Saisonkräfte im Dienstplan: 70 Arbeitstage, Berufsmäßigkeit und die neuen 90 Tage in der Landwirtschaft

Warum die kurzfristige Beschäftigung für Saisonbetriebe attraktiv ist

Wenn die Saison anzieht — Erntespitze, Weihnachtsgeschäft, Festivalsommer, Inventurwoche —, braucht der Dienstplan plötzlich Menschen, die es im Normalbetrieb nicht braucht. Der Minijob hilft dabei nur begrenzt weiter: Er ist bei 603 € im Monat gedeckelt, was beim Mindestlohn von 13,90 € rund 43 Stunden entspricht — für eine Erntehelferin, die im August 160 Stunden arbeitet, völlig unbrauchbar.

Genau diese Lücke schließt die kurzfristige Beschäftigung nach § 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV. Sie ist die zweite Form der geringfügigen Beschäftigung und funktioniert nach einem völlig anderen Prinzip: Nicht der Verdienst ist begrenzt, sondern die Dauer. Wer die Zeitgrenzen einhält, ist in Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung beitragsfrei — bei jeder Höhe des Arbeitsentgelts. Es fallen weder Arbeitnehmer- noch die für Minijobs typischen Pauschalabgaben des Arbeitgebers an.

Das ist ein erheblicher Kostenvorteil, und deshalb schaut die Rentenversicherung bei Betriebsprüfungen genau hin. Die drei Voraussetzungen müssen kumulativ vorliegen:

• Zeitliche Begrenzung: im Voraus vertraglich oder nach der Eigenart der Tätigkeit auf höchstens drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr beschränkt.
• Keine Berufsmäßigkeit — jedenfalls dann nicht, wenn das Entgelt die Geringfügigkeitsgrenze von 603 € im Monat übersteigt.
• Keine regelmäßige Beschäftigung: Die Tätigkeit darf nicht von vornherein auf ständige Wiederholung über mehrere Jahre angelegt sein.

Die zwei Zeitgrenzen — und welche Sie wählen dürfen

Der Gesetzeswortlaut verbindet die beiden Grenzen mit einem „oder“: drei Monate oder 70 Arbeitstage. Nach der aktuellen Auslegung der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung stehen beide Alternativen gleichwertig nebeneinander. Zeitgeringfügigkeit liegt also schon dann vor, wenn eine der beiden Optionen erfüllt ist — die früher verbreitete Regel, dass bei mindestens fünf Arbeitstagen pro Woche zwingend die Monatsgrenze gilt, ist überholt.

Praktisch heißt das:

• Drei Monate passen für den durchgehenden Einsatz — eine Aushilfe, die vom 1. Juni bis 31. August täglich im Betrieb ist, bleibt kurzfristig, selbst wenn das rechnerisch über 70 Arbeitstage sind.
• 70 Arbeitstage passen für den verteilten Einsatz — jemand, der über das ganze Jahr an einzelnen Wochenenden und in Spitzenwochen einspringt, kann damit deutlich länger als drei Kalendermonate im Betrieb sein.

Bei der Monatsberechnung zählt der Kalendermonat. Wenn kurzfristige Beschäftigungen zusammengerechnet werden müssen (dazu unten mehr), tritt an die Stelle der drei Monate eine Rechnung mit 90 Kalendertagen, wobei volle Monate mit 30 Tagen und Teilmonate mit ihren tatsächlichen Tagen angesetzt werden.

Neu ab 2026: 15 Wochen oder 90 Arbeitstage in der Landwirtschaft

Die wichtigste Änderung des Jahres betrifft Saisonbetriebe in der Landwirtschaft. Mit dem SGB VI-Anpassungsgesetz vom 22. Dezember 2025 hat der Gesetzgeber § 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV ergänzt: Für eine Beschäftigung in einem Betrieb der Landwirtschaft gelten seit dem 1. Januar 2026 erweiterte Zeitgrenzen von 15 Wochen oder 90 Arbeitstagen.

Was ein „Betrieb der Landwirtschaft“ ist, richtet sich nach der Klassifikation der Wirtschaftszweige des Statistischen Bundesamtes — maßgeblich sind Abschnitt A, Abteilung 01, Gruppen 01.1 bis 01.6 (Anbau von Pflanzen, Tierhaltung, gemischte Landwirtschaft, Baumschulen sowie landwirtschaftliche Dienstleistungen). Drei Punkte werden dabei in der Praxis regelmäßig übersehen:

• Die Erweiterung gilt ganzjährig, nicht nur in der Ernteperiode — und sie ist nicht auf Erntehelfer beschränkt. Auch Sortier-, Pack- und Stallhilfen in der Saisonspitze fallen darunter.
• Sie hängt am Betrieb, nicht an der Person. In der Gastronomie, im Handel, in der Logistik und in der Veranstaltungswirtschaft bleibt es unverändert bei drei Monaten beziehungsweise 70 Arbeitstagen. Auch der angeschlossene gewerbliche Vermarktungsbetrieb — der Hofladen als eigener Betrieb, die Verarbeitung — profitiert nicht automatisch.
• Bei gemischten Unternehmen kommt es darauf an, wo die Mehrheit der Beschäftigten tätig ist.

Heikel wird es, wenn dieselbe Person im selben Kalenderjahr sowohl auf dem Hof als auch außerhalb der Landwirtschaft kurzfristig arbeitet. Der Zähler läuft über alle Beschäftigungen hinweg, die Grenze aber richtet sich nach dem jeweiligen Betrieb: Für die Beschäftigung im gewerblichen Betrieb ist die Summe an den 70 Tagen zu messen, für die Beschäftigung im landwirtschaftlichen Betrieb an den 90 Tagen. Wer im Frühjahr 60 Tage im Weinbau und im Herbst 20 Tage in einer Kelterei arbeitet, ist im Weinbau noch versicherungsfrei — die Beschäftigung in der Kelterei aber nicht mehr. Lassen Sie sich deshalb bei der Einstellung nicht nur die Zahl der Vortage nennen, sondern auch, in welcher Art von Betrieb sie angefallen sind.

Wie ein Arbeitstag zählt — der stärkste Hebel im Dienstplan

Hier liegt der Unterschied zwischen einem Plan, der die Grenze reißt, und einem, der sie ausreizt. Für den Zähler ist allein entscheidend, ob an einem Kalendertag gearbeitet wurde. Die Stundenzahl ist irrelevant: Ein Tag mit zwei Stunden verbraucht denselben Zähler wie ein Tag mit zehn Stunden. Dazu kommen zwei Regeln, die im Schichtbetrieb Geld wert sind:

• Eine Nachtschicht über zwei Kalendertage zählt als ein Arbeitstag.
• Mehrere kurzfristige Beschäftigungen am selben Kalendertag zählen ebenfalls nur als ein Arbeitstag.

Was das bedeutet, zeigt eine simple Gegenüberstellung. Beide Varianten ergeben 400 Arbeitsstunden:

• Variante A — viele kurze Schichten: 5 Stunden am Tag × 80 Tage. Ergebnis: 80 Arbeitstage — die 70-Tage-Grenze ist gerissen, die Beschäftigung wird in vollem Umfang versicherungspflichtig.
• Variante B — wenige lange Schichten: 10 Stunden am Tag × 40 Tage. Ergebnis: 40 Arbeitstage — die Grenze ist zur Hälfte ausgeschöpft, es bleiben 30 Tage Reserve für Nachschichten und Krankheitsvertretungen.

Die Grenze nach oben zieht dabei das Arbeitszeitgesetz: werktäglich acht Stunden, verlängerbar auf zehn, wenn im Ausgleichszeitraum von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Schnitt acht Stunden nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG). Dazu kommen die Ruhepausen nach § 4 ArbZG — ab sechs Stunden 30 Minuten, ab neun Stunden 45 Minuten — und die Ruhezeit von elf Stunden nach § 5 ArbZG. Ein Zehn-Stunden-Tag ist also zulässig, ein Zwölf-Stunden-Tag ohne tarifliche Grundlage nicht. Für Saisonkräfte unter 18 Jahren gelten zusätzlich die deutlich strengeren Regeln des Jugendarbeitsschutzgesetzes: acht Stunden am Tag ohne Verlängerungsmöglichkeit und zwölf Stunden Freizeit zwischen zwei Schichten.

Die Zusammenrechnung: Ihr Zähler ist nicht Ihr Zähler

Der teuerste Irrtum in der Praxis ist die Annahme, es käme auf die Tage im eigenen Betrieb an. Tatsächlich sind alle kurzfristigen Beschäftigungen eines Kalenderjahres zusammenzurechnen — auch die bei anderen Arbeitgebern, und unabhängig davon, ob sie geringfügig entlohnt waren oder nicht. Wer im Frühjahr 55 Tage auf einem Spargelhof gearbeitet hat, bringt diese 55 Tage in Ihren Betrieb mit; Ihre eigene Einsatzplanung hat dann nur noch 15 Tage Spielraum.

Daraus folgen zwei Pflichten, die in jedes Einstellungsverfahren für Saisonkräfte gehören:

• Vorbeschäftigungen abfragen und dokumentieren. Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, wie viele Arbeitstage beziehungsweise Kalendermonate im laufenden Kalenderjahr bereits in kurzfristigen Beschäftigungen angefallen sind — bei welchem Arbeitgeber und in welcher Betriebsart. Diese Erklärung ist zu den Entgeltunterlagen zu nehmen. Sie ist bei einer Prüfung Ihr wichtigster Entlastungsbeleg.
• Die Rückmeldung der Minijob-Zentrale auswerten. Seit 2022 teilt die Minijob-Zentrale dem Arbeitgeber bei der Anmeldung einer kurzfristigen Beschäftigung mit, ob für die Person im selben Kalenderjahr weitere kurzfristige Beschäftigungen gemeldet sind oder waren. Diese Rückmeldung ist kein Formalakt, sondern die einzige unabhängige Kontrolle, die Sie haben — sie gehört gelesen, bevor die erste Schicht steht.

Ebenfalls seit 2022 gehört in die Anmeldung das Kennzeichen zum Krankenversicherungsschutz: „1“ für gesetzlich versichert, „2“ für privat oder anderweitig im Krankheitsfall abgesichert. Weil kurzfristig Beschäftigte gerade nicht über die Beschäftigung krankenversichert sind, muss ein entsprechender Nachweis vorliegen — Mitgliedsbescheinigung, Nachweis der privaten Versicherung oder Kopie der Versichertenkarte — und in den Entgeltunterlagen aufbewahrt werden. Bei ausländischen Saisonkräften ist das der Punkt, an dem es in Prüfungen am häufigsten klemmt.

Berufsmäßigkeit: das K.-o.-Kriterium

Selbst wenn die Tage stimmen, kann die Versicherungsfreiheit an der Berufsmäßigkeit scheitern. Berufsmäßig ist eine Beschäftigung, wenn sie für die betreffende Person nicht von untergeordneter wirtschaftlicher Bedeutung ist, also dem Lebensunterhalt dient. Die Prüfung ist zweistufig und greift nur, wenn beides zutrifft: Die Beschäftigung wird berufsmäßig ausgeübt und das Arbeitsentgelt übersteigt die Geringfügigkeitsgrenze von 603 € im Monat (Stand 2026). Bleibt das Entgelt darunter, ist die Berufsmäßigkeit unschädlich.

Für die häufigsten Fallgruppen gibt es feste Wertungen. Regelmäßig berufsmäßig sind Beschäftigungen von:

• Personen, die bei der Agentur für Arbeit als arbeitsuchend oder ausbildungsuchend gemeldet sind — auch ohne Leistungsbezug,
• Beschäftigten in Elternzeit oder in unbezahltem Urlaub, deren Hauptbeschäftigung ruht,
• Schulabgängern in der Zeit zwischen Schulende und dem Beginn einer Berufsausbildung,
• Personen, die durch mehrere aufeinanderfolgende kurzfristige Beschäftigungen ihren Lebensunterhalt bestreiten.

Regelmäßig nicht berufsmäßig sind dagegen Beschäftigungen von:

• Schülern und Studierenden in den Semesterferien — für Studierende lohnt zusätzlich der Blick in den Ratgeber zu Werkstudenten und Praktikanten, weil dort eine eigene 26-Wochen-Regel gilt,
• Rentnern und Personen, die endgültig aus dem Erwerbsleben ausgeschieden sind,
• Personen, die eine versicherungspflichtige Hauptbeschäftigung ausüben und die Saisonarbeit nebenher leisten,
• Personen ohne Erwerbsabsicht, die ihren Lebensunterhalt anderweitig bestreiten.

Der Merksatz für die Personalabteilung: Ein Arbeitsloser, der im August für 1.400 € auf dem Feld aushilft, ist trotz 20 Arbeitstagen versicherungspflichtig. Ein Student, der dieselbe Arbeit für dasselbe Geld macht, ist es nicht. Die Erklärung zur Berufsmäßigkeit gehört deshalb — genau wie die Abfrage der Vorbeschäftigungen — in den Einstellungsbogen und in die Entgeltunterlagen.

Prognose bei Beginn — und was beim Überschreiten passiert

Die Beurteilung erfolgt bei Beginn der Beschäftigung in vorausschauender Betrachtung. Stellt sich später heraus, dass die Grenze doch überschritten wird — weil die Ernte länger dauert oder der Vertrag verlängert wird —, gilt eine für Arbeitgeber wichtige Erleichterung: Die Versicherungspflicht tritt ab dem Tag ein, an dem das Überschreiten erkennbar wird, nicht rückwirkend ab Beginn. Wird also am 20. Tag klar, dass es insgesamt 80 statt 70 Tage werden, bleibt die Zeit bis dahin beitragsfrei.

Diese Erleichterung setzt allerdings eine ordentliche, dokumentierte Prognose voraus. Wer von vornherein damit rechnen musste, dass es länger wird, hat keine falsche Prognose gestellt, sondern von Anfang an falsch beurteilt — dann werden die Beiträge rückwirkend ab dem ersten Tag nacherhoben, samt Säumniszuschlägen. Halten Sie deshalb fest, worauf die Prognose beruhte: der befristete Vertrag, die Erntedauer der Vorjahre, die abgefragten Vorbeschäftigungszeiten.

Ein zweiter Ausschlussgrund wird oft übersehen: Eine kurzfristige Beschäftigung liegt von vornherein nicht vor, wenn sie bei vorausschauender Betrachtung auf ständige Wiederholung angelegt ist und über mehrere Jahre ausgeübt werden soll. Der Rahmenvertrag mit einer Aushilfe, die „jedes Jahr im Advent wieder da ist“, mit vorhersehbarer Dauer und vorhersehbaren Einsatzterminen, ist keine kurzfristige, sondern eine regelmäßige Beschäftigung. Wenn Sie dieselben Menschen jede Saison zurückholen wollen — und das ist betrieblich meist richtig —, dann verzichten Sie besser auf Rahmenverträge mit im Voraus feststehenden Einsatzterminen und schließen für jede Saison einen eigenen befristeten Vertrag.

Rechenbeispiel: Erntesaison mit 90 Tagen und Zusatzeinsatz

Ein Obstbaubetrieb (WZ-Gruppe 01.2) beschäftigt eine Erntehelferin ab 2026 unter den erweiterten Grenzen. Geplant sind 90 Arbeitstage:

• Mai bis Juli: Erdbeer- und Kirschernte an 62 Arbeitstagen, überwiegend Zehn-Stunden-Tage (mit 45 Minuten Pause, § 4 ArbZG). Zähler: 62 von 90.
• September: Apfelernte an 24 weiteren Arbeitstagen. Zähler: 86 von 90.
• Oktober: Vier Tage Nachlese und Lagerarbeit. Zähler: 90 von 90 — Grenze erreicht.
• November: Der Betrieb will dieselbe Kraft an zwei Wochenenden im angeschlossenen Hofladen als gewerblichem Vermarktungsbetrieb einsetzen. Das geht nicht mehr beitragsfrei: Für den gewerblichen Betrieb gilt die 70-Tage-Grenze, und die ist mit 90 angerechneten Vortagen längst überschritten. Die Beschäftigung im Hofladen ist ab dem ersten Tag versicherungspflichtig.

Die saubere Alternative wäre gewesen, die vier Oktobertage nicht zu planen und die Reserve für den Hofladen zu behalten — oder den Hofladeneinsatz von vornherein als Minijob unterhalb von 603 € aufzusetzen. Beides sind Entscheidungen, die im Dienstplan getroffen werden, lange bevor die Lohnabrechnung sie sichtbar macht.

Was trotz Beitragsfreiheit uneingeschränkt gilt

Die Versicherungsfreiheit betrifft ausschließlich die Sozialversicherung. Arbeitsrechtlich sind Saisonkräfte ganz normale Arbeitnehmer — der häufigste und teuerste Irrtum in Saisonbetrieben. Konkret:

• Mindestlohn: 13,90 € pro Stunde (2026), in tarifgebundenen Branchen der höhere Branchenmindestlohn. Kost und Logis dürfen nur in engen Grenzen angerechnet werden.
• Arbeitszeitgesetz: Höchstarbeitszeiten, Pausen, elf Stunden Ruhezeit und die Regeln zu Sonn- und Feiertagsarbeit gelten unverändert. In der Landwirtschaft greifen für die Ruhezeit die Verkürzungsmöglichkeiten des § 5 Abs. 2 ArbZG, aber nur mit dem dort vorgeschriebenen Ausgleich.
• Urlaub: Auch eine achtwöchige Beschäftigung erzeugt Urlaubsanspruch. Weil die Wartezeit von sechs Monaten (§ 4 BUrlG) nicht erfüllt wird, entsteht Teilurlaub nach § 5 BUrlG: ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Beschäftigungsmonat, bei Beendigung nach § 7 Abs. 4 BUrlG abzugelten. Die Berechnung erklärt der Ratgeber zum Urlaubsanspruch.
• Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall: Hier gibt es einen echten Unterschied — der Anspruch entsteht nach § 3 Abs. 3 EFZG erst nach vierwöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses. Wer in Woche zwei krank wird, hat noch keinen Anspruch. Die Anzeigepflicht nach § 5 EFZG besteht dagegen ab dem ersten Tag.
• Feiertagsvergütung: Keine Wartezeit. Fällt eine eingeplante Schicht auf einen gesetzlichen Feiertag, wird sie nach § 2 EFZG bezahlt — siehe Feiertagsvergütung nach § 2 EFZG.
• Unfallversicherung: Beitragspflichtig. Die Beitragsfreiheit des § 8 SGB IV erfasst die gesetzliche Unfallversicherung nicht — die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft beziehungsweise der SVLFG ist Pflicht.
• Umlagen: Die Umlage U2 (Mutterschaft) fällt an, die Umlage U1 nur, wenn das Arbeitsverhältnis für länger als vier Wochen begründet wird. Dazu kommt die Insolvenzgeldumlage.
• Mitbestimmung: Existiert ein Betriebsrat, ist auch der Saisondienstplan nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG mitbestimmt, und die Einstellung jeder Saisonkraft ist nach § 99 BetrVG zustimmungspflichtig — siehe Betriebsrat und Dienstplan.

Die Befristung sauber aufsetzen

Damit die zeitliche Begrenzung überhaupt trägt, muss sie im Voraus vertraglich vereinbart sein — und zwar wirksam. Drei Punkte entscheiden:

• Schriftform vor Arbeitsantritt. Die Befristungsabrede bedarf nach § 14 Abs. 4 TzBfG der Schriftform. Diese Schriftform ist von den Erleichterungen des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes nicht erfasst: Der Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen darf seit dem 1. Januar 2025 in Textform erfolgen, die Befristung selbst nicht. Eine per E-Mail geschlossene Befristung ist unwirksam — und aus der Saisonkraft wird ein unbefristetes Arbeitsverhältnis. Der Vertrag muss außerdem vor dem ersten Arbeitstag unterschrieben sein.
• Sachgrund oder sachgrundlos? Für die erste Saison genügt die sachgrundlose Befristung nach § 14 Abs. 2 TzBfG bis zu zwei Jahren. Bei Rückkehrern greift jedoch das Vorbeschäftigungsverbot des § 14 Abs. 2 Satz 2 TzBfG — mit demselben Arbeitgeber ist keine erneute sachgrundlose Befristung möglich. Dann brauchen Sie den Sachgrund des vorübergehenden betrieblichen Bedarfs nach § 14 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 TzBfG, der bei echter Saisonarbeit anerkannt ist. Er muss allerdings konkret begründbar sein: Erntezeitraum, Saisonverlauf, Auftragslage — nicht bloß „Saison“ als Etikett.
• Feste Wochenarbeitszeit vereinbaren. Wer Saisonkräfte flexibel abruft, ohne eine Wochen- und Tagesarbeitszeit zu vereinbaren, landet in der 20-Stunden-Fiktion des § 12 Abs. 1 TzBfG. Details in Arbeit auf Abruf.

Steuer: 25 % pauschal — aber nur in einem engen Fenster

Sozialversicherungsfrei heißt nicht steuerfrei. Der Arbeitslohn ist grundsätzlich nach den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) zu versteuern. Alternativ erlaubt § 40a Abs. 1 EStG eine Pauschalierung mit 25 % (zuzüglich Solidaritäts- zuschlag und Kirchensteuer) — allerdings unter Voraussetzungen, die mit der sozialversicherungsrechtlichen Kurzfristigkeit nicht deckungsgleich sind:

• gelegentliche, nicht regelmäßig wiederkehrende Beschäftigung,
• Dauer von höchstens 18 zusammenhängenden Arbeitstagen,
• durchschnittlicher Arbeitslohn von höchstens 150 € je Arbeitstag — es sei denn, die Beschäftigung wurde zu einem unvorhersehbaren Zeitpunkt sofort erforderlich,
• Stundenlohn von höchstens 19 €.

Rechnen Sie das gegen Ihren Plan: Bei 13,90 € Mindestlohn ist die Stundenlohngrenze unproblematisch, die 150-€-Tagesgrenze ist bei einem Zehn-Stunden-Tag mit 139 € gerade noch eingehalten — die 18 zusammenhängenden Arbeitstage sind in einer Erntesaison dagegen schnell überschritten. Wer 62 Tage am Stück plant, kann § 40a Abs. 1 EStG nicht nutzen. Für Aushilfskräfte in der Land- und Forstwirtschaft hält § 40a Abs. 3 EStG einen eigenen Pauschsteuersatz von 5 % bereit — mit eigenen, ebenfalls engen Voraussetzungen. Die konkrete Wahl gehört in die Abstimmung mit dem Steuerberater; im Dienstplan zählt nur, dass Sie die Grenzen kennen, bevor die Schichten stehen.

Meldungen und Aufzeichnungen: wo Prüfungen wirklich wehtun

• Anmeldung bei der Minijob-Zentrale mit Personengruppenschlüssel 110 und dem Kennzeichen zum Krankenversicherungsschutz — vor Beginn der Beschäftigung.
• Sofortmeldung nach § 28a Abs. 4 SGB IV: In den Wirtschaftsbereichen des § 2a SchwarzArbG — darunter Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderung, Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe, Schaustellergewerbe, Gebäudereinigung, Auf- und Abbau von Messen, Fleischwirtschaft sowie das Wach- und Sicherheitsgewerbe — muss der Beginn der Beschäftigung spätestens bei Aufnahme der Tätigkeit gemeldet werden. Verstöße kosten bis zu 25.000 € (§ 111 Abs. 4 SGB IV). Der Branchenkatalog wurde zum 1. Januar 2026 angepasst — prüfen Sie vor der Saison die aktuelle Fassung, statt sich auf eine Liste aus dem Vorjahr zu verlassen.
• Mitführungspflicht: In denselben Branchen müssen Beschäftigte Personalausweis, Pass oder Ersatzdokument mitführen; der Arbeitgeber muss sie darüber schriftlich informieren und den Nachweis aufbewahren (§ 2a Abs. 1 SchwarzArbG).
• Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG: Bei geringfügig Beschäftigten — und dazu zählen kurzfristig Beschäftigte — sowie in den Branchen des § 2a SchwarzArbG sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit binnen sieben Tagen aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren. Bußgeld bis 30.000 €. Details im Ratgeber zur Aufzeichnungspflicht; unabhängig davon gilt die allgemeine Pflicht zur Zeiterfassung.
• Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen nach dem NachwG — seit dem 1. Januar 2025 in Textform möglich, mit Aufforderung zum Empfangsnachweis. Die Ausnahme für Aushilfsverhältnisse bis zu einem Monat gibt es seit der Reform 2022 nicht mehr: Auch die Zwei-Wochen-Aushilfe braucht den Nachweis.
• Ausländische Saisonkräfte: Bei Beschäftigten aus dem EU-Ausland, die weiterhin im Heimatland sozialversichert sind, ist die A1-Bescheinigung vorzuhalten. Für Drittstaatsangehörige kommt das Aufenthalts- und Beschäftigungsrecht hinzu — die Saisonbeschäftigung nach der Beschäftigungsverordnung ist auf 90 Tage innerhalb von 180 Tagen begrenzt und läuft damit auf einer eigenen Uhr, die mit dem 70- beziehungsweise 90-Tage-Zähler der Sozialversicherung nichts zu tun hat. Beide Zähler müssen getrennt geführt werden.

Checkliste für die Saisonplanung

• Vor der Einstellung: Vorbeschäftigungszeiten im laufenden Kalenderjahr abfragen (Tage, Arbeitgeber, Betriebsart), Erklärung zur Berufsmäßigkeit einholen, Krankenversicherungsnachweis zu den Unterlagen nehmen.
• Vertrag: schriftlich und vor dem ersten Arbeitstag, mit klarem Enddatum, fester Wochen- und Tagesarbeitszeit und — bei Rückkehrern — konkret begründetem Sachgrund.
• Grenze festlegen: 70 Arbeitstage oder drei Monate; im landwirtschaftlichen Betrieb 90 Arbeitstage oder 15 Wochen. Bei gemischten Einsätzen die niedrigere Grenze zum Maßstab machen.
• Schichten schneiden: Stundenvolumen auf möglichst wenige, dafür längere Tage legen — innerhalb der Grenzen des ArbZG.
• Puffer lassen: mindestens fünf bis zehn Tage Reserve für Nachschichten, Wetterverzug und Krankheitsvertretungen.
• Laufend zählen: Ist-Tage nach jeder Woche gegen den Zähler prüfen und die Prognose aktualisieren, sobald sich der Saisonverlauf ändert.
• Melden und dokumentieren: Anmeldung, gegebenenfalls Sofortmeldung, MiLoG-Aufzeichnungen, NachwG-Niederschrift.

Der Tageszähler gehört in den Dienstplan, nicht in die Lohnabrechnung

Der eigentliche Grund, warum die 70-Tage-Grenze in der Praxis reißt, ist selten Unkenntnis. Er ist organisatorisch: Der Zähler läuft in der Personalabteilung, geplant wird aber in der Schicht. Jemand springt am Sonntag für zwei Stunden ein, eine Nachlese wird kurzfristig angesetzt, ein Tausch verschiebt einen Einsatz über eine Monatsgrenze — und niemand rechnet in diesem Moment nach, der wievielte Arbeitstag das für diese Person im Kalenderjahr ist. Sichtbar wird es erst bei der Abrechnung, manchmal erst bei der Betriebsprüfung, und dann rückwirkend für die gesamte Saison. In einer Excel-Vorlage lässt sich das kaum zuverlässig führen, weil dort niemand die Vorbeschäftigungen bei anderen Arbeitgebern kennt und der Zähler nicht warnt, sondern bestenfalls dokumentiert.

Dienstplan-Software dreht die Reihenfolge um: Sie hinterlegen pro Saisonkraft ein Tageskontingent — inklusive der eingebrachten Vortage aus anderen Beschäftigungen —, und das System zeigt beim Zuweisen jeder Schicht, wie viele Arbeitstage noch frei sind. Wird eine Schicht eingeplant, die den Zähler reißen würde, warnt das System vorher. Zusammen mit der integrierten Zeiterfassung sind zugleich die MiLoG-Aufzeichnungen erledigt, und Sie sehen auf einen Blick, wo sich Stunden auf weniger Tage bündeln lassen. Welche Lösung zu Ihrem Betrieb passt, zeigt der Vergleich der Dienstplan-Software.