Erreichbarkeit in der Freizeit: Muss der Mitarbeiter die Dienstplan-Nachricht per SMS oder WhatsApp im Frei lesen — und wann wird das Handy zur Arbeitszeit?

Der Fall, der in jedem Schichtbetrieb vorkommt

Ein Notfallsanitäter hat laut Dienstplan einen Springerdienst. Was das konkret heißt — welche Wache, welche Uhrzeit —, erfährt er nach der Betriebsvereinbarung bis 20:00 Uhr des Vortags. Am 7. April 2021 um 13:27 Uhr schickt ihm die Leitstelle eine SMS: Tagdienst am 8. April ab 6:00 Uhr auf der Wache P. Der Mitarbeiter hat an diesem Nachmittag frei, liest die SMS nicht und meldet sich am nächsten Morgen um 7:30 Uhr — so, wie er es in der Pandemie für unkonkrete Dienste gewohnt war. Der Arbeitgeber zieht elf Stunden vom Arbeitszeitkonto ab. Im September wiederholt sich die Szene: SMS um 9:15 Uhr am Vortag, Dienstbeginn 6:30 Uhr, der Mitarbeiter erscheint um 8:26 Uhr. Diesmal gibt es einen Abzug von 1,93 Stunden und eine Abmahnung wegen unentschuldigten Fehlens.

Der Mitarbeiter klagt, und die ersten beiden Instanzen geben ihm recht. Das Landesarbeitsgericht Schleswig-Holstein (27. September 2022 — 1 Sa 39 öD/22) sieht keine Pflicht, in der Freizeit dienstliche SMS zu lesen: Freizeit sei Freizeit, und der Arbeitgeber habe es in der Hand, die Einteilung so zu organisieren, dass sie den Beschäftigten während der Arbeitszeit erreicht. Der Arbeitgeber müsse die Stunden gutschreiben und die Abmahnung entfernen.

Das Bundesarbeitsgericht hebt das Urteil auf. Mit Entscheidung vom 23. August 2023 (5 AZR 349/22) stellt es den Leitsatz auf, der seither in jeder Diskussion über Erreichbarkeit zitiert wird: „Ist dem Arbeitnehmer auf der Grundlage der betrieblichen Regelungen bekannt, dass der Arbeitgeber die Arbeitsleistung für den darauffolgenden Tag in Bezug auf Uhrzeit und Ort konkretisieren wird, ist er verpflichtet, eine solche, per SMS mitgeteilte Weisung auch in seiner Freizeit zur Kenntnis zu nehmen.“

Dieser Beitrag nimmt das Urteil auseinander — nicht, um es zu feiern oder zu kritisieren, sondern um zu zeigen, was es trägt und was nicht. Denn in der betrieblichen Praxis wird es in beide Richtungen überdehnt: von Betrieben, die daraus eine allgemeine Pflicht zur Erreichbarkeit ableiten, und von Beschäftigten, die es für ein Ausnahmeurteil des Rettungsdienstes halten. Beides ist falsch.

Was das Urteil trägt: drei Voraussetzungen

Das Bundesarbeitsgericht leitet die Pflicht zur Kenntnisnahme nicht aus dem Weisungsrecht ab, sondern aus der Rücksichtnahmepflicht nach § 241 Abs. 2 BGB: Jeder Vertragspartner hat auf die Rechte und Interessen des anderen Rücksicht zu nehmen, und für den Arbeitnehmer gehört dazu eine mit der Arbeitspflicht unmittelbar zusammenhängende Nebenpflicht — nämlich die, Weisungen zur Kenntnis zu nehmen, die die geschuldete Arbeit konkretisieren. Diese Nebenpflicht endet nicht mit dem Schichtende, weil die Arbeitspflicht selbst nicht mit dem Schichtende endet; sie ist nur für den nächsten Tag noch nicht konkretisiert.

Aus der Begründung ergeben sich drei Voraussetzungen, die zusammen vorliegen müssen:

Voraussetzung	Im BAG-Fall	Was fehlt, wenn sie fehlt
Betriebliche Regelung, aus der der Mitarbeiter weiß, dass an diesem Tag eine Konkretisierung kommt	Betriebsvereinbarung über Springerdienste: unkonkrete Tagdienste werden bis 20:00 Uhr des Vortags konkretisiert	Ohne Regel gibt es nichts, womit der Mitarbeiter „rechnen muss“ — die SMS am freien Tag ist dann eine Überraschung, nicht die Einlösung einer bekannten Regel
Konkretisierung eines geplanten Dienstes, nicht die Anordnung eines neuen	Der Springerdienst stand im Plan; die SMS legte nur Wache und Uhrzeit innerhalb des bekannten Fensters 6:00 bis 9:00 Uhr fest	Eine Weisung, am freien Tag zu arbeiten, ist eine Änderung des Plans — dafür gelten die Regeln der Dienstplan-Änderung, nicht die des Urteils
Zumutbarer Rahmen — kein Zwang, sofort zu reagieren	Der Kläger konnte die SMS irgendwann bis zum Morgen des Diensttages lesen; eine Antwort war nicht verlangt	Wer innerhalb einer Frist antworten oder bereitstehen muss, ist nicht mehr frei — das ist Rufbereitschaft (dazu unten)

Die Pointe der Entscheidung liegt in der zweiten Zeile. Der Mitarbeiter hatte nicht frei — er hatte Dienst, nur einen noch nicht konkretisierten. Sein Frei war der Nachmittag davor, und in diesem Nachmittag lag keine Arbeit, sondern nur die Obliegenheit, irgendwann bis zum nächsten Morgen nachzusehen, wo der Dienst beginnt. Das Bundesarbeitsgericht sieht darin eine „geringfügige“ Belastung — und misst sie daran, dass der Kläger frei wählen konnte, wann er die Nachricht las.

Was das Urteil nicht trägt

Keine allgemeine Erreichbarkeitspflicht

Aus dem Urteil folgt nicht, dass Beschäftigte im Frei ihr Handy im Blick behalten müssten. Es folgt nicht, dass sie Anrufe der Leitung annehmen müssten. Es folgt nicht, dass sie eine Bitte, morgen einzuspringen, lesen und beantworten müssten. Für all das gilt der Grundsatz, den das Landesarbeitsgericht Thüringen schon 2018 formuliert hat (16. Mai 2018 — 6 Sa 442/17): Es gehört zu den elementaren Persönlichkeitsrechten, selbst zu entscheiden, für wen man in seiner Freizeit erreichbar sein will. Im entschiedenen Fall hatte ein Landkreis die nächtliche Rufbereitschaft im Gesundheitsamt aus Kostengründen abgeschafft und wollte Beschäftigte im Notfall stattdessen privat anrufen; die Abmahnung gegen einen Mitarbeiter, der seine Handynummer nicht herausgab, war aus der Personalakte zu entfernen. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Linie nicht aufgegeben, sondern eine eng umrissene Ausnahme hinzugefügt — für den Fall, dass der Mitarbeiter mit der Nachricht rechnen muss und den Kanal dafür selbst benannt hat.

Keine Pflicht, sich zur Verfügung zu halten

Die Kenntnisnahmepflicht ist von der Rufbereitschaft strikt zu trennen, und das Bundesarbeitsgericht tut das ausdrücklich: Rufbereitschaft beschränke den Arbeitnehmer „örtlich und zeitlich deutlich mehr“, weil sie eine Verfügbarkeit rund um die Uhr verlange. Wer eine SMS irgendwann lesen darf, kann ins Kino gehen, ein Bier trinken, zwei Stunden ohne Empfang wandern. Wer innerhalb von 30 Minuten zurückrufen oder innerhalb einer Stunde am Einsatzort sein muss, kann das nicht — und ist deshalb in Rufbereitschaft, mit allen Folgen: Sie ist im Plan auszuweisen, sie ist zu vergüten (tariflich meist mit einer Pauschale, bei Einsatz mit der vollen Arbeitszeit), ihre Einführung und Verteilung unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG, und die Ruhezeit ist nur gewahrt, wenn kein Einsatz erfolgt.

Keine Umgehung der Bekanntgabefrist

Das Urteil ändert nichts daran, dass der Dienstplan selbst mit angemessenem Vorlauf feststehen muss. Die Rechtsprechung verlangt nach § 106 GewO in Verbindung mit § 315 BGB eine Ankündigung, die dem Beschäftigten eine Planung des Privatlebens erlaubt; für Arbeit auf Abruf schreibt § 12 Abs. 3 TzBfG mindestens vier Tage vor. Im BAG-Fall war der Springerdienst als solcher rechtzeitig geplant; nur Wache und Uhrzeit innerhalb eines bekannten Fensters kamen am Vortag. Wer den gesamten Plan erst am Vorabend per SMS verschickt, kann sich nicht auf das Urteil berufen — er hat kein Konkretisierungsproblem, sondern ein Problem mit der Bekanntgabefrist.

Der Zugang: Wann eine Nachricht rechtlich angekommen ist

Weisungen nach § 106 GewO sind empfangsbedürftige Willenserklärungen. Sie werden nach § 130 Abs. 1 BGB wirksam, wenn sie dem Empfänger zugehen — also so in seinen Machtbereich gelangen, dass er unter gewöhnlichen Umständen die Möglichkeit hat, von ihnen Kenntnis zu nehmen. Ob er tatsächlich Kenntnis nimmt, spielt für den Zugang keine Rolle. Die Frage ist immer nur: Konnte er?

Kanal	Zugang	Nachweisbarkeit	Praktische Grenze
Aushang im Betrieb	Mit dem nächsten Betriebsbesuch — an freien Tagen also nicht	Schwach; ohne Foto oder Datum kaum belegbar	Ungeeignet für Änderungen mit kurzem Vorlauf
Anruf	Nur bei tatsächlichem Gespräch; ein nicht angenommener Anruf ist kein Zugang	Nur über Gesprächsnotiz	Keine Pflicht, im Frei abzunehmen — und keine Pflicht, die private Nummer überhaupt herauszugeben (LAG Thüringen 6 Sa 442/17)
SMS auf die mitgeteilte Nummer	Mit Eingang auf dem Gerät — Zugang zu „gewöhnlichen Umständen“, tagsüber also am selben Tag	Sendeprotokoll; Zugang im BAG-Fall unstreitig	Nur bei Nummer, die der Mitarbeiter für dienstliche Mitteilungen genannt hat
WhatsApp / Messenger	Wie SMS, sofern der Kanal betrieblich vereinbart ist	Zustell- und Lesehaken — aber nur, wenn der Empfänger sie nicht deaktiviert hat	Datenschutz (Adressbuchzugriff, Drittlandtransfer), Mitbestimmung, Vermischung mit Privatem
Dienstplan-App mit Push und Lesebestätigung	Mit Eingang der Benachrichtigung; die Bestätigung belegt zusätzlich die Kenntnisnahme	Stark: Zeitstempel für Zustellung und Bestätigung, revisionssicher	Setzt Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG und ein Gerät voraus, auf dem die App läuft
E-Mail	Mit Abrufbarkeit im Postfach zu Zeiten, in denen mit dem Abruf zu rechnen ist — im Frei regelmäßig nicht	Ohne Lesebestätigung schwach	Kaum jemand liest im Frei dienstliche Mails; für tagesaktuelle Änderungen ungeeignet

Zwei Punkte gehen in der Praxis unter. Erstens: Der Zugang setzt voraus, dass der Kanal dem Mitarbeiter als dienstlicher Kanal bekannt ist. Eine SMS an eine Nummer, die der Betrieb aus dem Notfallkontakt der Personalakte hat, geht nicht deshalb zu, weil sie technisch ankommt; der Mitarbeiter muss die Nummer für Dienstmitteilungen genannt oder ihre Nutzung akzeptiert haben. Zweitens: Die Beweislast für den Zugang trägt der Arbeitgeber. Im BAG-Fall war der Zugang unstreitig; in einem Streitfall, in dem der Mitarbeiter bestreitet, die SMS je erhalten zu haben, muss der Betrieb ihn nachweisen — und ein Screenshot vom Absendergerät genügt dafür nicht immer.

Lesen ist keine Arbeit — Arbeiten schon

Die Grenze des Arbeitszeitgesetzes

Das Bundesarbeitsgericht hat in 5 AZR 349/22 einen Satz geschrieben, der für die Planung wichtiger ist als der Leitsatz: Die Kenntnisnahme der Weisung zum konkretisierten Dienst ist keine Arbeitszeit im arbeitsschutzrechtlichen Sinne. Maßstab ist die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs zur Richtlinie 2003/88/EG: Arbeitszeit liegt vor, wenn die auferlegten Einschränkungen die Möglichkeit des Beschäftigten, seine Zeit frei zu gestalten und sich seinen eigenen Interessen zu widmen, ganz erheblich beeinträchtigen. Eine Nachricht, die man in einem Zeitfenster von vielen Stunden irgendwann lesen kann, erreicht diese Schwelle nicht. Sie ist vergleichbar damit, abends im Kalender nachzusehen, wann morgen der Dienst beginnt.

Damit ist aber nur das Lesen erfasst. Alles, was darüber hinausgeht, ist Arbeit — und zwar nach dem allgemeinen Maßstab, dass jede Tätigkeit, die der Befriedigung eines fremden Bedürfnisses dient, Arbeit im Sinne des § 611a BGB ist:

• Der Rückruf. Die Leitung schreibt „Ruf mich bitte kurz an“, das Gespräch dauert acht Minuten und klärt die Übergabe: acht Minuten Arbeitszeit.
• Die Organisation. Der Schichtleiter sucht am freien Abend in der WhatsApp-Gruppe eine Vertretung für den kranken Kollegen, telefoniert drei Leute ab und trägt das Ergebnis ein: eine halbe Stunde Arbeitszeit, im Zweifel Mehrarbeit.
• Die inhaltliche Anfrage. „Wo liegt der Schlüssel für den Lagerraum?“ — eine Minute, die für sich genommen kaum ins Gewicht fällt, aber Arbeit ist. Und sie unterbricht die Ruhezeit.
• Das Diensthandy mit Bereitschaftserwartung. Wer ein Diensthandy hat und von dem erwartet wird, dass er auf Nachrichten „zeitnah“ reagiert, ist nicht mehr in der Kenntnisnahme, sondern in einer Erreichbarkeitsform, die je nach Ausgestaltung Rufbereitschaft ist.

Die Ruhezeitfalle

Der eigentliche Preis der dienstlichen Nachricht im Frei liegt in § 5 Abs. 1 ArbZG. Die Ruhezeit muss ununterbrochen elf Stunden betragen und beginnt mit dem Ende der letzten Arbeitsleistung neu. Für die bloße Kenntnisnahme gilt das nach dem BAG-Urteil nicht — sie ist keine Arbeitsleistung. Für jede Form der Reaktion gilt es sehr wohl.

Ein Rechenbeispiel: Eine Pflegefachkraft beendet ihre Spätschicht um 21:15 Uhr. Um 22:40 Uhr ruft die Wohnbereichsleitung an, weil die Nachtschicht eine Frage zur Medikation hat; das Gespräch dauert sechs Minuten. Die Ruhezeit beginnt damit um 22:46 Uhr neu, der nächste Dienst darf frühestens um 9:46 Uhr beginnen. Der Frühdienst um 6:15 Uhr, der im Plan steht, ist unzulässig geworden — durch ein Telefonat, von dem der Plan nichts weiß. Ausführlich zur Berechnung steht das im Beitrag zur Ruhezeit von elf Stunden.

In der Rechtsprechung ist umstritten, ob eine sehr kurze Unterbrechung — der einminütige Anruf — die Ruhezeit tatsächlich neu starten lässt oder als unerheblich außer Betracht bleibt. Für die Planung ist die sichere Lesart die strenge: Jede Arbeitsleistung unterbricht. Wer das für praxisfern hält, sollte nicht die Regel umgehen, sondern die Anrufe vermeiden — oder Rufbereitschaft einführen, die genau diese Fälle rechtlich einhegt.

Der Kanal: SMS, WhatsApp, App — und das private Handy

Keine Pflicht zum Privatgerät

Arbeitsmittel stellt der Arbeitgeber. Ein Beschäftigter ist nicht verpflichtet, sein privates Handy, seinen privaten Messenger-Account oder seine private E-Mail für dienstliche Zwecke zu nutzen — er muss die private Nummer nach dem Landesarbeitsgericht Thüringen (6 Sa 442/17) nicht einmal herausgeben —, und er kann eine einmal erteilte Erlaubnis für die Zukunft widerrufen. Im BAG-Fall hatte der Kläger die Nummer angegeben — deshalb stellte sich die Frage nicht. In Betrieben, in denen die private Nummer nie ausdrücklich für Dienstplanmitteilungen freigegeben wurde, sondern einfach „bekannt“ ist, steht die Zugangsfrage auf wackligen Beinen. Die saubere Lösung ist eine kurze Vereinbarung: Der Mitarbeiter benennt einen Kanal für dienstliche Mitteilungen, der Betrieb sichert zu, ihn nur für Dienstplanmitteilungen und Notfälle zu nutzen, beide halten fest, in welchem Zeitfenster Nachrichten gelesen werden müssen.

WhatsApp: praktisch verbreitet, rechtlich problematisch

In den meisten Schichtbetrieben läuft die Kommunikation über eine WhatsApp-Gruppe — die Leitung schreibt die Änderung hinein, wer sie liest, liest sie. Rechtlich hat das drei Haken. Erstens greift die App auf das Adressbuch des Geräts zu und überträgt die Kontaktdaten Dritter an den Anbieter; auf dem Privatgerät sind das die Nummern von Angehörigen, Freunden, Ärzten. Zweitens fehlt dem Betrieb ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten — Namen, Dienstzeiten, im Gruppenchat schnell auch Krankheitsgründe — durch den Anbieter. Drittens sehen alle Gruppenmitglieder, wer wann warum ausfällt, was mit dem Grundsatz der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO kollidiert. Die Datenschutzaufsichtsbehörden raten deshalb seit Jahren von WhatsApp für dienstliche Kommunikation ab; was für den Dienstplan im Ganzen gilt, steht im Beitrag zum Datenschutz im Dienstplan.

Zur Zugangsfrage ändert WhatsApp nichts: Eine Nachricht, die im betrieblich vereinbarten Kanal ankommt, geht zu wie eine SMS. Die blauen Haken belegen die Kenntnisnahme — solange der Empfänger die Lesebestätigung nicht abgeschaltet hat, was jeder tun kann.

Die Dienstplan-App: der Kanal, der beides löst

Eine Dienstplan-App auf dem Gerät des Beschäftigten ist der einzige Kanal, der Zugang und Kenntnisnahme gleichzeitig dokumentiert: Die Push-Benachrichtigung belegt die Zustellung, die Bestätigung des Dienstes belegt das Lesen, beides mit Zeitstempel und ohne Adressbuchzugriff. Zwei Bedingungen gelten auch hier. Die Einführung ist nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig, weil die App das Verhalten der Beschäftigten — wann sie den Plan öffnen — technisch erfasst; und die Pflicht, die App zu nutzen, setzt entweder ein Dienstgerät oder die freiwillige Installation auf dem Privatgerät voraus. Wer die App nicht installieren will, muss auf anderem Weg informiert werden — und das ist, anders als beim Messenger, kein Störfall, sondern eine planbare Ausnahme.

Die Mitbestimmung: Der Betriebsrat entscheidet mit — dreimal

Wer Erreichbarkeit in der Freizeit regeln will, kommt in Betrieben mit Betriebsrat an drei Stellen an ihm nicht vorbei.

• § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG — Lage der Arbeitszeit. Die Regel, dass Springerdienste bis 20:00 Uhr des Vortags konkretisiert werden, betrifft Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit und ist damit mitbestimmungspflichtig. Genau das war im BAG-Fall der Grund, warum der Mitarbeiter „mit der Konkretisierung rechnen musste“: Sie stand in einer Betriebsvereinbarung. Ohne Betriebsvereinbarung ist eine solche Regel in Betrieben mit Betriebsrat unwirksam — und damit fällt die erste Voraussetzung des Urteils weg. Was der Betriebsrat sonst noch beim Dienstplan mitbestimmt, steht im Beitrag zur Mitbestimmung des Betriebsrats.
• § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG — Ordnung des Betriebs. Eine Vorgabe, welchen Kanal Beschäftigte für dienstliche Mitteilungen nutzen und ob sie im Frei Nachrichten lesen müssen, regelt das Verhalten im Betrieb und ist mitbestimmungspflichtig.
• § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG — technische Einrichtungen. Messenger und Dienstplan-Apps zeichnen auf, wer wann was gelesen hat. Das genügt nach ständiger Rechtsprechung für die Mitbestimmung; eine Überwachungsabsicht ist nicht erforderlich.

Für den Betrieb ist das keine Hürde, sondern eine Chance: Eine Betriebsvereinbarung „Erreichbarkeit und Dienstplanmitteilungen“ erledigt alle drei Mitbestimmungstatbestände auf einmal und schafft zugleich die Grundlage, auf der das BAG-Urteil überhaupt greift.

Das Recht auf Nichterreichbarkeit — gibt es das?

Als Paragraf nicht. Das Europäische Parlament hat am 21. Januar 2021 die Kommission aufgefordert, eine Richtlinie zum Recht auf Nichterreichbarkeit vorzulegen; ein verabschiedeter Rechtsakt liegt bislang nicht vor, und das deutsche Arbeitsrecht kennt keinen ausdrücklichen Anspruch, in der Freizeit unerreichbar zu sein. Als Ergebnis dreier bestehender Regelungen gibt es das Recht aber sehr wohl:

1. § 5 ArbZG garantiert elf Stunden ununterbrochene Ruhe. Jede Arbeitsleistung in dieser Zeit ist ein Verstoß des Arbeitgebers, der sie veranlasst hat — bußgeldbewehrt nach § 22 Abs. 1 Nr. 3 ArbZG mit bis zu 30.000 Euro.
2. § 106 GewO bindet jede Weisung an billiges Ermessen. Eine Weisung, dauerhaft und ohne Rufbereitschaftsvergütung erreichbar zu sein, ist unbillig und deshalb unverbindlich.
3. § 87 Abs. 1 Nr. 2 und 6 BetrVG gibt dem Betriebsrat ein Initiativrecht. Er kann eine Regelung zur Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeit verlangen und notfalls über die Einigungsstelle durchsetzen.

Das BAG-Urteil ist kein Widerspruch dazu. Es sagt nicht, dass Beschäftigte erreichbar sein müssen; es sagt, dass sie eine bekannte, geplante, geringfügige Nebenpflicht erfüllen müssen. Der Rettungssanitäter war nicht unerreichbar — er hatte eine Nachricht, deren Eingang er kannte, nicht gelesen.

Was das den Betrieb kostet — in beide Richtungen

Ein Betrieb mit 40 Beschäftigten im Dreischichtbetrieb, in dem die Leitung Änderungen über eine WhatsApp-Gruppe und im Zweifel per Anruf klärt. Zwei Szenarien:

• Ohne Regel. Der Mitarbeiter, der die Nachricht nicht liest, ist im Recht; die Schicht ist unbesetzt, der Betrieb zahlt die Vergütung trotzdem, weil er die Änderung nicht wirksam angeordnet hat (Annahmeverzug nach § 615 BGB), und die Abmahnung ist zu entfernen. Rechnet man pro Woche mit einer solchen Konstellation und einer Ersatzkraft aus dem Springerpool zu Mehrarbeitskosten, liegt der Schaden schnell bei 8.000 bis 12.000 Euro im Jahr — dazu die Ruhezeitverstöße durch Anrufe, die niemand erfasst.
• Mit Regel. Springer- und Bereitschaftsdienste stehen als solche im Plan; die Konkretisierung kommt über die Dienstplan-App bis 18:00 Uhr des Vortags mit Lesebestätigung; Anrufe im Frei sind auf Notfälle beschränkt und werden als Arbeitszeit gebucht. Der Mitarbeiter, der nicht liest, fehlt unentschuldigt — Stundenabzug und Abmahnung sind gedeckt. Der Betrieb weiß morgens um 7:00 Uhr, wer bestätigt hat und wer nicht, und kann bis dahin nachsteuern.

Der Unterschied ist nicht juristischer Feinsinn, sondern eine Frage, ob der Betrieb die drei Voraussetzungen des Urteils geschaffen hat oder nicht. Die meisten Betriebe, die sich auf das Urteil berufen, haben es nicht — sie haben eine WhatsApp-Gruppe und eine Erwartung.

Sechs Gestaltungshebel

1. Unkonkrete Dienste als eigene Dienstart im Plan führen. „Springer“, „Bereitschaft unkonkret“, „Tagdienst 6–9“ — mit dem Zeitfenster, in dem der Dienst beginnen kann. Ein Dienst, der nicht im Plan steht, kann nicht konkretisiert, sondern nur neu angeordnet werden.
2. Konkretisierungsfrist festlegen und einhalten. Bis wann kommt die Nachricht? Was gilt, wenn sie nicht kommt? Im BAG-Fall waren es 20:00 Uhr des Vortags; wer die Frist auf 16:00 Uhr legt, gibt dem Mitarbeiter den Abend und sich selbst die Beweislage. Eine Konkretisierung nach der Frist bindet nur mit Zustimmung.
3. Kanal vereinbaren, nicht voraussetzen. Jeder Beschäftigte benennt schriftlich den Kanal für Dienstplanmitteilungen — Dienstplan-App, SMS an eine genannte Nummer, im Ausnahmefall Anruf auf das Festnetz. Keine Nachricht an Nummern aus der Notfallkontaktliste, keine Pflicht zum Privatgerät.
4. Lesebestätigung einführen. Die Dienstplan-App quittiert die Kenntnisnahme; wer bis zur Frist nicht bestätigt hat, erscheint auf einer Liste, die die Leitung am Abend abarbeitet. Das Urteil schützt den Betrieb im Streitfall — die Bestätigung verhindert den Streitfall.
5. Anrufe im Frei als Arbeitszeit buchen. Jeder dienstliche Anruf, jede beantwortete Anfrage im Frei wird mit Beginn und Ende in der Zeiterfassung erfasst und löst die Ruhezeitprüfung aus. Das ist keine Bürokratie, sondern der einzige Weg, die Häufigkeit zu sehen — und meist der Moment, in dem sie sinkt.
6. Rufbereitschaft dort einführen, wo Erreichbarkeit wirklich gebraucht wird. Wer nachts jemanden braucht, der innerhalb einer Stunde da ist, braucht eine vergütete, geplante, mitbestimmte Rufbereitschaft — nicht die Hoffnung, dass der Schichtleiter sein Handy anlässt. Wie ein Springerpool die Zahl der Anrufe senkt, steht im eigenen Beitrag.

Muster: Betriebsregel „Dienstplanmitteilungen außerhalb der Arbeitszeit“

Eine Regel, die die Voraussetzungen des BAG-Urteils erfüllt und zugleich die Grenzen wahrt, kommt mit wenigen Sätzen aus. Als Betriebsvereinbarung oder — ohne Betriebsrat — als Arbeitsanweisung mit Empfangsbestätigung:

• Dienstplanmitteilungen erfolgen ausschließlich über die Dienstplan-App; ersatzweise per SMS an die vom Beschäftigten hierfür benannte Nummer.
• Unkonkrete Dienste (Springer, Bereitschaft) sind im Dienstplan als solche ausgewiesen und werden bis spätestens 18:00 Uhr des Vortags nach Ort und Beginn konkretisiert. Der Beginn liegt im im Plan ausgewiesenen Zeitfenster. Erfolgt keine Konkretisierung, gilt der im Plan hinterlegte Regelbeginn.
• Beschäftigte mit unkonkretem Dienst nehmen die Konkretisierung bis zum Dienstbeginn zur Kenntnis und bestätigen sie in der App. Eine Pflicht, darüber hinaus außerhalb der Arbeitszeit erreichbar zu sein oder auf Nachrichten zu antworten, besteht nicht.
• Änderungen bereits konkretisierter Dienste und Anfragen zum Einspringen sind Angebote; sie werden nur mit Zustimmung des Beschäftigten wirksam. Ein Nichtreagieren gilt als Ablehnung.
• Dienstliche Anrufe außerhalb der Arbeitszeit sind auf Notfälle beschränkt, werden als Arbeitszeit erfasst und lösen die Ruhezeit nach § 5 ArbZG neu aus.
• Rufbereitschaft wird gesondert geplant und vergütet; sie wird durch diese Regel nicht begründet.

Checkliste

1. Springer- und unkonkrete Dienste als eigene Dienstart mit Zeitfenster im Plan ausweisen.
2. Konkretisierungsfrist schriftlich festlegen (BAG-Fall: 20:00 Uhr des Vortags) und bekanntmachen.
3. Regel in Betrieben mit Betriebsrat als Betriebsvereinbarung nach § 87 Abs. 1 Nr. 1, 2 und 6 BetrVG schließen.
4. Kanal für Dienstplanmitteilungen je Beschäftigtem schriftlich vereinbaren; kein Zwang zum Privatgerät.
5. WhatsApp für Dienstplanmitteilungen vermeiden; Auftragsverarbeitung und Adressbuchzugriff prüfen (Art. 28 und Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).
6. Lesebestätigung über die Dienstplan-App einführen und offene Bestätigungen vor der Frist nachfassen.
7. Zugang dokumentieren: Zeitstempel der Zustellung aufbewahren, Beweislast liegt beim Betrieb.
8. Anrufe und Anfragen im Frei als Arbeitszeit buchen und die Ruhezeit nach § 5 ArbZG neu rechnen.
9. Einspringanfragen als Angebot formulieren — Schweigen ist Ablehnung, nicht Zustimmung.
10. Wo echte Erreichbarkeit nötig ist, Rufbereitschaft planen, vergüten und mitbestimmen lassen.
11. Abmahnungen wegen ungelesener Nachrichten nur, wenn alle drei Voraussetzungen des Urteils erfüllt sind.
12. Bekanntgabefrist für den Plan selbst einhalten; die Konkretisierung ersetzt sie nicht.

Warum das ein Planungsthema ist

Die Erreichbarkeit in der Freizeit wird in den meisten Betrieben als Frage der Loyalität verhandelt — wer nicht ans Handy geht, „lässt das Team hängen“. Das Bundesarbeitsgericht hat sie als das behandelt, was sie ist: eine Frage der Organisation. Der Rettungsdienst im entschiedenen Fall hatte eine Betriebsvereinbarung, eine Frist, ein Zeitfenster und einen bekannten Kanal. Deshalb — und nur deshalb — durfte er erwarten, dass die SMS gelesen wird.

Betriebe, die dieselbe Erwartung ohne dieselbe Struktur haben, stehen im Streitfall ohne Urteil da. Und Betriebe, die die Struktur schaffen, stellen meist fest, dass sie die Erwartung kaum noch brauchen: Ein Plan, der unkonkrete Dienste ausweist, eine App, die Zustellung und Bestätigung dokumentiert, und eine Zeiterfassung, die den Anruf im Frei sichtbar macht, nehmen dem Handy die Rolle, die es in der WhatsApp-Gruppe hatte. Die Nachricht kommt an, weil das System sie zustellt — nicht, weil jemand am freien Nachmittag daran denkt, nachzusehen.