Krankenquote im Schichtbetrieb: Fehlzeiten richtig berechnen, Krankenrückkehrgespräche rechtssicher führen und die Ausfallreserve im Dienstplan planen

Warum die Krankenquote im Schichtbetrieb eine Planungsgröße ist

In vielen Betrieben ist die Krankenquote eine Zahl im Quartalsbericht der Personalabteilung, die mit einem Kommentar wie „leicht gestiegen“ versehen wird. Im Schichtbetrieb ist sie mehr: Sie bestimmt, wie viele Schichten pro Woche voraussichtlich ausfallen und von jemandem übernommen werden müssen. Eine Quote von 7 Prozent bedeutet in einem Team mit 300 Schichten im Monat rund 21 Schichten, die neu besetzt werden müssen, und zwar meist kurzfristig, am Vorabend oder am frühen Morgen. Wer diese Ausfälle nicht im Plan berücksichtigt, verlagert sie auf das Einspringen aus dem Frei und auf die Schichtleitung, die morgens telefoniert.

Gleichzeitig ist die Krankenquote ein rechtlich heikles Thema. Krankheitstage sind Gesundheitsdaten, und viele Maßnahmen, die Betriebe gegen hohe Fehlzeiten einsetzen, wie Rückkehrgespräche, Anwesenheitsprämien, Auswertungen nach Personen oder Attestpflicht ab dem ersten Tag, haben rechtliche Grenzen oder sind mitbestimmungspflichtig. Der Beitrag geht beides durch: wie man die Quote so berechnet, dass sie für den Dienstplan taugt, und was der Arbeitgeber mit ihr tun darf. Den Umgang mit der einzelnen Krankmeldung erklärt der Beitrag Krankmeldung im Dienstplan, die Planung in der Erkältungssaison der Beitrag Grippewelle im Dienstplan.

Die Kennzahlen: Krankenquote, Fehlzeitenquote, Häufigkeit

Drei Begriffe werden oft durcheinandergeworfen. Die Krankenquote (auch Krankenstand) beschreibt den Anteil der Sollzeit, der wegen Arbeitsunfähigkeit ausfällt. Die Fehlzeitenquote ist weiter und umfasst alle Abwesenheiten von der Sollzeit, also auch Urlaub, Fortbildung, Sonderurlaub oder Elternzeit, je nach Definition des Betriebs. Die Krankheitshäufigkeit zählt die Zahl der Krankheitsfälle je beschäftigter Person, unabhängig von ihrer Dauer.

Kennzahl	Formel	Wofür sie taugt
Krankenquote	Ausgefallene Soll-Schichten (Soll-Stunden) wegen AU ÷ alle Soll-Schichten (Soll-Stunden) × 100	Ausfallreserve im Dienstplan, Personalbedarf, Vergleich über Zeit
Kurzzeitquote	Wie oben, nur Fälle bis sechs Wochen	Planbare Reserve für kurzfristige Ausfälle
Langzeitquote	Wie oben, nur Fälle über sechs Wochen	Vertretungsbedarf, Befristungen, BEM-Fälle
Fehlzeitenquote	Alle Abwesenheiten von der Sollzeit ÷ Sollzeit × 100	Ausfallzeitfaktor im Personalbedarf (siehe unten)
Häufigkeit	Zahl der AU-Fälle ÷ Zahl der Beschäftigten	Wie oft kurzfristig umgeplant werden muss

Für die Dienstplanung ist die Trennung in Kurzzeit- und Langzeitausfälle die wichtigste. Eine Gesamtquote von 8 Prozent kann bedeuten, dass sehr viele Menschen gelegentlich kurz ausfallen, oder dass zwei Personen seit Monaten krank sind und der Rest des Teams kaum fehlt. Im ersten Fall braucht der Plan eine Reserve, die jede Woche greift. Im zweiten Fall braucht er eine Vertretung, die die beiden Stellen dauerhaft abdeckt, etwa über eine befristete Einstellung zur Vertretung (§ 14 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 TzBfG, siehe Befristung im Dienstplan). Die Grenze von sechs Wochen ist dabei nicht willkürlich: Bis dahin zahlt der Arbeitgeber Entgeltfortzahlung (§ 3 Abs. 1 EFZG), danach übernimmt die Krankenkasse mit dem Krankengeld.

Die häufigsten Rechenfehler

Die Krankenquote sieht nach einer einfachen Division aus. Im Schichtbetrieb gibt es aber mehrere Stellen, an denen Zähler und Nenner nicht zusammenpassen.

• AU-Kalendertage durch Soll-Schichten geteilt. Die AU-Bescheinigung läuft über Kalendertage, einschließlich Wochenenden und freier Tage im Schichtrhythmus. Wer diese Tage zählt und durch die geplanten Schichten teilt, überschätzt die Quote erheblich. Gezählt werden müssen die Schichten, die laut Plan an den AU-Tagen tatsächlich geplant waren.
• Pauschale Fünf-Tage-Woche im Nenner. Wer mit 21 Arbeitstagen pro Person und Monat rechnet, obwohl Teilzeitkräfte drei Schichten pro Woche arbeiten, verfälscht den Nenner. Bei vielen Teilzeitkräften oder unterschiedlichen Schichtlängen ist die Rechnung in Stunden genauer.
• Kinderkrankentage als Krankheit gezählt. Die Freistellung wegen Erkrankung eines Kindes (§ 45 SGB V) ist keine Arbeitsunfähigkeit der beschäftigten Person. Sie gehört in die Fehlzeitenquote, aber nicht in die Krankenquote.
• Arbeitsunfälle nicht getrennt ausgewiesen. AU nach einem Arbeitsunfall ist AU und gehört in die Krankenquote. Sie sollte aber zusätzlich gesondert erfasst werden, weil sie auf Arbeitsschutzprobleme hinweisen kann (siehe Arbeitsunfall im Schichtbetrieb).
• Betriebsbedingte Ausfälle im Nenner. Fällt eine Schicht wegen Betriebsstörung, Inventur oder Kurzarbeit weg, war sie keine Sollzeit. Wer sie im Nenner lässt, senkt die Quote künstlich.
• Zu kleine Einheiten, zu kurze Zeiträume. In einem Team mit acht Personen macht eine einzige zweiwöchige Erkrankung im Monat mehrere Prozentpunkte aus. Aussagekräftig wird die Quote erst über Quartale oder gleitende zwölf Monate.

Rechenbeispiel: Logistiklager im vierten Quartal

Ein Kommissionierteam in einem Logistiklager hat 22 Beschäftigte, davon 14 in Vollzeit und 8 in Teilzeit, im Zwei-Schicht-System. Im Quartal Oktober bis Dezember waren laut Dienstplan 1.320 Schichten geplant. 104 davon sind wegen Arbeitsunfähigkeit ausgefallen, 38 davon entfallen auf zwei Langzeitfälle von mehr als sechs Wochen. Die AU-Bescheinigungen weisen zusammen 158 Kalendertage aus.

Rechnung	Ergebnis	Bewertung
158 AU-Kalendertage ÷ 1.320 Soll-Schichten	12,0 %	Falsch: Kalendertage und Schichten passen nicht zusammen
104 ausgefallene Schichten ÷ 1.320 Soll-Schichten	7,9 %	Richtige Gesamtquote
66 Kurzzeit-Schichten ÷ 1.320	5,0 %	Grundlage für die Reserve im Plan
38 Langzeit-Schichten ÷ 1.320	2,9 %	Grundlage für die Vertretung

Mit der falschen Rechnung hätte die Lagerleitung eine Krankenquote von 12 Prozent gemeldet und vermutlich Maßnahmen gegen einen angeblich dramatischen Krankenstand angestoßen. Tatsächlich liegt die Quote bei 7,9 Prozent, und davon gehen fast drei Prozentpunkte auf zwei Einzelfälle zurück, für die ohnehin BEM und Vertretung anstehen.

Für das nächste Quartal folgt daraus: Braucht das Lager 1.216 tatsächlich besetzte Schichten, reicht es nicht, genau 1.216 Schichten zu planen. Bei einer Kurzzeitquote von 5 Prozent muss der Plan rund 1.216 ÷ 0,95 ≈ 1.280 Schichten aus dem Stammteam vorsehen, also eine Reserve von etwa 64 Schichten oder fünf pro Woche. Die beiden Langzeitfälle werden davon getrennt über eine Vertretung abgedeckt. Wer stattdessen ohne Reserve plant, muss im Quartal etwa 64 Schichten kurzfristig über Einspringen, Mehrarbeit oder Leiharbeit nachbesetzen. Wie sich die Reserve in die Stellenberechnung einfügt, zeigt der Beitrag Personalbedarf berechnen, wie sie im Alltag organisiert wird, der Beitrag Springerpool und Ausfallmanagement.

Muster erkennen: Auswertung nach Schichtart, Wochentag und Team

Interessanter als die Gesamtquote ist ihre Verteilung. Die Auswertung nach Schichtart zeigt, ob Nachtschichten oder Wochenendschichten überdurchschnittlich ausfallen. Die Auswertung nach Schichtfolge zeigt, ob Ausfälle nach kurzen Wechseln von Spät auf Früh oder nach langen Blöcken gehäuft auftreten. Die Auswertung nach Team zeigt, wo Belastung, Führung oder Unterbesetzung eine Rolle spielen könnten. Solche Befunde gehören in die Gefährdungsbeurteilung (§ 5 ArbSchG, siehe Gefährdungsbeurteilung Arbeitszeit) und sind oft der beste Hebel: Wenn die Krankenquote in einem Team mit dauerhafter Unterbesetzung doppelt so hoch ist wie im Rest des Betriebs, liegt die Lösung eher im Plan als im Gesprächsleitfaden.

Vorsicht bei einer beliebten Auswertung: Montage und Brückentage. Auf Teamebene kann eine Häufung am Montag ein Hinweis auf Belastung oder auf ungünstige Schichtfolgen am Wochenende sein. Auf die einzelne Person bezogen ist ein Montagsmuster dagegen kein Beweis für vorgetäuschte Krankheit. Die ärztliche AU-Bescheinigung hat einen hohen Beweiswert. Er ist erst erschüttert, wenn konkrete Umstände ernsthafte Zweifel begründen, etwa eine AU, die passgenau eine Kündigungsfrist abdeckt (BAG 8.9.2021 — 5 AZR 149/21), oder die Ankündigung, krank zu werden, falls ein Wunschfrei nicht genehmigt wird. Eine solche Ankündigung ist selbst eine schwere Pflichtverletzung und kann nach ständiger Rechtsprechung sogar eine fristlose Kündigung rechtfertigen. Bei begründeten Zweifeln kann der Arbeitgeber außerdem über die Krankenkasse eine Begutachtung durch den Medizinischen Dienst verlangen (§ 275 Abs. 1a SGB V).

Werden Krankheitstage mit Formeln wie dem „Bradford-Faktor“ (Zahl der Fälle zum Quadrat mal Tage) je Person bewertet, ist Zurückhaltung geboten. Solche Werte bestrafen gezielt häufige kurze Ausfälle und treffen damit überproportional chronisch Kranke und Menschen mit Behinderung. Das kann Benachteiligungen im Sinne des AGG auslösen und verletzt die Pflichten gegenüber schwerbehinderten Beschäftigten (siehe Schwerbehinderung im Dienstplan). Ist eine solche Auswertung in der Software automatisiert, ist sie zudem nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig.

Datenschutz: Was der Arbeitgeber über Krankheit wissen darf

Die Tatsache, dass jemand arbeitsunfähig ist, ist ein Gesundheitsdatum im Sinne von Art. 9 DSGVO. Der Arbeitgeber darf es verarbeiten, soweit das für die Erfüllung arbeitsrechtlicher Pflichten erforderlich ist (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO), also für Entgeltfortzahlung, Personalplanung, BEM und Abrechnung. Er erfährt dabei die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer (§ 5 Abs. 1 EFZG), nicht die Diagnose. Auch die elektronische AU, die seit 2023 bei der Krankenkasse abgerufen wird, enthält keine Diagnose.

Für den Dienstplan folgt daraus:

• Neutrale Abwesenheitsart. Im Plan, den das Team sieht, reicht „abwesend“ oder „nicht verfügbar“. Ob jemand krank, im Urlaub oder auf Fortbildung ist, muss die Kollegin, die die Schicht übernimmt, nicht wissen.
• Keine Diagnose im System. Freitextfelder wie „Bandscheibe“ oder „Migräne“ haben im Planungssystem nichts zu suchen, auch wenn die Person es selbst erzählt hat.
• Zugriff beschränken. Krankheitsdaten sehen nur Personen, die sie für Abrechnung, Planung oder BEM brauchen.
• Keine Ranglisten. Ein Aushang oder ein Team-Dashboard mit Krankheitstagen je Person ist unzulässig. Auswertungen für die Leitung sollten auf Teamebene aggregiert sein.
• Löschfristen festlegen. Krankheitsdaten werden für Entgeltfortzahlung, BEM-Schwelle und Kündigungsschutzverfahren gebraucht, aber nicht unbegrenzt (siehe Aufbewahrungsfristen und Datenschutz im Dienstplan).

Krankenrückkehrgespräche: erlaubt, aber nicht beliebig

Viele Betriebe führen nach der Rückkehr aus einer Krankheit ein kurzes Gespräch. Das ist grundsätzlich zulässig und kann sinnvoll sein: Die Person wird über Änderungen im Plan informiert, man fragt, ob sie wieder voll einsatzfähig ist oder ob betriebliche Ursachen, etwa eine Belastung am Arbeitsplatz, zur Erkrankung beigetragen haben. Grenzen gibt es an drei Stellen.

1. Keine Auskunftspflicht über die Diagnose

Fragen nach der Art der Erkrankung muss niemand beantworten. Wer schweigt, darf deshalb keine Nachteile erleiden (§ 612a BGB). Eine Ausnahme kann bestehen, wenn eine Einschränkung für die konkrete Tätigkeit relevant ist, etwa ob jemand nach einer Rückenerkrankung wieder schwer heben darf. Dann geht es um die Einsatzfähigkeit, nicht um die Diagnose.

2. Mitbestimmung bei systematischen Gesprächen

Werden Krankengespräche nach festen Regeln geführt, etwa mit allen, die im Halbjahr mehr als zehn Krankheitstage hatten, und nach einem einheitlichen Leitfaden, betrifft das das Ordnungsverhalten im Betrieb. Das Bundesarbeitsgericht hat solche formalisierten Krankengespräche, bei denen die Teilnehmenden nach abstrakten Kriterien ausgewählt werden, der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG unterstellt (BAG 8.11.1994 — 1 ABR 22/94). Einzelne Gespräche aus konkretem Anlass sind dagegen mitbestimmungsfrei. In Betrieben mit Betriebsrat empfiehlt sich eine Betriebsvereinbarung, die Auslöser, Ablauf, Teilnehmende und Dokumentation regelt und das Verhältnis zum BEM klarstellt.

3. Keine Gespräche während der Arbeitsunfähigkeit

Wer krankgeschrieben ist, muss in der Regel nicht zu einem Personalgespräch in den Betrieb kommen. Der Arbeitgeber kann das nur ausnahmsweise anordnen, wenn ein dringender betrieblicher Anlass besteht, das Gespräch nicht bis nach der Genesung warten kann und das Erscheinen zumutbar ist (BAG 2.11.2016 — 10 AZR 596/15). In dem Fall ging es um einen Krankenpfleger, der während seiner Erkrankung zu einem Gespräch über seinen künftigen Einsatz bestellt worden war. Das Gericht hielt die Abmahnung wegen seines Fernbleibens für unberechtigt. Ein Gespräch über künftige Schichten hat also Zeit bis nach der Rückkehr. Kurze Rückfragen zu dringenden Informationen, etwa am Telefon, bleiben möglich.

Die BEM-Schwelle im Blick behalten

Ist eine beschäftigte Person innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig, muss der Arbeitgeber ihr ein betriebliches Eingliederungsmanagement anbieten (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Gemeint sind die letzten zwölf Monate rückwirkend ab heute, nicht das Kalenderjahr. Es zählen alle AU-Tage zusammen, auch viele kurze Erkrankungen. Die Pflicht gilt für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße und davon, ob ein Betriebsrat besteht.

Genau hier ist die saubere Erfassung der Fehlzeiten mehr als Statistik. Wer Krankheitstage nur in der Lohnabrechnung und nicht als gleitenden Zwölf-Monats-Wert erfasst, bemerkt die Schwelle oft zu spät. Die Krankenrückkehrgespräche ersetzen das BEM nicht: Das BEM ist ein eigenes Verfahren mit Freiwilligkeit, Datenschutzhinweis und Beteiligung von Betriebsrat und gegebenenfalls Schwerbehindertenvertretung. Wie es abläuft und wie die Wiedereingliederung im Dienstplan umgesetzt wird, beschreibt der Beitrag BEM und Wiedereingliederung im Dienstplan.

Krankheitsbedingte Kündigung: was die Fehlzeitenstatistik leisten muss

Krankheit ist kein Fehlverhalten. Sie kann weder abgemahnt werden, noch rechtfertigt sie für sich allein eine verhaltensbedingte Kündigung. Eine personenbedingte Kündigung wegen Krankheit ist im Geltungsbereich des Kündigungsschutzgesetzes nur unter drei Voraussetzungen möglich, die das Bundesarbeitsgericht in ständiger Rechtsprechung prüft:

Stufe	Inhalt	Was die Fehlzeitenerfassung liefern muss
1. Negative Prognose	Weitere Erkrankungen in erheblichem Umfang sind zu erwarten	Fehlzeiten der letzten Jahre je Fall mit Beginn, Ende und Dauer, keine Sammelwerte
2. Erhebliche Beeinträchtigung	Etwa Entgeltfortzahlungskosten von mehr als sechs Wochen pro Jahr oder schwere Störungen im Ablauf	Entgeltfortzahlung je Jahr, konkrete Folgen im Plan (Einspringen, Ausfälle, Schließungen)
3. Interessenabwägung	Betriebszugehörigkeit, Ursache (etwa Arbeitsunfall), Alter, mildere Mittel	Nachweis, dass BEM angeboten wurde und welche Alternativen geprüft wurden

Das BEM spielt auf allen Stufen eine Rolle. Hat der Arbeitgeber es nicht angeboten, obwohl die Schwelle erreicht war, ist die Kündigung nicht automatisch unwirksam. Er muss dann aber im Prozess umfassend darlegen, dass auch ein BEM weder eine Anpassung des Arbeitsplatzes noch eine andere Beschäftigung ermöglicht hätte (BAG 20.11.2014 — 2 AZR 755/13). In der Praxis ist das kaum zu schaffen. Für die Dienstplanung heißt das auch: Ein anderer Schichteinsatz, etwa keine Nachtdienste mehr oder kürzere Schichten, ist ein typisches milderes Mittel, das im BEM geprüft werden muss.

Anwesenheitsprämie, Attestpflicht, Wunschdienstplan: was hilft, was schadet

Anwesenheitsprämien sind zulässig, wenn die Kürzung je Krankheitstag ein Viertel des durchschnittlichen Tagesverdienstes nicht übersteigt (§ 4a EFZG). In einem Betrieb mit Betriebsrat ist die Ausgestaltung mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG). Ihr Nutzen ist umstritten: Sie senken die gemessene Quote, können aber dazu führen, dass Beschäftigte krank zur Arbeit kommen und andere anstecken. In der Pflege, in der Gastronomie und überall, wo mit Lebensmitteln gearbeitet wird, ist das ein eigenes Risiko.

Die Attestpflicht ab dem ersten Tag kann der Arbeitgeber im Einzelfall verlangen (§ 5 Abs. 1 Satz 3 EFZG). Eine generelle Anordnung für den ganzen Betrieb oder bestimmte Gruppen betrifft das Ordnungsverhalten und ist mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG). Die Anordnung im Einzelfall darf nicht als verdeckte Sanktion eingesetzt werden, etwa gegen jemanden, der zuvor berechtigt Rechte geltend gemacht hat (§ 612a BGB).

Häufig unterschätzt wird der Einfluss des Plans selbst. Beschäftigte, die ihre Schichten mitgestalten können, die nicht ständig aus dem Frei geholt werden und deren Wünsche nachvollziehbar berücksichtigt werden, haben weniger Gründe, eine ungeliebte Schicht mit einer Krankmeldung zu umgehen. Belastbare Wirkungsdaten sind dünn, aber die Logik ist einfach: Ein Plan, der berechenbar ist und die Reserve bereits enthält, verhindert die Spirale aus Ausfall, Einspringen, Überlastung und neuem Ausfall (siehe Wunschdienstplan und Überlastungsanzeige).

Checkliste: Krankenquote und Fehlzeiten im Schichtbetrieb

• Wird die Krankenquote aus ausgefallenen Soll-Schichten oder Soll-Stunden berechnet, nicht aus AU-Kalendertagen?
• Werden Kurzzeit- und Langzeitausfälle getrennt ausgewiesen?
• Sind Kinderkrankentage, Arbeitsunfälle und betriebsbedingte Ausfälle sauber abgegrenzt?
• Enthält der Dienstplan eine Reserve, die sich aus der eigenen Kurzzeitquote ergibt?
• Wird die Quote nach Team, Schichtart und Schichtfolge ausgewertet und in die Gefährdungsbeurteilung übernommen?
• Zeigt der Team-Plan nur eine neutrale Abwesenheit, ohne Diagnose oder Abwesenheitsgrund?
• Sind Krankheitsdaten auf die Personen beschränkt, die sie brauchen, und gibt es Löschfristen?
• Wird die BEM-Schwelle von sechs Wochen in zwölf Monaten automatisch überwacht?
• Ist bei systematischen Rückkehrgesprächen der Betriebsrat beteiligt?
• Werden Gespräche über künftige Schichten erst nach der Rückkehr geführt?
• Hält eine Anwesenheitsprämie die Grenze von einem Viertel des Tagesverdienstes je Krankheitstag ein?

Eine Dienstplan-Software mit Abwesenheitsverwaltung zählt ausgefallene Soll-Schichten automatisch, trennt Abwesenheitsarten, zeigt dem Team nur eine neutrale Abwesenheit und kann die Zwölf-Monats-Schwelle für das BEM überwachen. Welche Lösungen das leisten, zeigt der Vergleich der Dienstplan-Software.

Fazit

Die Krankenquote ist im Schichtbetrieb vor allem eine Planungsgröße. Richtig berechnet, also aus ausgefallenen Soll-Schichten und getrennt nach Kurz- und Langzeit, sagt sie, wie groß die Reserve im Plan sein muss und wo eine Vertretung fehlt. Falsch berechnet, aus Kalendertagen oder mit pauschalen Nennern, erzeugt sie Alarm, wo keiner nötig ist. Rechtlich ist der Spielraum klar abgesteckt: Der Arbeitgeber erfährt die Arbeitsunfähigkeit, nicht die Diagnose. Systematische Rückkehrgespräche brauchen den Betriebsrat, und während der Krankheit muss niemand zum Gespräch kommen. Ab sechs Wochen in zwölf Monaten ist das BEM Pflicht. Wer die Zahlen sauber führt, plant besser und steht auch dann auf sicherem Boden, wenn es um eine Kündigung geht.