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Ratgeber · Praxis

Inventur im Dienstplan: Stichtag oder vorverlegt, Sonntag nur mit Bewilligung, Nachtarbeit nach Ladenschluss, Überstunden, Minijobs und Inventurhelfer — wie man die Zählung plant, ohne gegen das Arbeitszeitgesetz zu verstoßen

Warum die Inventur ein Dienstplan-Thema ist

Für die Buchhaltung ist die Inventur eine Bilanzierungsfrage: Jeder Kaufmann muss zum Schluss des Geschäftsjahrs ein Inventar aufstellen (§ 240 Abs. 2 HGB), also seine Vermögensgegenstände und Schulden nach Art, Menge und Wert erfassen. Für die Warenbestände heißt das in der Regel: zählen, wiegen, messen. Ausgenommen sind nur Einzelkaufleute, die die Schwellen des § 241a HGB nicht überschreiten (800.000 Euro Umsatz und 80.000 Euro Gewinn); GmbH, UG und Personenhandelsgesellschaften sind immer inventurpflichtig. Die Inventur ist zugleich Grundlage für die steuerliche Bilanz — fehlt sie oder ist sie nicht ordnungsgemäß, kann das Finanzamt die Buchführung verwerfen und schätzen.

Für den Dienstplan ist die Inventur dagegen eine Kapazitätsfrage. Sie braucht an wenigen Tagen sehr viele Arbeitsstunden, möglichst ohne laufenden Verkauf, und sie fällt in die Wochen, in denen ohnehin Weihnachtsgeschäft, Feiertage, Urlaubswünsche und Krankheitswellen den Plan dominieren. Die Versuchung ist groß, die Zählung in die Randzeiten zu schieben: nach Ladenschluss, an den Sonntag, auf Silvester. Jede dieser Lösungen hat ihre eigene arbeitsrechtliche Hürde.

Erste Entscheidung: Welches Inventurverfahren?

Bevor eine einzige Schicht geplant wird, sollte geklärt sein, welches Verfahren das Unternehmen mit seinem Steuerbüro oder Wirtschaftsprüfer anwendet. Denn das Verfahren bestimmt, wann gezählt werden muss — und wie viel Spielraum der Dienstplan hat.

Verfahren Zähltermin Voraussetzung Spielraum im Dienstplan
Stichtagsinventur (zeitnah) Bilanzstichtag ± 10 Tage Fortschreibung oder Rückrechnung der Bewegungen bis zum Stichtag (R 5.3 Abs. 1 EStR) Gering — fällt bei Kalenderjahr zwingend zwischen 21. Dezember und 10. Januar
Vor- oder nachverlegte Inventur 3 Monate vor bis 2 Monate nach dem Stichtag Gesondertes Inventar, wertmäßige Fortschreibung auf den Stichtag (§ 241 Abs. 3 HGB) Groß — Oktober bis Februar möglich, auch je Warengruppe verschieden
Permanente Inventur Laufend, jeder Artikel mindestens einmal im Jahr Zuverlässige Lagerbuchführung mit Mengen (§ 241 Abs. 2 HGB, R 5.3 Abs. 2 EStR) Sehr groß — Zählung in ruhigen Stunden der Regelschichten
Stichprobeninventur Wie gewähltes Grundverfahren Anerkannte mathematisch-statistische Methode (§ 241 Abs. 1 HGB) Weniger Zählstunden, aber methodische Vorarbeit

Für kleine Betriebe mit einfachem Kassensystem ohne Mengenführung bleibt häufig nur die Stichtagsinventur. Wer ein Warenwirtschaftssystem mit Artikelbeständen hat, sollte die vorverlegte oder permanente Inventur ernsthaft prüfen: Sie verlagert die Arbeit aus den teuersten und rechtlich heikelsten Stunden des Jahres in normale Werktage. Wichtig ist, dass das Verfahren vor der Planung feststeht und dokumentiert wird — ein Wechsel mitten im Ablauf ist nicht ordnungsgemäß.

Die Inventur ist Arbeitszeit — vollständig

Das klingt selbstverständlich, wird aber in der Praxis oft unterlaufen: „Wir zählen nach Feierabend, dafür gibt es Pizza.“ Die Inventur ist eine angeordnete Tätigkeit im Interesse des Arbeitgebers und damit Arbeitszeit nach § 2 Abs. 1 ArbZG. Sie ist zu vergüten, in die Zeiterfassung aufzunehmen und auf die Höchstarbeitszeit anzurechnen. Das gilt auch für die Vorbereitung am Vortag (Ware vorziehen, Lagerplätze aufräumen, Etiketten drucken), für Nachzählungen und für die Zeit, in der Beschäftigte auf die Freigabe des nächsten Zählbereichs warten. Zur Frage, wie Umkleide- und Wartezeiten zu behandeln sind, siehe Umkleide-, Wege- und Waschzeiten.

Mindestens der Mindestlohn ist für jede Stunde geschuldet (§ 1 MiLoG). In Branchen mit Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG — Gastronomie, Gebäudereinigung, Logistik und für Minijobs ohnehin — müssen Beginn, Ende und Dauer der Inventurstunden spätestens nach sieben Tagen aufgezeichnet sein. Mehr dazu unter Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz.

Sonntagsinventur: nur mit Bescheid der Aufsichtsbehörde

Der Sonntag ist für die Inventur verlockend: kein Kundenverkehr, keine Lieferungen, alle haben Zeit. Rechtlich ist er aber gesperrt. § 9 ArbZG verbietet die Beschäftigung an Sonn- und Feiertagen von 0 bis 24 Uhr, und die Ausnahmen des § 10 ArbZG erfassen den Einzelhandel nicht. Die Lücke schließt § 13 Abs. 3 Nr. 2 lit. c ArbZG: Die Aufsichtsbehörde kann bewilligen, dass Beschäftigte an einem Sonntag im Jahr zur Durchführung einer gesetzlich vorgeschriebenen Inventur arbeiten.

  • Antrag: beim örtlich zuständigen Gewerbeaufsichtsamt beziehungsweise Amt für Arbeitsschutz, schriftlich, mit Datum, Uhrzeit, Zahl der Beschäftigten und Begründung. Viele Behörden erwarten den Antrag mehrere Wochen vorher; für eine Inventur Anfang Januar sollte er im November gestellt sein. Die Bewilligung ist in der Regel gebührenpflichtig.
  • Nur Sonntag, nur einmal: Die Vorschrift nennt ausdrücklich einen Sonntag — Feiertage wie Neujahr oder Heilige Drei Könige sind nicht erfasst. Die Grenze gilt je Betrieb und Jahr.
  • Nur die Pflichtinventur: Freiwillige Zwischeninventuren, Quartalszählungen oder Inventurdifferenz-Kontrollen sind nicht bewilligungsfähig.
  • Zeiten nach Vorgabe: Die Behörde setzt die Arbeitszeit unter Berücksichtigung der Gottesdienstzeiten fest; die Bewilligung ist im Betrieb vorzuhalten.
  • Ersatzruhetag: Wer am Sonntag zählt, hat innerhalb von zwei Wochen Anspruch auf einen Ersatzruhetag (§ 11 Abs. 3 ArbZG). Der Dienstplan der Folgewochen muss das zeigen.

Ohne Bewilligung ist die Sonntagsinventur eine Ordnungswidrigkeit nach § 22 Abs. 1 Nr. 5 ArbZG mit einem Bußgeldrahmen bis 30.000 Euro. Ob Beschäftigte gegen ihren Willen zur Sonntagsinventur eingeteilt werden können, hängt vom Arbeitsvertrag ab: Steht darin keine Sonntagsarbeit, ist die Zustimmung nötig. Zuschläge für Sonntagsarbeit sind bis 50 Prozent des Grundlohns steuerfrei (§ 3b EStG) — einen gesetzlichen Anspruch auf einen Zuschlag gibt es aber nicht, er folgt aus Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag. Die Grundlagen stehen im Beitrag Sonntags- und Feiertagsarbeit.

Inventur nach Ladenschluss: Höchstarbeitszeit, Pausen, Ruhezeit

Die häufigste Lösung ist die Zählung nach Geschäftsschluss. Sie ist zulässig — die Ladenöffnungsgesetze regeln, wann Kundschaft bedient werden darf, nicht wann intern gearbeitet wird —, aber sie kollidiert schnell mit drei Grenzen des Arbeitszeitgesetzes:

  1. Höchstarbeitszeit (§ 3 ArbZG): Wer von 10 bis 18 Uhr im Verkauf stand und anschließend bis 23 Uhr zählt, kommt nach Abzug von 45 Minuten Pause auf 12 Stunden 15 Minuten. Das ist unzulässig. Die Inventurkräfte müssen entweder später beginnen oder aus der Tagesschicht herausgenommen werden. Ein Notfall nach § 14 ArbZG ist die Inventur nicht — sie ist seit einem Jahr bekannt.
  2. Pausen (§ 4 ArbZG): Bei mehr als sechs Stunden 30 Minuten, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten, im Voraus festgelegt und spätestens nach sechs Stunden. Eine Pause „wenn wir fertig sind“ ist keine Pause. Details unter Ruhepausen im Dienstplan.
  3. Ruhezeit (§ 5 ArbZG): Nach Arbeitsende müssen elf Stunden Ruhe folgen. Wer bis 1 Uhr nachts zählt, darf frühestens um 12 Uhr wieder arbeiten. Die Verkürzungsmöglichkeit des § 5 Abs. 2 ArbZG gilt für Gaststätten, Hotels, Verkehr und Pflege, nicht für den Einzelhandel. Siehe Ruhezeit von elf Stunden.

Hinzu kommen die Nachtstunden. Zwischen 23 und 6 Uhr liegt arbeitszeitrechtliche Nachtzeit (§ 2 Abs. 3 ArbZG); wer gelegentlich zur Inventur in die Nacht hineinarbeitet, wird dadurch aber noch nicht zum Nachtarbeitnehmer mit Anspruch auf Untersuchung und Zuschlag nach § 6 ArbZG — dafür braucht es regelmäßige Nachtarbeit. Für die Lohnabrechnung zählt dagegen schon die Stunde ab 20 Uhr: Vereinbarte Nachtzuschläge sind bis 25 Prozent des Grundlohns steuer- und sozialversicherungsfrei (§ 3b Abs. 1 Nr. 1 EStG). Siehe SFN-Zuschläge.

Wer muss mitzählen? Vollzeit, Teilzeit, Minijob

Der Arbeitgeber kann über das Direktionsrecht (§ 106 GewO) die Lage der vertraglich geschuldeten Arbeitszeit bestimmen: Die Vollzeitkraft mit 40 Stunden kann statt Montag bis Freitag in der Inventurwoche Dienstag bis Samstag eingeteilt werden, die Teilzeitkraft mit 20 Stunden am Inventurtag statt am Donnerstag. Einen größeren Umfang kann er nicht einseitig anordnen. Dafür braucht es:

  • eine wirksame Überstundenklausel im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag — siehe Überstunden im Dienstplan;
  • bei Teilzeitkräften eine Vereinbarung über Mehrarbeit oder deren Zustimmung im Einzelfall — das Teilzeitverhältnis begrenzt die Pflicht; siehe Teilzeit im Dienstplan;
  • bei Arbeit auf Abruf die Ankündigung mindestens vier Tage vorher und die Grenzen der Bandbreite (§ 12 TzBfG) — siehe Arbeit auf Abruf.

Minijobber sind besonders heikel. Die Verdienstgrenze liegt 2026 bei 603 Euro im Monat (ab 2027 bei 633 Euro). Ein gelegentliches und nicht vorhersehbares Überschreiten ist nach § 8 Abs. 1b SGB IV in bis zu zwei Kalendermonaten im Jahr unschädlich — die Inventur ist aber planbar und fällt deshalb gerade nicht unter diese Ausnahme. Wer einen Minijobber für zehn zusätzliche Inventurstunden im Dezember einplant, muss prüfen, ob der Jahresverdienst die zwölffache Monatsgrenze trotzdem einhält. Die Zahlen für den Jahreswechsel stehen in Mindestlohn 2027 im Dienstplan.

Wer in der Inventur bewusst Kollegen mit wenigen Vertragsstunden „aushilfsweise aufstockt“, sollte das ausdrücklich als einmalige Mehrarbeit vereinbaren und in der Zeiterfassung kennzeichnen. Sonst entsteht über wiederholte Aufstockungen leicht der Einwand, die Arbeitszeit habe sich stillschweigend erhöht.

Besondere Personengruppen

Gruppe Was bei der Inventur gilt
Jugendliche unter 18 Nur 6 bis 20 Uhr (§ 14 JArbSchG), max. 8 Stunden (§ 8), Schichtzeit max. 10 Stunden (§ 12), kein Sonntag im Handel (§ 17). Keine Nacht- und keine Sonntagsinventur. Siehe Azubis und Jugendliche.
Schwangere und Stillende Keine Arbeit zwischen 20 und 6 Uhr ohne behördliches Genehmigungsverfahren (§§ 5, 28 MuSchG), Sonntag nur freiwillig mit Ersatzruhetag (§ 6 MuSchG), max. 8,5 Stunden täglich (§ 4). Leiter, Heben schwerer Kartons und ständiges Stehen über die Gefährdungsbeurteilung prüfen. Siehe Mutterschutz im Dienstplan.
Schwerbehinderte Menschen Freistellung von Mehrarbeit über acht Stunden werktäglich auf Verlangen (§ 207 SGB IX). Siehe Schwerbehinderung im Dienstplan.
Werkstudierende Die 20-Stunden-Grenze in der Vorlesungszeit gilt auch in der Inventurwoche; Einsätze am Abend und am Wochenende sind unschädlich. Siehe Werkstudenten und Praktikanten.

Urlaubssperre und Inventurtermin

Die gesetzliche Inventur ist ein anerkannter dringender betrieblicher Belang, der einen Urlaubswunsch für die Zähltage verdrängen kann (§ 7 Abs. 1 BUrlG). Die Sperre muss aber eng geschnitten sein: die Zähltage und gegebenenfalls den Vorbereitungstag, nicht die ganze erste Januarhälfte. Sie sollte so früh bekannt sein wie der Termin selbst — idealerweise mit dem Jahresurlaubsplan. Bereits genehmigter Urlaub bleibt genehmigt; ein Widerruf wegen der Inventur ist nicht möglich. Mit Betriebsrat ist die Regelung nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Vertiefung: Urlaubsplanung im Dienstplan.

Aushilfen und Inventurdienstleister

Viele Betriebe holen sich für die Zählung Verstärkung. Drei Modelle sind üblich, und jedes hat eine eigene Falle:

  • Kurzfristige Aushilfen — sozialversicherungsfrei bis drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr, wenn nicht berufsmäßig (§ 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV). Auch sie brauchen Arbeitsvertrag, Mindestlohn, Zeiterfassung und eine Einweisung in die Zählregeln. Siehe Saisonkräfte und kurzfristige Beschäftigung.
  • Leiharbeit — zulässig, mit Equal Treatment und Höchstüberlassungsdauer nach dem AÜG; die Leihkräfte unterliegen dem Weisungsrecht der Filialleitung. Siehe Leiharbeit im Dienstplan.
  • Inventurdienstleister mit Werkvertrag — der Dienstleister schuldet ein Ergebnis (die gezählte Inventur) und steuert seine Zählkräfte selbst. Teilt die Filialleitung die fremden Zähler den Gängen zu, gibt ihnen Pausen vor und kontrolliert ihre Arbeit, liegt in Wahrheit Arbeitnehmerüberlassung vor. Ohne Erlaubnis wäre der Vertrag unwirksam und ein Arbeitsverhältnis zum Einsatzbetrieb gilt als zustande gekommen (§§ 9, 10 AÜG). Die Grenze ist in Fremdpersonal im Dienstplan beschrieben. Praktische Regel: Ansprechpartner der fremden Zähler ist ausschließlich deren Teamleitung.

Inventurdifferenzen: keine Haftung auf Verdacht

Nach der Zählung kommt der Abgleich — und mit ihm oft die Frage, ob das Team für Fehlbestände einstehen muss. Die Antwort ist fast immer nein. Eine Inventurdifferenz sagt nur, dass etwas fehlt, nicht wer es zu verantworten hat; Ladendiebstahl, Bruch, Buchungsfehler und Lieferdifferenzen sind die häufigeren Ursachen. Für eine Haftung muss der Arbeitgeber Pflichtverletzung und Verschulden der konkreten Person beweisen (§ 619a BGB), und auch dann gilt die beschränkte Arbeitnehmerhaftung. Eine Mankoabrede ist nur wirksam, wenn der Beschäftigte allein Zugriff auf den Bestand hat und ein Mankogeld erhält, das die mögliche Haftung abdeckt (BAG 8 AZR 175/97). Pauschale Abzüge vom Lohn wegen „Inventurverlust“ sind unzulässig.

Wer Inventurdifferenzen je Mitarbeiter, Schicht oder Kasse auswertet, betreibt eine technische Leistungs- und Verhaltenskontrolle; mit Betriebsrat ist das nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig, und datenschutzrechtlich braucht es eine klare Zweckbestimmung (siehe Datenschutz im Dienstplan).

Mitbestimmung: was der Betriebsrat mitzureden hat

  • § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG: Beginn und Ende der Arbeitszeit am Inventurtag, Pausen, Verteilung auf die Wochentage.
  • § 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG: vorübergehende Verlängerung der Arbeitszeit — die Inventur-Überstunden.
  • § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG: Urlaubssperre für die Zähltage.
  • § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Auswertung von Scannerdaten und Differenzen je Person.
  • § 99 BetrVG: Einstellung von Aushilfen und Einsatz von Leihkräften in Betrieben mit mehr als 20 Beschäftigten.

Bewährt hat sich eine schlanke Rahmen-Betriebsvereinbarung „Inventur“, die Verfahren, Zeitfenster, Zuschläge, Ersatzruhetage und Freiwilligkeit regelt — dann muss nicht jedes Jahr neu verhandelt werden. Grundlagen unter Betriebsrat und Dienstplan.

Rechenbeispiel: Modegeschäft, drei Termin-Varianten zum Jahreswechsel 2026/27

Ein Modegeschäft mit zwölf Beschäftigten und rund 18.000 Teilen auf der Fläche und im Lager muss den Bestand zum 31. Dezember 2026 aufnehmen. Geöffnet ist montags bis samstags von 10 bis 19 Uhr. Annahmen:

  • Zählleistung mit Handscanner rund 500 Teile pro Person und Stunde → 36 Zählstunden.
  • Vorbereitung (Ware vorsortieren, Zonen beschriften, Scanner testen) → 10 Stunden.
  • Nachzählung von rund 10 Prozent der Zonen und Kontrolle → 6 Stunden.
  • Gesamt also 52 Arbeitsstunden, Grundlohn einheitlich 16 Euro.
  • Arbeitsvertraglich vereinbart: 50 Prozent Sonntagszuschlag, 25 Prozent Zuschlag für Arbeit ab 20 Uhr.

Der Kalender: Der 31. Dezember 2026 ist ein Donnerstag, Neujahr ein Freitag, der 2. Januar 2027 ein Samstag und der 3. Januar ein Sonntag — alle Termine liegen innerhalb der zehn Tage der zeitnahen Stichtagsinventur.

Variante Planung Lohnkosten Rechtliche Hürde
A: Sonntag, 3. Januar 2027 8 Personen × 6,5 Stunden, 10 bis 17 Uhr mit 30 Minuten Pause; Vorbereitung am Samstag in der Regelschicht 52 h × 24 € = 1.248 € (zzgl. Bewilligungsgebühr) Bewilligung nach § 13 Abs. 3 Nr. 2 lit. c ArbZG, Ersatzruhetag bis 16. Januar, keine Azubis unter 18
B: Samstag, 2. Januar, nach Ladenschluss 8 Personen von 19 bis 2 Uhr (6,5 h Arbeit, 30 Minuten Pause gegen 22 Uhr), Zählteam hat tagsüber frei 8 × 1 h × 16 € + 8 × 5,5 h × 20 € = 1.008 € (Zuschlag nur auf die Stunden ab 20 Uhr) Ruhezeit bis 13 Uhr Sonntag unproblematisch; wer tagsüber gearbeitet hat, darf nicht ins Zählteam (§ 3 ArbZG)
C: Vorverlegt in den November Drei Montage, je 3 Stunden vor Öffnung (7 bis 10 Uhr) und Lagerzonen in ruhigen Nachmittagsstunden; Fortschreibung auf den 31. Dezember 52 h × 16 € = 832 € plus einmalige Einrichtung der Fortschreibung Verfahren mit Steuerbüro abstimmen (§ 241 Abs. 3 HGB), Warenwirtschaft muss Bewegungen sauber erfassen

Die Kosten liegen gar nicht so weit auseinander — rund 400 Euro zwischen der teuersten und der günstigsten Variante. Der eigentliche Unterschied liegt woanders: Variante A braucht einen Bescheid und belegt einen der seltenen freien Tage des Teams. Variante B produziert eine lange Nacht nach einem Samstag, der im Handel ohnehin zu den stärksten Tagen gehört. Variante C verlagert die Arbeit in reguläre Schichten, entzerrt den Jahreswechsel und lässt die Urlaubswünsche zwischen den Jahren unberührt — setzt aber eine verlässliche Warenwirtschaft voraus. Für das Beispielgeschäft wäre C die beste Wahl, sobald die Fortschreibung einmal eingerichtet ist; bis dahin ist B die rechtlich einfachere Lösung als A.

Fahrplan: Inventur planen ab Oktober

  1. Oktober: Verfahren mit Steuerbüro festlegen; Termin und Zählzonen bestimmen; Bedarf in Personenstunden schätzen.
  2. Anfang November: Termin bekannt geben, Urlaubssperre für die Zähltage mit dem Jahresurlaubsplan kommunizieren; bei Sonntagsinventur Antrag bei der Aufsichtsbehörde stellen.
  3. November: Freiwillige abfragen, Mehrarbeit mit Teilzeitkräften vereinbaren, Minijob-Jahresgrenzen prüfen, Aushilfen oder Dienstleister beauftragen.
  4. Dezember: Dienstplan der Inventurwoche mit Ruhezeit- und Höchstarbeitszeitprüfung veröffentlichen; Ersatzruhetage gleich mit einplanen; Zählteams aus je einer erfahrenen und einer neuen Kraft bilden.
  5. Inventurtag: Ist-Zeiten erfassen, Pausen tatsächlich nehmen, Nachzählungen dokumentieren.
  6. Danach: Zuschläge abrechnen, Ersatzruhetage gewähren, Zählprotokolle zehn Jahre aufbewahren (§ 257 HGB), Lessons Learned für das nächste Jahr notieren.

Checkliste für die Dienstplan-Software

  • Eigene Schichtart „Inventur“ mit Kostenstelle, damit die Stunden in der Auswertung getrennt sichtbar sind.
  • ArbZG-Prüfung über Tagesgrenzen hinweg: zehn Stunden, Pausen, elf Stunden Ruhezeit — auch wenn die Inventur nach Mitternacht endet.
  • Regeln je Personengruppe: Warnung bei Jugendlichen nach 20 Uhr, Schwangeren nach 20 Uhr und Sonntagseinsatz ohne Bewilligung.
  • Minijob-Grenze im Jahresverlauf anzeigen, bevor zusätzliche Stunden geplant werden.
  • Ersatzruhetag automatisch vorschlagen nach Sonntagseinsatz.
  • Offene Schichten mit Freiwilligen-Abfrage per App, damit niemand gegen seinen Willen eingeteilt werden muss.
  • Zuschläge nach Uhrzeit automatisch berechnen (ab 20 Uhr, Sonntag) und an die Lohnabrechnung übergeben.

Welche Systeme Schichtarten, ArbZG-Prüfung, Personengruppen-Regeln und Zuschlagsberechnung zuverlässig abbilden, zeigt der Vergleich der Dienstplan-Software.

Fazit

Die Inventur ist eine Pflicht aus dem Handelsrecht, aber ein Problem des Arbeitszeitrechts. Wer sie reflexhaft auf den Sonntag oder in die Nacht legt, braucht entweder einen Bescheid oder läuft in Höchstarbeitszeit, Ruhezeit und Jugendarbeitsschutz. Wer stattdessen zuerst das Verfahren klärt, hat oft deutlich mehr Spielraum, als der 31. Dezember vermuten lässt. Und wer im Oktober plant, kann die Inventur wie jede andere Schicht behandeln: rechtzeitig angekündigt, sauber besetzt, korrekt erfasst — und ohne Pizza als Ersatz für Lohn.

Häufige Fragen zur Inventur im Dienstplan

Ist die Inventur Arbeitszeit und muss sie bezahlt werden?

Ja, ohne Einschränkung. Die Inventur ist eine Tätigkeit, die der Arbeitgeber anordnet und die in seinem Interesse liegt — sie ist Arbeitszeit im Sinne von § 2 Abs. 1 ArbZG und vergütungspflichtig. Das gilt für Vorbereitung (Ware vorsortieren, Zählzonen beschriften), das Zählen selbst, Nachzählungen und die Nachbereitung. Eine Vereinbarung, die Inventur „unentgeltlich als Teil des Betriebsklimas“ zu leisten, ist unwirksam; mindestens der gesetzliche Mindestlohn ist für jede Stunde geschuldet (§ 1 MiLoG). Wer Zählstunden am Arbeitszeitkonto vorbei abwickelt, riskiert neben Nachzahlungen auch Bußgelder wegen fehlender Aufzeichnung.

Darf die Inventur an einem Sonntag stattfinden?

Nur mit behördlicher Bewilligung. Sonntagsarbeit ist grundsätzlich verboten (§ 9 ArbZG), und die Inventur gehört nicht zu den gesetzlichen Ausnahmen des § 10 ArbZG. Die Aufsichtsbehörde kann aber nach § 13 Abs. 3 Nr. 2 lit. c ArbZG die Beschäftigung an einem Sonntag im Jahr zur Durchführung einer gesetzlich vorgeschriebenen Inventur bewilligen. Der Antrag geht an das zuständige Gewerbeaufsichts- oder Arbeitsschutzamt und sollte mehrere Wochen vorher gestellt werden. Die Behörde legt die Arbeitszeit unter Berücksichtigung der Gottesdienstzeiten fest. Für Feiertage gibt es diese Inventur-Ausnahme nicht. Für jeden Sonntagseinsatz ist innerhalb von zwei Wochen ein Ersatzruhetag zu gewähren (§ 11 Abs. 3 ArbZG).

Muss die Inventur genau am 31. Dezember stattfinden?

Nein. Bei der klassischen Stichtagsinventur verlangt die Finanzverwaltung eine zeitnahe Aufnahme, in der Regel innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag (R 5.3 Abs. 1 EStR); Zu- und Abgänge zwischen Zähltag und Stichtag werden fortgeschrieben oder zurückgerechnet. Daneben erlaubt § 241 Abs. 3 HGB eine vor- oder nachverlegte Inventur in den letzten drei Monaten vor oder den ersten zwei Monaten nach dem Stichtag, wenn der Bestand wertmäßig auf den Stichtag fortgeschrieben wird. Mit einem geeigneten Warenwirtschaftssystem ist auch die permanente Inventur zulässig (§ 241 Abs. 2 HGB), bei der jeder Artikel einmal im Jahr zu einem beliebigen Zeitpunkt gezählt wird. Für die Dienstplanung ist das die wichtigste Stellschraube: Wer nicht auf den 31. Dezember festgelegt ist, kann die Zählung in ruhige Wochen und reguläre Arbeitszeiten legen.

Müssen Teilzeitkräfte und Minijobber bei der Inventur zusätzliche Stunden leisten?

Nur, wenn der Arbeitsvertrag das hergibt. Das Direktionsrecht (§ 106 GewO) erlaubt, die Lage der vereinbarten Arbeitszeit zu bestimmen — etwa die übliche Schicht auf den Inventurtag zu legen —, aber nicht, den Umfang einseitig zu erhöhen. Zusätzliche Stunden brauchen eine wirksame Überstunden- oder Mehrarbeitsklausel oder die Zustimmung im Einzelfall. Bei vereinbarter Arbeit auf Abruf ist die Ankündigungsfrist von vier Tagen einzuhalten (§ 12 Abs. 3 TzBfG). Bei Minijobbern kommt die Verdienstgrenze von 603 Euro im Monat (2026) hinzu: Die Inventur ist planbar und deshalb kein „unvorhersehbares“ Überschreiten im Sinne von § 8 Abs. 1b SGB IV. Wer im Dezember zusätzliche Inventurstunden ansetzt, muss sie in der Jahresbetrachtung unterbringen oder in einem anderen Monat ausgleichen.

Wir zählen nach Ladenschluss bis in die Nacht — was ist zu beachten?

Drei Grenzen des Arbeitszeitgesetzes. Erstens die Höchstarbeitszeit: Wer schon die Tagschicht gearbeitet hat, darf mit der Inventur nicht über zehn Stunden kommen (§ 3 ArbZG). Zweitens die Pausen: über sechs Stunden 30 Minuten, über neun Stunden 45 Minuten (§ 4 ArbZG) — die Pausenzeit muss im Plan stehen und darf nicht am Ende angehängt werden. Drittens die Ruhezeit: Wer bis 1 Uhr zählt, darf nicht vor 12 Uhr wieder anfangen (§ 5 ArbZG). Im Einzelhandel gibt es keine gesetzliche Verkürzungsmöglichkeit; die Frühschicht am Folgetag muss deshalb anders besetzt werden. Für Stunden zwischen 20 und 6 Uhr sind Nachtzuschläge bis 25 Prozent des Grundlohns steuerfrei (§ 3b EStG), sofern ein Zuschlag vereinbart ist.

Dürfen Azubis unter 18 bei der Inventur mitzählen?

Ja, aber nur innerhalb der Grenzen des Jugendarbeitsschutzgesetzes. Jugendliche dürfen im Einzelhandel nur zwischen 6 und 20 Uhr beschäftigt werden (§ 14 Abs. 1 JArbSchG), höchstens acht Stunden täglich (§ 8 JArbSchG), und die Schichtzeit inklusive Pausen darf zehn Stunden nicht überschreiten (§ 12 JArbSchG). Sonntagsarbeit ist für Jugendliche im Einzelhandel verboten; § 17 Abs. 2 JArbSchG kennt keine Ausnahme für den Handel, und eine Bewilligung nach § 13 ArbZG ändert daran nichts. Eine Inventur nach Ladenschluss oder am Sonntag findet deshalb ohne Azubis unter 18 statt. Die Inventur in der regulären Arbeitszeit ist dagegen ein gutes Lernfeld und passt in den Ausbildungsrahmenplan für Kaufleute im Einzelhandel.

Haften Beschäftigte für Inventurdifferenzen?

In aller Regel nicht. Eine Inventurdifferenz zeigt nur, dass Ware fehlt — nicht, wer sie verloren hat. Der Arbeitgeber muss eine Pflichtverletzung und das Verschulden konkret beweisen (§ 619a BGB), und auch dann greifen die Grundsätze der beschränkten Arbeitnehmerhaftung: bei leichter Fahrlässigkeit keine Haftung, bei mittlerer Fahrlässigkeit Quotelung. Eine Mankoabrede, die eine verschuldensunabhängige Haftung begründet, ist nur wirksam, wenn der Beschäftigte alleinigen Zugriff auf den Bestand hat und ein angemessenes Mankogeld erhält, das die Haftung deckt (BAG, Urteil vom 17. September 1998 — 8 AZR 175/97). In einem Laden mit wechselnden Schichten und offenem Verkaufsraum ist das praktisch nie der Fall.

Darf der Arbeitgeber in der Inventurwoche eine Urlaubssperre verhängen?

Ja, wenn sie auf die tatsächlichen Inventurtage begrenzt ist. Eine Urlaubssperre ist eine im Voraus erklärte Ablehnung von Urlaubsanträgen und braucht dringende betriebliche Belange (§ 7 Abs. 1 BUrlG). Die gesetzlich vorgeschriebene Inventur ist ein anerkannter Grund, solange die Sperre zeitlich eng gefasst, früh angekündigt und nicht pauschal über den ganzen Januar gelegt wird. Bereits genehmigter Urlaub kann wegen der Inventur nicht widerrufen werden. Gibt es einen Betriebsrat, ist die Sperre als Teil der Urlaubsgrundsätze mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG).

Hinweis: Dieser Beitrag ist redaktionell sorgfältig recherchiert (u. a. §§ 240, 241, 241a, 257 HGB, R 5.3 EStR, §§ 2, 3, 4, 5, 6, 9, 10, 11, 13, 14, 22 ArbZG, § 106 GewO, §§ 7, 12 TzBfG, § 8 SGB IV, §§ 1, 17 MiLoG, § 3b EStG, §§ 8, 12, 14, 17 JArbSchG, §§ 4, 5, 6, 28 MuSchG, § 207 SGB IX, § 7 BUrlG, §§ 9, 10 AÜG, § 619a BGB, §§ 87, 99 BetrVG, BAG 8 AZR 175/97), ersetzt aber keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Das Rechenbeispiel ist vereinfacht. Maßgeblich sind stets der einschlägige Tarifvertrag, die betrieblichen Vereinbarungen, die Vorgaben der zuständigen Aufsichtsbehörde und die individuellen Arbeitsverträge.