, der Vertrag ist günstiger.

Die Vergütung: Lohnausfallprinzip, Zuschläge, Steuer

§ 616 BGB erhält den „Anspruch auf die Vergütung“. Gemeint ist die Vergütung, die der Beschäftigte verdient hätte, wenn er gearbeitet hätte — das Lohnausfallprinzip, das auch für Feiertage (§ 2 EFZG) und die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (§ 4 EFZG) gilt. Für den Schichtbetrieb heißt das: Die freigestellte Schicht wird mit den Stunden und den Zuschlägen bezahlt, die für sie geplant waren.

Bestandteil	Bei Freistellung nach § 616 BGB	Steuer und Beitrag
Grundlohn für die geplanten Stunden	Ja, in voller Höhe	Wie üblich
Nacht-, Sonntags-, Feiertagszuschläge der geplanten Schicht	Ja — was geplant war, wird bezahlt	Steuer- und beitragspflichtig: § 3b EStG befreit nur Zuschläge für tatsächlich geleistete Arbeit — wie bei Krankheit und Urlaub
Wechselschicht- und Schichtzulage (tariflich, monatlich)	Ja, wenn die Anspruchsvoraussetzungen des Tarifvertrags im Monat weiterhin erfüllt sind	Wie üblich
Überstundenzuschlag	Nur, wenn die freigestellte Schicht selbst als Überstunde geplant war	Wie üblich
Trinkgeld, Umsatzprovision	Nein — kein Entgelt des Arbeitgebers bzw. kein Ausfall bemessbar	—

Rechenbeispiel: ein Termin, drei Schichten

Eine Pflegehelferin, 19,50 Euro Stundenlohn, Nachtzuschlag 25 Prozent, hat am Donnerstag um 10:30 Uhr einen Facharzttermin, der bei der Vergabe vor drei Monaten nicht in ihre Freizeit gelegt werden konnte. Der Termin dauert mit Wegezeit von 9:45 bis 12:15 Uhr. § 616 BGB ist im Arbeitsvertrag nicht ausgeschlossen. Wie sieht die Abrechnung aus, je nachdem, welche Schicht sie am Donnerstag hat?

Schicht am Donnerstag	Verhinderung	Freistellung	Kosten des Betriebs
Frühdienst 6:00–14:00 Uhr	Termin liegt in der Arbeitszeit	2,5 Stunden bezahlt (9:45 bis 12:15 Uhr)	2,5 × 19,50 Euro = 48,75 Euro plus Arbeitgeberanteil; Ausfall von 2,5 Stunden auf Station
Spätdienst 13:00–21:00 Uhr	Keine — Termin liegt in der Freizeit	Keine	Keine
Nachtdienst Mittwoch/Donnerstag 21:00–6:00 Uhr	Keine — der Termin liegt nach Schichtende; die Ruhezeit nach § 5 ArbZG ist keine Arbeitszeit	Keine	Keine — ein privater Termin unterbricht die Ruhezeit nach § 5 ArbZG nicht; sie läuft ab Schichtende 6:00 Uhr bis 17:00 Uhr und ist vor dem nächsten Nachtdienst um 21:00 Uhr gewahrt
Frühdienst, vom Betrieb in Spätdienst verlegt	Keine — Termin nun in der Freizeit	Keine	Keine; Voraussetzung: Verlegung nach § 106 GewO billig und rechtzeitig, Ruhezeit zur Vorschicht gewahrt

Derselbe Termin, dieselbe Mitarbeiterin, viermal ein anderes Ergebnis. Bei vollständigem Ausschluss des § 616 BGB wäre die erste Zeile eine unbezahlte Freistellung von 2,5 Stunden — die Mitarbeiterin dürfte gehen, würde aber 48,75 Euro brutto weniger verdienen, und auf dem Arbeitszeitkonto würde die Sollzeit um 2,5 Stunden sinken.

Das Arbeitszeitkonto: Wie die Freistellung gebucht wird

Die häufigste Fehlbuchung ist die Freistellung als Minusstunden. Sie ist falsch, weil eine bezahlte Freistellung Arbeitszeit ersetzt, nicht Arbeitszeit schuldet. Die Regeln:

• Bezahlte Freistellung (§ 616 BGB, Tarifkatalog, Feuerwehr, THW): Die geplante Schicht wird als geleistet gutgeschrieben — Ist gleich Soll für diesen Tag. Das Konto bleibt unverändert, so wie bei Krankheit und Urlaub.
• Unbezahlte Freistellung (Ausschluss des § 616 BGB, Kinderkrankengeld, Pflegeunterstützungsgeld): Die Sollzeit des Tages wird gestrichen, nicht als Minus gebucht. Der Beschäftigte schuldet die Stunden nicht nach; er bekommt sie nur nicht bezahlt. Das Konto bleibt ebenfalls unverändert.
• Stundenweise Freistellung: Die freigestellten Stunden werden als eigener Buchungstyp innerhalb der Schicht erfasst — nicht als Pause, nicht als Fehlzeit. Bei der Zeiterfassung: Ausstempeln mit Grund „Freistellung § 616“, Wiedereinstempeln bei Rückkehr; die Lücke wird gutgeschrieben.
• Keine Verrechnung mit Plusstunden. Ein Arbeitgeber darf nicht verlangen, dass der Beschäftigte für den Arztbesuch Plusstunden vom Konto einsetzt, wenn § 616 BGB greift. Umgekehrt darf der Beschäftigte bei einem Ausschluss des § 616 BGB anbieten, den Termin aus Plusstunden zu bezahlen — das ist dann Freizeitausgleich, nicht Freistellung, und wird so gebucht.

Der Beitrag zum Arbeitszeitkonto erklärt die Buchungslogik im Detail; hier genügt die Regel, dass jede Freistellung als eigener Abwesenheitstyp im Plan angelegt sein sollte — „Sonderurlaub bezahlt“, „Freistellung unbezahlt“, „Kinderkrankentag“, „Feuerwehreinsatz“ —, weil Lohnabrechnung, Erstattungsanträge und Statistik jeweils etwas anderes daraus machen. Wer alles als „Frei“ bucht, kann am Jahresende weder den Erstattungsantrag an die Gemeinde stellen noch die Kinderkrankentage eines Elternteils zählen.

Nachweis und Datenschutz

Der Beschäftigte, der Vergütung ohne Arbeit verlangt, trägt die Darlegungs- und Beweislast für die Voraussetzungen. Der Betrieb darf deshalb einen Nachweis verlangen — aber nur den, den er zur Prüfung braucht. Die Grenze zieht § 26 Abs. 1 BDSG: Erhebung, soweit für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich.

Anlass	Angemessener Nachweis	Nicht verlangen
Arztbesuch	Praxisbescheinigung mit Datum und Uhrzeit; bei Bedarf Bestätigung, dass kein Termin außerhalb der Arbeitszeit möglich war	Diagnose, Fachrichtung, Behandlungsinhalt
Todesfall	Sterbeurkunde, Traueranzeige oder Bestattungsbestätigung	Todesursache, Erbverhältnisse
Kinderkrankheit	Ärztliche Bescheinigung nach § 45 SGB V (Vordruck für die Kasse, Durchschlag Arbeitgeber)	Diagnose des Kindes
Zeugenladung	Die Ladung; nach dem Termin die Bestätigung des Gerichts über die Dauer	Gegenstand des Verfahrens, Aussageinhalt
Feuerwehr, THW	Einsatz- oder Übungsbestätigung der Gemeinde bzw. des THW mit Zeiten	—

Der Nachweis gehört in die Personalakte mit beschränktem Zugriff, nicht in das Kommentarfeld der Dienstplan-App, das die Schichtleitung und das Team sehen. Was im Plan sichtbar sein muss, ist der Abwesenheitstyp; der Grund muss es nicht. Der Beitrag zum Datenschutz im Dienstplan erklärt, welche Abwesenheitsarten im Aushang und in der App wie sichtbar sein dürfen.

Mitbestimmung

Ob ein Beschäftigter im Einzelfall nach § 616 BGB freizustellen ist, entscheidet das Gesetz, nicht der Betriebsrat. Eine allgemeine betriebliche Regelung — welche Anlässe, wie viele Tage, welche Schicht bei Nachtdienst, welche Nachweise — berührt dagegen mehrere Mitbestimmungsrechte: die Verteilung der Arbeitszeit auf die Wochentage (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG), soweit die Regel die Lage der Schichten verändert; Fragen der betrieblichen Lohngestaltung (§ 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG), soweit sie über den gesetzlichen Anspruch hinausgehende bezahlte Freistellungen einführt; und die Ordnung des Betriebs (§ 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG), soweit sie Melde- und Nachweisverfahren festlegt. Eine Regelung, die Kulanzfälle einheitlich behandelt, ist zudem ein klassischer Gegenstand einer freiwilligen Betriebsvereinbarung nach § 88 BetrVG. Wie der Betriebsrat beim Dienstplan im Übrigen mitbestimmt, steht im eigenen Beitrag.

Muster: Betriebsregel „Bezahlte Freistellung aus persönlichen Gründen“

Eine Regel, die die Rechtsprechung abbildet, die Schichtfragen beantwortet und die Kulanz vom Anspruch trennt, kommt mit wenigen Punkten aus. Als Betriebsvereinbarung oder — ohne Betriebsrat — als Arbeitsanweisung, die den Arbeitsverträgen nicht widerspricht:

• Anlässe und Dauer. Bezahlt freigestellt wird bei: Tod des Ehe- oder Lebenspartners, eines Kindes oder Elternteils (zwei Arbeitstage); Tod von Geschwistern, Großeltern, Schwiegereltern (Tag der Beisetzung); Niederkunft der Partnerin (Tag der Geburt); eigene Hochzeit (Tag der standesamtlichen Trauung); Umzug aus betrieblichem Grund (ein Arbeitstag); ärztliche Behandlung, die nachweislich nicht außerhalb der Arbeitszeit möglich ist (erforderliche Zeit einschließlich Wegezeit); Ladung durch Gericht oder Behörde (erforderliche Zeit); Pflege eines erkrankten Kindes unter zwölf Jahren, wenn keine andere Person die Pflege übernehmen kann (bis zu zwei Arbeitstage je Fall, danach § 45 SGB V).
• Nur Arbeitstage. Freistellung wird nur für Tage gewährt, an denen nach dem bekanntgegebenen Dienstplan Arbeit angesetzt war. Ein Ereignis in der dienstfreien Zeit begründet keinen Anspruch auf Nachgewährung.
• Nachtschicht. Bei Nachtschichten gilt als Arbeitstag des Ereignisses die Schicht, die am Kalendertag des Ereignisses beginnt; findet das Ereignis vor 12:00 Uhr statt, zusätzlich die vorangehende Schicht.
• Bekannte Termine. Termine, die vor der Bekanntgabe des Dienstplans feststehen, sind bis zum Ende der Wunschabfrage einzutragen; sie werden bei der Planung berücksichtigt. Termine, die nach Bekanntgabe entstehen, sind unverzüglich zu melden. Der Betrieb kann die betroffene Schicht nach § 106 GewO verlegen; dann entfällt die Freistellung.
• Vergütung. Die Freistellung wird mit den für die Schicht geplanten Stunden und Zuschlägen vergütet und auf dem Arbeitszeitkonto als geleistet gutgeschrieben.
• Nachweis. Der Anlass ist auf Verlangen nachzuweisen (Bescheinigung über Datum und Zeit, Sterbeurkunde, Ladung). Diagnosen und Verfahrensinhalte werden nicht erhoben. Nachweise werden in der Personalakte, nicht im Dienstplan abgelegt.
• Kulanz. Weitergehende Freistellungen sind freiwillige Leistungen im Einzelfall, ohne Anerkennung einer Rechtspflicht und ohne Anspruch für die Zukunft; sie werden als solche dokumentiert.
• Spezialgesetze. Freistellungen nach § 45 SGB V, § 2 PflegeZG, den Feuerwehr- und Katastrophenschutzgesetzen, § 7 MuSchG und § 37 BetrVG bleiben unberührt.

Checkliste

1. Arbeitsverträge prüfen: Ist § 616 BGB ausgeschlossen, begrenzt oder unberührt? Gilt ein Tarifkatalog wie § 29 TVöD?
2. Abwesenheitstypen im Dienstplan anlegen: Sonderurlaub bezahlt, Freistellung unbezahlt, Kinderkrankentag, Pflegeunterstützung, Feuerwehr/THW, Gerichtstermin.
3. Wunsch- und Terminabfrage vor jeder Planungsrunde — bekannte Arzt- und Behördentermine werden umplant, nicht freigestellt.
4. Bei Terminen nach Bekanntgabe: erst Verlegung nach § 106 GewO prüfen, dann Freistellung.
5. Nur Arbeitstage freistellen; Ereignisse im Frei nicht nachgewähren — Kulanz gesondert kennzeichnen.
6. Regel für Nachtschichten schriftlich festlegen (welche Schicht ist der „Tag des Ereignisses“).
7. Freigestellte Schichten mit Planzuschlägen abrechnen, Zuschläge steuerpflichtig stellen.
8. Arbeitszeitkonto: bezahlte Freistellung als Ist gleich Soll, unbezahlte als Soll gleich null — nie als Minus.
9. Kinderkrankentage 2026 zählen: 15 je Kind und Elternteil, 30 für Alleinerziehende, Kasse zahlt erst nach einem etwaigen § 616-Anspruch.
10. Feuerwehr- und THW-Einsätze mit Zeiten dokumentieren und Erstattung bei Gemeinde bzw. THW beantragen.
11. Nachweise ohne Diagnose erheben und in der Personalakte, nicht in der Dienstplan-Notiz ablegen.
12. Bei Betriebsrat: Freistellungsregel als Betriebsvereinbarung nach § 87 Abs. 1 Nr. 1, 2 und 10 bzw. § 88 BetrVG schließen.

Warum das ein Planungsthema ist

Sonderurlaub wird in den meisten Betrieben als Frage der Großzügigkeit verhandelt: Wer zur Beerdigung geht, bekommt den Tag, wer zum Arzt muss, „regelt das mit der Schichtleitung“. Das funktioniert, bis zwei Schichtleitungen zwei verschiedene Antworten geben, bis die Lohnabrechnung einen Zuschlag steuerfrei stellt, der es nicht ist, oder bis ein Mitarbeiter im Kündigungsschutzprozess vorträgt, er sei bei der letzten Beerdigung anders behandelt worden als sein Kollege.

Die Rechtslage ist nicht kompliziert, aber sie ist an drei Stellen an den Dienstplan gebunden: Der Anspruch entsteht nur, wo Arbeit geplant war; er lässt sich vermeiden, wo Termine vor der Planung bekannt sind; und er lässt sich verlegen, wo die Schicht beweglich ist. Ein Betrieb, der Termine abfragt, bevor er plant, der Abwesenheitstypen sauber trennt und der eine Regel für Nachtschichten hat, gibt weniger bezahlte Freistellung — nicht, weil er strenger ist, sondern weil weniger Kollisionen entstehen. Die Freistellung nach § 616 BGB ist dann, was sie sein soll: die Ausnahme für das, was niemand planen konnte.

Wie Wunschabfrage, Abwesenheitstypen und Zuschlagslogik in der Dienstplanung mit Software zusammenspielen, zeigt die Übersicht der Funktionen.