Arbeit auf Abruf (§ 12 TzBfG): Regeln, Fristen und die 20-Stunden-Falle

Was ist Arbeit auf Abruf?

Arbeit auf Abruf — auch Abrufarbeit oder „kapazitätsorientierte variable Arbeitszeit" (KAPOVAZ) — ist eine Form der Teilzeit, bei der die Beschäftigten ihre Arbeitsleistung nach dem Arbeitsanfall erbringen. Der Arbeitgeber ruft sie also je nach Bedarf ab, statt starr dieselben Schichten vorzugeben. Geregelt ist das in § 12 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG). Typische Einsatzfelder sind Gastronomie, Einzelhandel, Veranstaltungen, Pflege und Logistik — überall dort, wo der Personalbedarf stark schwankt.

So flexibel das Modell klingt, so eng sind die gesetzlichen Leitplanken. Der Gesetzgeber will verhindern, dass das gesamte Beschäftigungsrisiko auf die Arbeitnehmer abgewälzt wird — etwa durch Verträge, die keine verlässliche Stundenzahl garantieren und die Beschäftigten in ständiger Rufbereitschaft ohne planbares Einkommen halten. Genau deshalb schreibt § 12 TzBfG mehrere Mindeststandards vor, von denen sich zulasten der Arbeitnehmer nicht abweichen lässt.

Feste Arbeitszeit im Vertrag — und die 20-Stunden-Falle

Kernpflicht ist eindeutig: Die Vereinbarung muss nach § 12 Abs. 1 Satz 2 TzBfG eine bestimmte Dauer der wöchentlichen und der täglichen Arbeitszeit festlegen. Ein Vertrag, der nur „nach Bedarf" oder „je nach Auftragslage" nennt, erfüllt das nicht. Für den Fall, dass eine Angabe fehlt, greifen gesetzliche Auffangregeln:

• Ist die wöchentliche Arbeitszeit nicht festgelegt, gilt eine Arbeitszeit von 20 Stunden als vereinbart (§ 12 Abs. 1 Satz 3 TzBfG). Diese Fiktion wurde zum 1. Januar 2019 von 10 auf 20 Stunden angehoben.
• Ist die tägliche Arbeitszeit nicht festgelegt, muss der Arbeitgeber die Arbeitsleistung jeweils für mindestens drei aufeinander folgende Stunden abrufen (§ 12 Abs. 1 Satz 4 TzBfG).

Die 20-Stunden-Regel wirkt in beide Richtungen: Sie garantiert dem Beschäftigten ein Mindesteinkommen, begrenzt aber zugleich, was der Arbeitgeber ohne klare Vereinbarung verlangen kann. Ein weit verbreiteter Irrtum ist, dass sich diese Fiktion durch die gelebte Praxis „nach oben korrigiere". Das Bundesarbeitsgericht hat dem mit Urteil vom 18. Oktober 2023 (5 AZR 22/23) widersprochen: Allein das Abrufverhalten des Arbeitgebers — im entschiedenen Fall über Jahre deutlich mehr als 20 Stunden — begründet keine stillschweigende Vereinbarung einer höheren Arbeitszeit. Wer dauerhaft mehr Stunden absichern will, muss sie ausdrücklich vertraglich festhalten.

Wie viel Schwankung ist erlaubt? Die 25-%- und 20-%-Grenze

Damit „auf Abruf" nicht zu grenzenloser Flexibilität wird, deckelt § 12 Abs. 2 TzBfG die zulässige Bandbreite — abhängig davon, ob im Vertrag eine Mindest- oder eine Höchstarbeitszeit steht:

• Ist eine Mindestarbeitszeit vereinbart, darf der Arbeitgeber nur bis zu 25 % dieser Wochenarbeitszeit zusätzlich abrufen. Beispiel: Bei vereinbarten mindestens 20 Wochenstunden sind höchstens 5 Stunden Aufschlag zulässig, also bis zu 25 Stunden.
• Ist eine Höchstarbeitszeit vereinbart, darf der Arbeitgeber nur bis zu 20 % dieser Wochenarbeitszeit weniger abrufen. Bei höchstens 20 Stunden bleibt also eine garantierte Untergrenze von 16 Stunden.

Diese Korridore sorgen dafür, dass eine im Vertrag genannte Zahl nicht durch geschickte Formulierung ausgehöhlt wird. Wichtig: Die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes gelten unabhängig davon weiter — auch beim Abruf bleiben die Höchstarbeitszeit von 8 (ausnahmsweise 10) Stunden täglich, die Ruhepausen und die 11-stündige Ruhezeit verbindlich.

Die 4-Tage-Ankündigungsfrist

Damit Beschäftigte ihr Leben planen können, verlangt § 12 Abs. 3 TzBfG eine feste Vorlaufzeit: Der Arbeitnehmer ist nur dann zur Arbeitsleistung verpflichtet, wenn der Arbeitgeber ihm die Lage der Arbeitszeit mindestens vier Tage im Voraus mitteilt. Diese Frist ist zwingend — eine kürzere Ankündigungsfrist lässt sich vertraglich nicht wirksam festlegen.

Meldet sich der Betrieb erst drei Tage vorher, darf der Beschäftigte den Einsatz folgenlos ablehnen. Er kann freiwillig einspringen, muss es aber nicht. Für Betriebe heißt das: Der Dienstplan für Abrufkräfte muss vier Tage im Voraus stehen. Wie weit sich ein bereits veröffentlichter Plan danach noch ändern lässt, erklärt der Ratgeber Dienstplan kurzfristig ändern.

Bezahlung bei Krankheit und an Feiertagen

Bei schwankender Arbeitszeit stellt sich die Frage, welcher Lohn für Tage gilt, an denen gar nicht gearbeitet wird — etwa bei Krankheit oder an Feiertagen. § 12 TzBfG löst das über einen Referenzzeitraum: Für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ist nach § 12 Abs. 4 TzBfG die durchschnittliche Arbeitszeit der letzten drei Monate vor Beginn der Arbeitsunfähigkeit maßgeblich. Zeiten von Kurzarbeit, unentschuldigtem Fernbleiben, Arbeitsausfall und Urlaub werden dabei herausgerechnet, damit sie den Schnitt nicht verzerren.

Für die Feiertagsvergütung nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz gilt dieser Referenzzeitraum nach § 12 Abs. 5 TzBfG entsprechend. Ein Rechenbeispiel: Wer in den letzten drei Monaten im Schnitt 24 Stunden pro Woche gearbeitet hat, bekommt für einen Krankheitstag oder einen auf einen Arbeitstag fallenden Feiertag den Lohn für den entsprechenden Anteil dieser Durchschnittswoche fortgezahlt — nicht etwa null, nur weil an diesem Tag kein Abruf geplant war.

Grenzen: Mindestlohn, Minijob und Mitbestimmung

Auch abgerufene Stunden sind normale, voll vergütungspflichtige Arbeitsstunden — der gesetzliche Mindestlohn (2026: 13,90 €/Stunde) gilt uneingeschränkt. Wird Abrufarbeit als Minijob ausgestaltet, ist die Geringfügigkeitsgrenze (2026: 603 € im Monat) zu beachten: Weil die gesetzliche 20-Stunden-Fiktion bei fehlender Vereinbarung schnell zu einem Entgelt weit über dieser Grenze führt, sollte die Wochenstundenzahl im Minijob unbedingt ausdrücklich und passend vereinbart werden. Für die Dokumentation der tatsächlichen Arbeitszeiten gelten in den betroffenen Branchen die Aufzeichnungspflichten nach § 17 MiLoG.

Besteht ein Betriebsrat, ist er zu beteiligen: Sowohl die Einführung von Abrufarbeit als auch die konkrete Verteilung der Arbeitszeit unterliegen der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 und 3 BetrVG. Ein Arbeitszeitkonto hilft zusätzlich, die schwankenden Ist-Stunden gegen die vereinbarte Soll-Zeit zu führen und Über- oder Unterschreitungen früh sichtbar zu machen.

Abrufarbeit sauber planen — mit verlässlicher Dokumentation

Fast alle Streitfragen der Abrufarbeit sind am Ende Planungs- und Dokumentationsfragen: Wurde die 4-Tage-Frist gewahrt? Blieb der Abruf innerhalb der 25-%-/20-%-Bandbreite? Wie hoch war der Drei-Monats-Schnitt für die Entgeltfortzahlung? Mit einer Excel-Liste lässt sich das kaum nachvollziehbar führen — und im Zweifel geht die Lücke zulasten des Betriebs.

Dienstplan- und Zeiterfassungssoftware schließt sie: Schichten lassen sich fristgerecht veröffentlichen, geplante gegen tatsächliche Stunden abgleichen und Durchschnittswerte automatisch berechnen — jede Abweichung wird sichtbar, statt in einer Tabelle unterzugehen. Welche Lösung zu Ihrem Betrieb passt, zeigt der Dienstplan-Software-Vergleich; wie Sie einen fairen Plan aufsetzen, erklärt die Anleitung Dienstplan erstellen.