Zuschläge bei Krankheit, Urlaub und Feiertag: Drei Ausfallgründe, drei verschiedene Rechnungen — und eine Beitragsfalle

Warum dieses Thema zwischen zwei Zuständigkeiten verschwindet

Es gibt zu Zuschlägen zwei gut ausgebaute Textsorten. Die eine erklärt die Steuerfreiheit nach § 3b EStG: 25 Prozent für Nachtarbeit, 40 Prozent zwischen 0 und 4 Uhr bei vor Mitternacht aufgenommener Arbeit, 50 Prozent am Sonntag, 125 und 150 Prozent an Feiertagen, Grundlohngrenze 50 Euro. Die andere erklärt die Entgeltfortzahlung: sechs Wochen, Anzeige- und Nachweispflicht, elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Beide Texte sind richtig und beide enden genau dort, wo die Frage anfängt: Was passiert mit dem Nachtzuschlag an einem Tag, an dem keine Nacht gearbeitet wurde?

Im Betrieb hat diese Frage keinen eindeutigen Adressaten. Die Dienstplanung sieht eine Abwesenheit und trägt sie ein. Die Lohnabrechnung sieht eine Abwesenheitsart und ordnet ihr eine Lohnart zu. Ob diese Lohnart die Zuschläge enthält, ist eine arbeitsrechtliche Anspruchsfrage, die keiner der beiden Stellen gehört — und die in aller Regel vor Jahren einmal beim Einrichten des Lohnprogramms entschieden wurde, meist stillschweigend und meist zulasten der Beschäftigten. Sichtbar wird das nicht in der Abrechnung, sondern in zwei Situationen: wenn jemand klagt, und wenn die Betriebsprüfung der Rentenversicherung kommt. Die zweite ist häufiger und inzwischen teurer.

Die drei Systeme, die dieselbe Zahl unterschiedlich berechnen

Der Ausgangspunkt ist trivial und wird trotzdem selten ausgesprochen: Für die Frage, wie ein Ausfalltag zu vergüten ist, gibt es im deutschen Recht kein einheitliches Prinzip, sondern zwei — das Entgeltausfallprinzip und das Referenzprinzip —, und der Gesetzgeber hat sie auf die Ausfallgründe verteilt, ohne dass ein System dahintersteht. Wer Zuschläge korrekt abrechnen will, muss deshalb nicht eine Regel kennen, sondern drei.

Krankheit: § 4 Abs. 1 EFZG — was wäre gewesen

Der Wortlaut ist präzise: Fortzuzahlen ist „das ihm bei der für ihn maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit zustehende Arbeitsentgelt“. Das ist eine hypothetische Betrachtung nach vorn. Gefragt wird nicht, was in der Vergangenheit im Schnitt verdient wurde, sondern was der konkrete, ausgefallene Tag gebracht hätte. Bei einer geplanten Nachtschicht gehört der Nachtzuschlag deshalb genauso dazu wie der Grundlohn; bei einer geplanten Frühschicht gehört er nicht dazu, auch wenn im Vormonat viele Nachtdienste angefallen sind.

Das Bundesarbeitsgericht hat diese Selbstverständlichkeit am 23. April 2024 (5 AZR 178/23) gegen einen Arbeitgeber durchsetzen müssen, der einer Werkschutzfachkraft im nordrhein-westfälischen Wach- und Sicherheitsgewerbe für die Krankheitstage nur den Stundengrundlohn gezahlt hatte. Der Anspruch aus § 4 Abs. 1 EFZG umfasst, so der Fünfte Senat, die volle Vergütung einschließlich etwaiger Zuschläge, wie sie der Arbeitnehmer erhalten hätte, wenn er nicht arbeitsunfähig gewesen wäre — hier also die tariflichen Nacht- und Sonntagszuschläge und die Schichtleiterzulage. Der Streitwert war klein, 425,87 Euro brutto; der Satz dahinter ist es nicht.

Ebenso wichtig ist die zweite Aussage der Entscheidung. Zwar erlaubt § 4 Abs. 4 Satz 1 EFZG den Tarifvertragsparteien, eine abweichende Bemessungsgrundlage festzulegen, und diese Befugnis reicht weit: Sie umfasst Berechnungsmethode und Berechnungsgrundlage. Der einschlägige Tarifvertrag enthielt aber keine solche Regelung. Er sprach von „100 Prozent der tariflichen Vergütung“ und nahm ausdrücklich einzelne Bestandteile aus — Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld —, schwieg jedoch zu den Zuschlägen. Genau dieses Schweigen war ausschlaggebend: Wer einzelne Ausnahmen benennt, hat die übrigen Bestandteile eingeschlossen. Eine Abweichung vom gesetzlichen Entgeltausfallprinzip muss hinreichend deutlich zum Ausdruck kommen.

Zwei Ausnahmen bleiben, und beide sind eng. § 4 Abs. 1a Satz 1 EFZG nimmt das zusätzlich für Überstunden gezahlte Arbeitsentgelt aus sowie Aufwendungsersatz, der im Krankheitsfall nicht anfällt — Fahrtkostenerstattungen, Verpflegungspauschalen, Werkzeuggeld. Ein Nachtzuschlag ist kein Aufwendungsersatz; er vergütet die Lage der Arbeitszeit, nicht eine Auslage. Und § 4 Abs. 3 EFZG stellt klar, dass verkürzte Arbeitszeit im Betrieb — Kurzarbeit — für ihre Dauer als die maßgebende regelmäßige Arbeitszeit gilt: Wer krank wird, während der Betrieb kurzarbeitet, folgt der gekürzten Linie nach unten, weil er ohne die Krankheit auch nicht mehr verdient hätte.

Urlaub: § 11 Abs. 1 BUrlG — was tatsächlich war

Für den Urlaub kehrt sich die Blickrichtung um. Das Urlaubsentgelt „bemißt sich nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst, das der Arbeitnehmer in den letzten dreizehn Wochen vor dem Beginn des Urlaubs erhalten hat, mit Ausnahme des zusätzlich für Überstunden gezahlten Arbeitsverdienstes“. Das ist ein reines Referenzprinzip, und es hat drei Folgen, die im Schichtbetrieb regelmäßig überraschen.

• Der Dienstplan des Urlaubszeitraums spielt keine Rolle. Ob in der Urlaubswoche Nacht- oder Frühdienste eingeplant waren, ist für die Höhe des Urlaubsentgelts ohne Bedeutung. Wer davor viele Nachtschichten hatte, nimmt diesen Schnitt mit; wer gerade aus einer Frühdienstphase kommt, nimmt einen niedrigeren mit. Genau umgekehrt zur Krankheit.
• Zuschläge und Zulagen gehören in den Referenzbetrag. Einzurechnen ist alles, was der Arbeitgeber als Gegenleistung für die Arbeit zahlt, soweit es nicht bloßer Aufwendungsersatz ist — Nachtzuschläge, Sonntags- und Feiertagszuschläge, Wechselschicht- und Schichtzulagen, auch Schmutz- und Gefahrenzulagen (BAG 20. Juni 2000 — 9 AZR 437/99). Ausgenommen ist allein der zusätzlich für Überstunden gezahlte Verdienst.
• Ausfalltage im Referenzzeitraum dürfen nicht nach unten durchschlagen. § 11 Abs. 1 BUrlG bestimmt, dass Verdienstkürzungen, die im Berechnungszeitraum infolge von Kurzarbeit, Arbeitsausfällen oder unverschuldeter Arbeitsversäumnis eintreten, außer Betracht bleiben. Wer in den dreizehn Wochen vor dem Urlaub zwei Wochen krank war, darf deswegen kein geringeres Urlaubsentgelt erhalten. In der Praxis ist das der zweithäufigste Rechenfehler nach dem Weglassen der Zuschläge, weil die Lohnsoftware schlicht durch dreizehn teilt.

Auch hier ist die Abweichung tarifgebunden: Nach § 13 Abs. 1 BUrlG kann von § 11 BUrlG nur in Tarifverträgen abgewichen werden, und für nicht tarifgebundene Arbeitgeber nur, wenn im Geltungsbereich des Tarifvertrags dessen Anwendung ausdrücklich vereinbart ist. Eine unionsrechtliche Untergrenze kommt hinzu: Das Urlaubsentgelt muss dem gewöhnlichen Arbeitsentgelt entsprechen, damit die Inanspruchnahme des Urlaubs nicht wirtschaftlich abschreckt — eine tarifliche Kürzung, die den Schichtdienstlern den Urlaub verleidet, hat vor diesem Maßstab schlechte Karten. Zur Anspruchshöhe im Übrigen siehe Urlaubsanspruch berechnen, zur Planung der Lage Urlaubsplanung im Dienstplan.

Feiertag: § 2 EFZG — wieder nach vorn, aber schärfer

Am gesetzlichen Feiertag gilt erneut das Entgeltausfallprinzip: Zu zahlen ist das Arbeitsentgelt, das der Arbeitnehmer ohne den Arbeitsausfall erhalten hätte. Für Zuschläge folgt daraus dasselbe wie bei der Krankheit — die Nachtschicht, die wegen des Feiertags ausfällt, wird mit ihrem Zuschlag vergütet. Ein Unterschied ist allerdings wichtig: Die Ausnahme für Überstundenvergütung aus § 4 Abs. 1a EFZG gilt nur für den Krankheitsfall und ist auf § 2 EFZG nicht übertragbar.

Und § 4 Abs. 2 EFZG regelt die Überschneidung, die im Schichtbetrieb ständig vorkommt: Fällt ein Tag gleichzeitig wegen Krankheit und wegen eines Feiertags aus, bemisst sich die Vergütung nach § 2 — der Feiertag geht vor, obwohl die Krankheit weiterläuft. Auf die Sechs-Wochen-Frist des § 3 EFZG wird der Tag gleichwohl angerechnet. Die Details der Kausalitätsprüfung stehen in Feiertagsvergütung nach § 2 EFZG; die Frage der Ersatzruhetage in Sonntags- und Feiertagsarbeit.

Die drei Systeme nebeneinander

• Krankheit — § 4 Abs. 1 EFZG, Entgeltausfallprinzip, Blick nach vorn auf die konkret ausgefallene Schicht. Zuschläge ja, Überstundenvergütung nein (§ 4 Abs. 1a), Kurzarbeit senkt die Basis (§ 4 Abs. 3). Abweichung nur durch Tarifvertrag (§ 4 Abs. 4, § 12 EFZG).
• Urlaub — § 11 Abs. 1 BUrlG, Referenzprinzip, Blick dreizehn Wochen zurück auf den tatsächlichen Verdienst. Zuschläge ja, Überstundenvergütung nein, Ausfallzeiten im Referenzzeitraum bleiben unberücksichtigt. Abweichung nur durch Tarifvertrag (§ 13 Abs. 1 BUrlG).
• Feiertag — § 2 EFZG, Entgeltausfallprinzip, Blick nach vorn. Zuschläge ja, keine Überstundenausnahme. Bei Zusammentreffen mit Krankheit geht § 2 vor (§ 4 Abs. 2 EFZG).
• Mutterschutz — Durchschnittsprinzip: Der Mutterschutzlohn bemisst sich nach dem Durchschnittsverdienst der letzten drei abgerechneten Monate, Zuschläge eingeschlossen. Ein vierter Maßstab für dieselbe Frage; Näheres in Mutterschutz im Schichtbetrieb.

Der Zeitfaktor kommt aus dem Dienstplan — und das hat zwei Seiten

Beim Entgeltausfallprinzip zerfällt die Rechnung in einen Geldfaktor und einen Zeitfaktor. Der Geldfaktor ist der Stundenlohn samt Zuschlagssätzen und meist unstreitig. Der Zeitfaktor ist die Frage, welche Stunden ausgefallen sind — und im Schichtbetrieb beantwortet ihn allein der Schichtplan. Liegt ein veröffentlichter Plan für den Krankheitszeitraum vor, ist er die Bemessungsgrundlage, mit allen Zuschlägen, die für die geplanten Schichten angefallen wären. Fehlt er oder lässt er die ausgefallenen Stunden nicht eindeutig erkennen, bleibt nur ein Rückgriff auf einen Referenzzeitraum, üblicherweise die letzten drei Monate.

Die betriebswirtschaftliche Folge daraus wird meist übersehen: Eine belastbare Bekanntgabefrist ist nicht nur ein Zugeständnis an die Belegschaft, sondern die Beweisgrundlage der eigenen Abrechnung. Wer erst planen kann, wenn der Monat begonnen hat, verliert die Möglichkeit, den Zeitfaktor aus dem Plan zu belegen — und landet in einer Durchschnittsrechnung, die er nicht steuert.

Die zweite Seite ist unangenehmer. Wenn der Plan die Abrechnung bestimmt, liegt der Gedanke nahe, den Plan zu ändern. Genau das hat das Sächsische Landesarbeitsgericht am 8. September 2023 (2 Sa 197/22) entschieden. Eine Pflegekraft in der ambulanten Versorgung hatte eine bevorstehende Arbeitsunfähigkeit — ein zahnchirurgischer Eingriff — angekündigt und wurde für die betreffenden Tage nicht in den Dienstplan aufgenommen; der Arbeitgeber verwies darauf, dass ihre Monatsstunden gleichwohl erreicht würden. Die Entgeltfortzahlung scheiterte formal an der Monokausalität: Der Anspruch setzt voraus, dass die Arbeitsunfähigkeit die alleinige Ursache des Arbeitsausfalls ist, und wer nicht eingeteilt ist, verliert durch die Krankheit nichts. Das Gericht sah darin aber keinen zulässigen Weg, sondern eine Planung, die dem billigen Ermessen nicht entsprach und den Anspruch umgehen sollte — und sprach Schadensersatz in Höhe des entgangenen Entgelts zu, im Fall 246,77 Euro für zwei Schichten.

Für die Praxis heißt das: Der Umweg über den Plan spart nichts. Er verlagert nur die Anspruchsgrundlage von § 3 EFZG auf den Schadensersatz, verlängert das Verfahren und fügt dem Vorgang den Vorwurf der Umgehung hinzu — der in einer späteren Kündigungs- oder Betriebsratsauseinandersetzung nicht hilft. Wann eine nachträgliche Änderung sonst zulässig ist, steht in Dienstplan kurzfristig ändern.

Der teuerste Teil steht nicht im Arbeitsrecht

Bis hierhin ging es um die Frage, ob die Zuschläge geschuldet sind. Die kostspieligere Frage ist, wie sie zu verbeitragen sind — und die Antwort hat sich für viele Betriebe erst mit einer Entscheidung des Bundessozialgerichts sortiert.

§ 3b EStG verlangt tatsächlich geleistete Arbeit

Der Wortlaut lässt keinen Spielraum: Steuerfrei sind Zuschläge, die „für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit neben dem Grundlohn gezahlt werden“. In der Ausfallzeit wird keine Nachtarbeit geleistet. Der Anspruch auf den Betrag besteht — die Steuerfreiheit besteht nicht. Der fortgezahlte Nachtzuschlag ist normaler steuerpflichtiger Arbeitslohn, obwohl er nach demselben Prozentsatz berechnet wird wie sein steuerfreier Zwilling. Wie die Sätze und die Grundlohngrenze von 50 Euro im Einzelnen funktionieren, steht in Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge steuerfrei.

Über § 1 SvEV zieht die Steuerpflicht die Beitragspflicht nach sich

Die Sozialversicherungsentgeltverordnung nimmt SFN-Zuschläge nur aus, „soweit sie steuerfrei sind“. Damit folgt das Beitragsrecht dem Steuerrecht: Entfällt die Steuerfreiheit, entfällt die Beitragsfreiheit. Das Bundessozialgericht hat das am 12. Dezember 2024 (B 12 BA 5/22 R) für einen Futtermittelhersteller mit Schichtbetrieb entschieden, der SFN-Zuschläge für tatsächliche Arbeit zahlte, sie aber aus Entgeltfortzahlung, Feiertagsvergütung und Urlaubsentgelt herausrechnete. Die Betriebsprüfung forderte für Oktober 2013 bis Dezember 2016 rund 6.065 Euro nach; das BSG bestätigte die Forderung. Zuschläge, die bloße Rechengröße einer Fortzahlung sind, tragen den vom Steuerrecht geforderten Arbeitsbezug nicht in sich — sie sind beitragspflichtiges Arbeitsentgelt.

Das Entstehungsprinzip macht daraus die eigentliche Falle

Der entscheidende Satz betrifft nicht die Betriebe, die korrekt gezahlt haben, sondern die, die gar nicht gezahlt haben. Nach dem Entstehungsprinzip des § 22 Abs. 1 SGB IV entstehen Beitragsansprüche, sobald ein Anspruch auf das Arbeitsentgelt besteht — nicht erst mit dessen Auszahlung. Schuldet der Betrieb die Zuschläge in der Ausfallzeit und zahlt sie nicht aus, sind sie trotzdem beitragspflichtig. Das Ergebnis ist die schlechteste denkbare Kombination: Die Beschäftigten haben nichts bekommen, der Betrieb zahlt gleichwohl Beiträge, und er zahlt sie beinahe vollständig allein — den Arbeitnehmeranteil darf er nach § 28g Satz 3 SGB IV nur bei den nächsten drei Entgeltabrechnungen einbehalten, was bei einem vierjährigen Prüfzeitraum praktisch bedeutungslos ist.

Hinzu kommen Säumniszuschläge nach § 24 Abs. 1 SGB IV in Höhe von einem Prozent je angefangenem Monat auf den rückständigen, auf 50 Euro abgerundeten Betrag. § 24 Abs. 2 SGB IV erlässt sie bei unverschuldeter Unkenntnis der Zahlungspflicht — ein Argument, das sich seit der veröffentlichten BSG-Entscheidung deutlich schwerer führen lässt.

Rechenbeispiel: Pflegeeinrichtung mit 60 Beschäftigten

Eine stationäre Einrichtung beschäftigt 60 Personen, davon 40 im Wechselschichtdienst mit Nacht- und Wochenendanteil. Der durchschnittliche SFN-Zuschlag je Schichtbeschäftigtem für tatsächlich geleistete Arbeit beträgt 220 Euro im Monat. Die Ausfallquote aus Krankheit, Urlaub und Feiertagen liegt bei 18,5 Prozent der geplanten Schichten — bei einem Krankenstand von 6,5 Prozent und 30 Urlaubstagen eine zurückhaltende Annahme. Die Lohnabrechnung rechnet Zuschläge nur auf tatsächliche Arbeitszeit, ein Tarifvertrag besteht nicht.

• Nicht gezahlte, aber geschuldete Zuschläge: 220 € × 18,5 % ≈ 41 € je Person und Monat. × 40 Personen × 12 Monate = 19.680 € pro Jahr.
• Prüfzeitraum vier Jahre: 78.720 € Bruttoentgelt, das der Betrieb schuldet und nie ausgezahlt hat.
• Beitragsnachforderung: bei rund 41 Prozent Gesamtsozialversicherung etwa 32.300 € — praktisch vollständig zulasten des Arbeitgebers, weil § 28g Satz 3 SGB IV den Rückgriff auf die Beschäftigten sperrt.
• Säumniszuschläge: bei durchschnittlich 24 Monaten Rückstand rund 7.700 €, sofern kein Erlass nach § 24 Abs. 2 SGB IV gelingt.
• Arbeitsrechtliche Nachzahlung: für die unverjährten drei Jahre (§ 195 BGB, soweit keine wirksame Ausschlussfrist greift) rund 59.000 € brutto — auf die keine weiteren Beiträge mehr anfallen, weil sie bereits erhoben wurden.

Die Gegenrechnung ist der eigentliche Punkt. Hätte der Betrieb von Anfang an korrekt abgerechnet, hätte er über vier Jahre 78.720 € brutto zuzüglich rund 16.500 € Arbeitgeberanteil aufgewendet — gut 95.000 €, verteilt auf 48 Monate und in jeder Kalkulation sichtbar. Der Fehler spart davon nichts: Die 32.300 € Beiträge werden ohnehin fällig, die Nachzahlung an die Beschäftigten kommt hinzu, und die 7.700 € Säumniszuschläge sind reiner Verlust. Der Unterschied zwischen beiden Wegen besteht nicht im Betrag, sondern darin, dass der eine geplant ist und der andere in einer Summe kommt — zusammen mit der Notwendigkeit, vier Jahre Lohnabrechnung rückwirkend zu korrigieren.

Fünf Hebel, die den Fehler abstellen

• Zwei Lohnarten je Zuschlagsart führen. Eine steuer- und beitragsfreie für die tatsächlich geleistete Nachtstunde, eine steuer- und beitragspflichtige für dieselbe Stunde in Krankheit, Urlaub oder am Feiertag. Solange beides auf einer Lohnart läuft, ist die Abrechnung entweder arbeitsrechtlich oder beitragsrechtlich falsch — und meist beides.
• Den Sollplan als Datenquelle an die Abrechnung übergeben. Der Zeitfaktor der Entgeltfortzahlung steht im Dienstplan, nicht in der Zeiterfassung: Die Zeiterfassung kennt nur, was gestempelt wurde, also gerade nicht die ausgefallene Nachtschicht. Wer die Fortzahlung aus Ist-Daten berechnet, verliert die Zuschläge systematisch.
• Den Referenzzeitraum des Urlaubsentgelts sauber bilden. Dreizehn Wochen, Zuschläge eingerechnet, Überstundenvergütung heraus, und Kürzungen aus Kurzarbeit oder unverschuldeter Arbeitsversäumnis unberücksichtigt. Diese letzte Regel ist in Standardsoftware selten korrekt hinterlegt und lässt sich nur durch eine Stichprobe prüfen.
• Vertragsklauseln aussortieren. „Zuschläge werden nur für tatsächlich geleistete Arbeit gezahlt“ ist für die Entstehung wirksam und für die Ausfallzeit unwirksam. Wer diese Klausel als Rechtsgrundlage der Abrechnung führt, hat keine. Zulässig ist die Abweichung nur über einen Tarifvertrag — und dort muss sie ausdrücklich sein, siehe Tarifbindung und Öffnungsklauseln.
• Den Plan nicht als Abrechnungsinstrument benutzen. Wer nach einer Krankmeldung umplant, spart die Fortzahlung nicht, sondern tauscht sie gegen Schadensersatz und den Vorwurf der Umgehung ein. Nachträgliche Planänderungen gehören dokumentiert und begründet — dann sind sie unverdächtig.

Checkliste in zehn Punkten

• Anspruchsgrundlage klären: Woraus folgt der Zuschlag — Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung, Arbeitsvertrag oder betriebliche Übung?
• Tarifliche Abweichung prüfen: Enthält der Tarifvertrag eine ausdrückliche abweichende Bemessungsgrundlage nach § 4 Abs. 4 EFZG? Schweigen genügt nicht.
• Krankheitsfall: Zuschläge der geplanten Schicht einrechnen; nur Überstundenvergütung und echter Aufwendungsersatz bleiben draußen (§ 4 Abs. 1a EFZG).
• Feiertag im Krankheitszeitraum: Nach § 2 EFZG abrechnen, nicht nach § 4 Abs. 1 — und den Tag trotzdem auf die sechs Wochen anrechnen.
• Kurzarbeit: Reduzierte Arbeitszeit ist nach § 4 Abs. 3 EFZG die maßgebende regelmäßige Arbeitszeit.
• Urlaubsentgelt: Dreizehn Wochen, Zuschläge einrechnen, Ausfallzeiten im Referenzzeitraum nicht mindernd berücksichtigen (§ 11 Abs. 1 BUrlG).
• Steuer: Fortgezahlte Zuschläge sind lohnsteuerpflichtig — § 3b EStG greift nur bei tatsächlich geleisteter Arbeit.
• Beiträge: Über § 1 SvEV sind sie beitragspflichtig, auch als bloße Rechengröße (BSG 12. Dezember 2024 — B 12 BA 5/22 R).
• Rückstände: Entstehungsprinzip nach § 22 SGB IV beachten — nicht ausgezahlte, aber geschuldete Zuschläge lösen Beiträge aus; Rückgriff nach § 28g Satz 3 SGB IV nur drei Abrechnungen.
• Planhygiene: Bekanntgabefrist einhalten, Planänderungen nach Krankmeldung dokumentieren und begründen.

Warum das eine Frage der Systemgrenze ist

Auffällig an diesem Thema ist, wie wenig streitig es rechtlich ist. Dass Zuschläge zum fortzuzahlenden Entgelt gehören, steht seit Jahrzehnten fest; dass sie ins Urlaubsentgelt einzurechnen sind, ebenso; dass die Steuerfreiheit tatsächliche Arbeit voraussetzt, ergibt sich aus dem Wortlaut. Falsch abgerechnet wird trotzdem fast überall — weil die Antwort auf jede der drei Fragen an einer anderen Stelle im Betrieb liegt als die Daten, die man dafür braucht.

Die Dienstplanung weiß, welche Schicht ausgefallen ist, hat aber keine Lohnarten. Die Lohnabrechnung hat die Lohnarten, sieht aber nur eine Abwesenheitsart und keinen Zuschlagsanteil. Die Zeiterfassung kennt exakt die Stunden, die gerade nicht gearbeitet wurden — also die einzige Größe, die hier nicht hilft. Was fehlt, ist keine Rechtsauskunft, sondern eine Übergabe: ein Sollplan, der zusammen mit den Zuschlagsanteilen je Schicht in die Abrechnung läuft, eine Abwesenheitsart, die weiß, nach welchem der drei Systeme sie zu bewerten ist, und eine Auswertung, die zeigt, wie viel Zuschlagsvolumen im Jahr auf Ausfallzeiten entfällt. Dienstplansoftware bildet den ersten Teil ab, die Zeiterfassung liefert die Ist-Werte für den Abgleich — die Zuordnung der Bewertungsregel bleibt eine Entscheidung, die einmal bewusst getroffen werden muss.

Der Rest ist Arithmetik. Und sie fällt in beide Richtungen aus: Wer die Zuschläge weglässt, spart nicht, weil die Beiträge ohnehin entstehen. Wer sie einrechnet, aber steuerfrei stellt, zahlt zweimal — einmal an die Beschäftigten und einmal in der nächsten Betriebsprüfung. Die einzige Variante, die keine Nachzahlung erzeugt, ist die richtige, und sie ist zugleich die einzige, deren Kosten vorher in der Planung stehen.