Führungskräfte im Dienstplan: Wer nach § 18 ArbZG aus dem Arbeitszeitgesetz herausfällt — und warum Schichtleiter, Filialleiter und Stationsleitungen es nicht tun

Warum diese Frage in der Dienstplanung nie gestellt wird

Wer einen Dienstplan aufsetzt, beginnt mit den Rollen: Wer darf planen, wer wird geplant. Die Führungskraft landet auf der Planerseite — und verschwindet damit aus der Prüfung. Die Software, die für jede Servicekraft die elf Stunden Ruhezeit zählt, den Pausenabzug rechnet und bei der siebten Schicht in Folge warnt, prüft bei der Restaurantleitung nichts, weil die Restaurantleitung nicht als Schicht, sondern als Anwesenheit erfasst ist. Das ist keine Bosheit, sondern ein Standardmuster: Die Person, die den Plan schreibt, schreibt sich selbst nicht hinein.

Rechtlich ist dieses Muster nur dann sauber, wenn die Führungskraft tatsächlich vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen ist. Und dafür gibt es genau eine Norm: § 18 ArbZG. Sie ist kurz, sie ist eng und sie meint mit „leitend“ etwas völlig anderes als der betriebliche Sprachgebrauch. Der Schichtleiter leitet eine Schicht. Der leitende Angestellte leitet — im Sinne des Gesetzes — ein Stück des Unternehmens. Zwischen diesen beiden Bedeutungen liegt der Unterschied zwischen einem rechtmäßigen Dienstplan und einem Bußgeldverfahren.

§ 18 ArbZG: Wer wirklich herausfällt

§ 18 Abs. 1 ArbZG zählt abschließend auf, für wen das Gesetz nicht gilt:

• Nr. 1: Leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG sowie Chefärzte. Das ist die Ausnahme, um die es im Schichtbetrieb geht.
• Nr. 2: Leiter öffentlicher Dienststellen und deren Vertreter sowie Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst, die zu selbständigen Entscheidungen in Personalangelegenheiten befugt sind — die Parallelnorm für Behörden und Körperschaften.
• Nr. 3: Arbeitnehmer, die in häuslicher Gemeinschaft mit den ihnen anvertrauten Personen zusammenleben und sie eigenverantwortlich erziehen, pflegen oder betreuen — etwa Hauseltern in einer Wohngruppe. Nicht gemeint sind Pflegekräfte im Schichtdienst einer Einrichtung.
• Nr. 4: Der liturgische Bereich der Kirchen und Religionsgemeinschaften.

Die Absätze 2 und 3 verweisen Seeleute und Luftfahrtbesatzungen in ihre Spezialgesetze. Für den Handel, die Gastronomie, die Pflege, die Logistik und die Produktion bleibt also allein Nr. 1 — und die verweist auf das Betriebsverfassungsgesetz. Wer leitender Angestellter ist, entscheidet nicht das Arbeitszeitgesetz, sondern § 5 Abs. 3 BetrVG, und diese Norm ist geschrieben worden, um den Betriebsrat von der Unternehmensleitung abzugrenzen — nicht, um Arbeitsschutz auszuhebeln. Entsprechend hoch liegt die Hürde.

Eine Vorfrage, die im Kleinbetrieb oft übersehen wird: Der GmbH-Geschäftsführer und der Inhaber fallen nicht unter § 18 ArbZG, weil sie schon keine Arbeitnehmer sind — das Gesetz ist auf sie von vornherein nicht anwendbar. Ihre Wochenstunden im Dienstplan sind kein Compliance-Thema. Das ändert sich mit der ersten angestellten Betriebsleitung.

§ 5 Abs. 3 BetrVG: Die drei Merkmale — und warum sie so selten passen

Leitender Angestellter ist nach § 5 Abs. 3 Satz 2 BetrVG, wer nach Arbeitsvertrag und Stellung im Unternehmen eines der folgenden Merkmale erfüllt:

Nr. 1: Selbständige Einstellungs- und Entlassungsbefugnis

Die Befugnis muss beides umfassen — Einstellung und Entlassung —, sie muss im Innen- und im Außenverhältnis bestehen und sie muss selbständig sein. Ein Vorschlagsrecht genügt nicht, ein Vorstellungsgespräch mit anschließender Freigabe durch die Zentrale genügt nicht, und die Befugnis, Aushilfen bis zu einem Budget einzustellen, genügt ebenfalls nicht. Das Bundesarbeitsgericht verlangt darüber hinaus, dass sich die Befugnis auf eine für das Unternehmen bedeutsame Zahl von Arbeitnehmern bezieht — Personalverantwortung für eine kleine Einheit reicht nicht, es sei denn, diese Einheit ist für das Unternehmen von besonderem Gewicht (BAG 5. Mai 2010 — 7 ABR 97/08). Ein Marktleiter mit zwölf Beschäftigten in einer Kette mit vierzig Märkten ist damit draußen, selbst wenn er formal Verträge unterschreiben darf.

Nr. 2: Generalvollmacht oder Prokura

Die Prokura muss im Verhältnis zum Arbeitgeber „nicht unbedeutend“ sein — eine Titularprokura, die intern an enge Vorgaben gebunden ist, erfüllt das Merkmal nicht. Im Schichtbetrieb ist dieses Kriterium praktisch irrelevant: Der Küchenchef hat keine Prokura, die Pflegedienstleitung auch nicht.

Nr. 3: Unternehmerische Teilaufgaben

Das dritte Merkmal ist das weiteste und zugleich das missverständlichste. Es erfasst, wer regelmäßig Aufgaben wahrnimmt, die für den Bestand und die Entwicklung des Unternehmens von Bedeutung sind, deren Erfüllung besondere Erfahrungen und Kenntnisse voraussetzt und die er im Wesentlichen frei von Weisungen entscheidet oder maßgeblich beeinflusst. Gemeint sind Personen, die unternehmerische Entscheidungen treffen — Standortstrategie, Investitionen, Produktlinien, Personalstruktur —, nicht Personen, die eine Einheit nach Vorgaben führen. Die Leitung einer Station, einer Filiale, einer Schicht oder einer Küche ist Ausführung unternehmerischer Entscheidungen, nicht deren Quelle. Dass die Aufgabe anspruchsvoll ist, Verantwortung trägt und ein höheres Gehalt rechtfertigt, ändert daran nichts.

Die Zweifelsregel des § 5 Abs. 4 BetrVG

Nur wenn nach Abs. 3 Nr. 3 Zweifel bleiben, greift Abs. 4 mit Hilfskriterien: Zuordnung bei der letzten Betriebsratswahl, Zugehörigkeit zu einer Leitungsebene mit überwiegend leitenden Angestellten, ein für leitende Angestellte übliches Jahresentgelt — und als letztes Kriterium ein Jahresarbeitsentgelt über dem Dreifachen der Bezugsgröße nach § 18 SGB IV. 2026 liegt die Bezugsgröße bei 3.955 Euro im Monat, das Dreifache des Jahreswerts also bei 142.380 Euro. Wer das als Gehaltsgrenze für die Zeiterfassung liest, hat die Norm falsch herum gelesen: Das Entgelt kann Zweifel auflösen, aber keine fehlende Unternehmerfunktion ersetzen. Eine Restaurantleitung mit 4.200 Euro ist auch nach Abs. 4 nichts anderes als eine Arbeitnehmerin im vollen Anwendungsbereich des Arbeitszeitgesetzes.

Prüftabelle: Typische Führungsrollen im Schichtbetrieb

Die folgende Übersicht ordnet die üblichen Rollen ein. Sie ersetzt keine Einzelfallprüfung — ein „Betriebsleiter“ kann in einem Betrieb echte Unternehmerfunktion haben und im nächsten ein Schichtführer mit besserem Titel sein. Entscheidend ist die tatsächliche Stellung, nicht die Bezeichnung im Vertrag.

Rolle	Leitender Angestellter nach § 5 Abs. 3 BetrVG?	Folge für Dienstplan und Zeiterfassung
Schichtleiter, Schichtführer, Teamleiter	Nein. Fachliche Weisungsbefugnis in der Schicht, keine Personalhoheit, keine Unternehmerfunktion.	ArbZG vollständig; Aufzeichnung nach § 16 Abs. 2 ArbZG; Betriebsrat bestimmt mit.
Küchenchef, Restaurantleiter, Hotelmanager (Einzelbetrieb)	Regelmäßig nein. Einstellungsbefugnis meist nur für Aushilfen oder mit Freigabe der Geschäftsführung; Budgets und Konzept kommen von oben.	ArbZG vollständig; zusätzlich § 17 MiLoG (Gastgewerbe), sofern nicht MiLoDokV-Schwelle erreicht.
Filialleiter, Marktleiter in einer Kette	Nein. Selbst mit formaler Vertragsunterschrift fehlt die Bedeutsamkeit für das Unternehmen (BAG 5. Mai 2010 — 7 ABR 97/08); Zentralvorgaben binden.	ArbZG vollständig; Öffnungszeiten-Randschichten und Inventuren sind ruhezeitrelevant.
Stationsleitung, Wohnbereichsleitung, Pflegedienstleitung	Nein. Auch die PDL führt nach Vorgaben der Einrichtungsleitung; Personalhoheit liegt meist beim Träger.	ArbZG vollständig; Rufbereitschaft und Einspringen sind Arbeitszeit bzw. ruhezeitrelevant.
Oberarzt, leitender Oberarzt	Nein. § 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG nennt nur Chefärzte; die Ausnahme wird eng verstanden.	ArbZG vollständig; Bereitschaftsdienst ist Arbeitszeit, Opt-out nur nach § 7 Abs. 2a ArbZG.
Chefarzt mit Abteilungsleitung	Ja, kraft ausdrücklicher Nennung in § 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG.	Kein ArbZG; Arbeitsschutzgesetz und Fürsorgepflicht gelten weiter.
Betriebsleiter, Standortleiter mit eigener Personal- und Budgethoheit	Möglich — wenn selbständige Einstellung und Entlassung einer bedeutsamen Zahl von Beschäftigten oder echte unternehmerische Teilaufgaben nachweisbar sind. Einzelfall.	Bei Bejahung kein ArbZG; Sprecherausschuss statt Betriebsrat; Erfassungspflicht nach ArbSchG umstritten.
Geschäftsführer, Inhaber	Keine Arbeitnehmer — Frage stellt sich nicht.	Kein ArbZG; im Dienstplan nur als Anwesenheit sinnvoll.

Was für die „normale“ Führungskraft konkret gilt

Fällt die Rolle — wie fast immer — nicht unter § 18 ArbZG, ist die Führungskraft im Arbeitszeitrecht eine Arbeitnehmerin wie jede andere. Vier Punkte sind im Dienstplan die häufigsten Bruchstellen:

• Höchstarbeitszeit (§ 3 ArbZG): acht Stunden werktäglich, zehn mit Ausgleich auf acht im Schnitt binnen sechs Monaten. Die Schichtleitung, die eine Stunde vor Schichtbeginn kommt und nach Schichtende den Kassenabschluss macht, überschreitet die Zehn-Stunden-Grenze regelmäßig, ohne dass es irgendwo steht.
• Ruhezeit (§ 5 ArbZG): elf Stunden zwischen Dienstende und Dienstbeginn, in Gastronomie, Pflege und einigen weiteren Bereichen auf zehn verkürzbar mit Ausgleich. Der klassische Verstoß ist die Schließ-und-Öffnungs-Kombination: Spätschicht bis 1:30 Uhr mit Abschluss, Frühöffnung um 9 Uhr. Das sind siebeneinhalb Stunden. Mehr dazu im Beitrag zur Ruhezeit nach § 5 ArbZG.
• Pausen (§ 4 ArbZG): dreißig Minuten ab sechs Stunden, fünfundvierzig ab neun — und zwar als echte Freistellung, nicht als „Essen am Pass, während das Telefon klingelt“. Die Führungskraft, die in der Pause erreichbar bleiben muss, hat keine Pause gemacht; Details im Beitrag zu den Ruhepausen.
• Sonn- und Feiertagsarbeit (§§ 9–11 ArbZG): fünfzehn beschäftigungsfreie Sonntage im Jahr und Ersatzruhetage gelten auch für die Leitung. Wer als Einziger jeden Sonntag „nur kurz“ aufschließt, sammelt Verstöße, die keine Betriebsprüfung übersieht.

Dazu kommt die Aufzeichnungspflicht des § 16 Abs. 2 ArbZG: Alle über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit und jede Sonn- und Feiertagsarbeit sind aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren. Die Norm hat keine Gehalts- und keine Hierarchiegrenze. Ein Betrieb, der seine Schichtleiter aus der Zeiterfassung ausnimmt, verletzt sie an jedem Tag, an dem eine Schichtleitung länger als acht Stunden arbeitet — und das ist im Schichtbetrieb der Normalfall.

Die Gehaltsgrenze, die es nicht gibt — und die, die es gibt

Die Vorstellung, ab einem bestimmten Gehalt entfalle die Zeiterfassung, hat eine reale Wurzel, aber sie steht im falschen Gesetz. Die Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung (MiLoDokV) befreit von den Aufzeichnungspflichten nach § 17 MiLoG — also von der Pflicht, für geringfügig Beschäftigte und für Beschäftigte in den Wirtschaftsbereichen des § 2a SchwarzArbG (unter anderem Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Bau, Gebäudereinigung, Speditions- und Logistikgewerbe, Fleischwirtschaft, Wach- und Sicherheitsgewerbe) Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit spätestens bis zum siebten Kalendertag zu dokumentieren. Die Befreiung greift nach § 1 MiLoDokV, wenn

• das verstetigte regelmäßige Monatsentgelt brutto 4.461 Euro überschreitet, oder
• es 2.974 Euro überschreitet und der Arbeitgeber dieses Entgelt nachweislich für die letzten vollen zwölf Monate gezahlt hat (Zeiten ohne Entgeltanspruch bleiben außer Betracht), oder
• es sich um im Betrieb mitarbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder oder Eltern des Arbeitgebers handelt.

Das ist alles. Die MiLoDokV sagt nichts zum Arbeitszeitgesetz, nichts zu § 16 Abs. 2 ArbZG und nichts zur Erfassungspflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz. Eine Restaurantleitung mit 3.600 Euro, die seit zwei Jahren im Betrieb ist, muss nicht mehr nach § 17 MiLoG dokumentiert werden — ihre Mehrarbeit über acht Stunden und ihre Sonntage aber sehr wohl nach § 16 Abs. 2 ArbZG, und ihre gesamte Arbeitszeit nach der BAG-Rechtsprechung zum Arbeitsschutzgesetz. Die Verordnung nimmt eine Pflicht weg und lässt zwei stehen. Wer die drei Pflichten auseinanderhält, versteht auch, warum der Beitrag zur Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG und der zur allgemeinen Zeiterfassungspflicht zwei verschiedene Texte sind.

Zeiterfassung für echte leitende Angestellte: Die offene Flanke

Für den kleinen Kreis, der tatsächlich unter § 18 ArbZG fällt, ist die Lage seit 2022 weniger klar, als es scheint. Das Bundesarbeitsgericht hat die Pflicht zur Einführung eines Zeiterfassungssystems nicht aus dem Arbeitszeitgesetz, sondern aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG abgeleitet (BAG 13. September 2022 — 1 ABR 22/21) — und das Arbeitsschutzgesetz kennt keine Ausnahme für leitende Angestellte. Dem Wortlaut nach müsste also auch die Arbeitszeit der Standortleitung mit Prokura erfasst werden, obwohl für sie weder Höchstarbeitszeit noch Ruhezeit gelten.

Das Unionsrecht lässt hier eine Ausnahme zu: Art. 17 Abs. 1 der Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG erlaubt Abweichungen für „leitende Angestellte oder sonstige Personen mit selbständiger Entscheidungsbefugnis“, deren Arbeitszeit wegen der besonderen Merkmale der Tätigkeit nicht gemessen oder im Voraus festgelegt wird. Der deutsche Gesetzgeber hat diese Ausnahme im Arbeitsschutzgesetz bislang nicht ausgesprochen. Der Referentenentwurf zur ArbZG-Reform will das nachholen und leitende Angestellte ausdrücklich von der Erfassungspflicht ausnehmen — welche Fassung am Ende gilt, ist offen; der Stand ist im Beitrag zur Arbeitszeitgesetz-Reform dokumentiert. Bis dahin ist der sichere Weg, auch leitende Angestellte in das Erfassungssystem aufzunehmen, die Aufzeichnung an sie zu delegieren und die Kontrolle beim Arbeitgeber zu belassen. Der Aufwand ist gering, weil es wenige sind.

Unabhängig von der Erfassung gilt für leitende Angestellte das Arbeitsschutzgesetz insgesamt — Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG, Fürsorgepflicht nach § 618 BGB. Eine Klinik, die einen Chefarzt über Jahre auf siebzig Wochenstunden fährt, verstößt nicht gegen § 3 ArbZG, wohl aber gegen ihre Pflicht, arbeitsbedingte Gesundheitsgefahren zu beurteilen und zu begrenzen. Der Beitrag zur Gefährdungsbeurteilung der Arbeitszeit zeigt, was das für den Schichtplan bedeutet.

Überstunden: Vergütungserwartung statt Titel

Die zweite Gehaltsgrenze, die tatsächlich existiert, betrifft nicht die Zeiterfassung, sondern die Bezahlung von Überstunden. Ohne ausdrückliche Regelung im Arbeitsvertrag richtet sich der Anspruch nach § 612 Abs. 1 BGB: Eine Vergütung gilt als stillschweigend vereinbart, wenn die Leistung den Umständen nach nur gegen Vergütung zu erwarten ist. Das Bundesarbeitsgericht verneint diese objektive Vergütungserwartung bei „Diensten höherer Art“ und bei Beschäftigten, deren Gehalt die Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung überschreitet (BAG 22. Februar 2012 — 5 AZR 765/10; zur Vergütungserwartung grundlegend BAG 17. August 2011 — 5 AZR 406/10). 2026 liegt diese Grenze bei 8.450 Euro im Monat, 101.400 Euro im Jahr.

Unterhalb dieser Grenze — und dort befinden sich Schichtleiter, Küchenchefs, Stationsleitungen und Marktleiter fast ausnahmslos — sind Überstunden zu vergüten oder in Freizeit auszugleichen. Die im Schichtbetrieb beliebte Vertragsklausel „Mit dem Gehalt sind sämtliche Überstunden abgegolten“ ist nach § 307 Abs. 1 Satz 2 BGB intransparent und unwirksam, weil der Beschäftigte bei Vertragsschluss nicht erkennen kann, was auf ihn zukommt (BAG 1. September 2010 — 5 AZR 517/09). Zulässig ist eine Pauschalabgeltung mit klar bezifferter Obergrenze — etwa „bis zu zwanzig Überstunden im Monat sind mit dem Gehalt abgegolten“ —, solange die Gesamtvergütung nicht unter den Mindestlohn rutscht (BAG 16. Mai 2012 — 5 AZR 331/11). Alles darüber ist gesondert zu zahlen. Die Einzelheiten zu Anordnung, Darlegungslast und Verfall behandelt der Beitrag zu Überstunden; dass die Darlegungslast ohne Aufzeichnung gegen den Arbeitgeber ausfällt, ist der praktische Grund, Führungskräfte nicht aus der Erfassung zu nehmen.

Betriebsrat: Die Leitung ist Teil der Belegschaft

Aus § 5 Abs. 3 BetrVG folgt auch die betriebsverfassungsrechtliche Konsequenz: Wer kein leitender Angestellter ist, wird vom Betriebsrat vertreten — und sein Dienstplan unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 und 3 BetrVG wie der jeder anderen Beschäftigten. Ein Dienstplan, der die Schichtleitungen aussortiert und nur die „Mannschaft“ zur Zustimmung vorlegt, ist insoweit unvollständig; die Änderung der Schichtleiter-Einteilung ohne Betriebsrat ist genauso mitbestimmungswidrig wie die Änderung jeder anderen Schicht. Nur die Arbeitszeit echter leitender Angestellter ist der Zuständigkeit des Betriebsrats entzogen — für sie ist, wo er besteht, der Sprecherausschuss nach dem SprAuG zuständig, der allerdings kein erzwingbares Mitbestimmungsrecht bei der Arbeitszeit hat. Die Mechanik der Mitbestimmung beschreibt der Beitrag zu Betriebsrat und Dienstplan.

Modellrechnung: Ein Restaurant, eine Schichtleitung, ein Prüfer

Ein Restaurant mit 22 Beschäftigten, geöffnet Dienstag bis Sonntag, beschäftigt eine Restaurantleiterin mit 3.600 Euro Bruttogehalt und Arbeitsvertrag „Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten“. Sie ist nach dem Verständnis des Inhabers „leitende Angestellte“, steht im Dienstplan als „Leitung“ ohne Uhrzeiten und stempelt nicht. In einer typischen Woche kommt sie Dienstag bis Freitag um 15 Uhr, geht nach dem Abschluss um 0:30 Uhr; Samstag von 11 bis 1:30 Uhr; Sonntag Brunch-Öffnung um 9 Uhr bis 17 Uhr.

Einordnung. Die Restaurantleiterin darf Aushilfen einstellen, aber jede Festanstellung geht über den Inhaber; sie hat keine Prokura; Speisekarte, Preise und Personalbudget setzt der Inhaber. Keines der Merkmale des § 5 Abs. 3 BetrVG ist erfüllt. Sie ist Arbeitnehmerin im vollen Anwendungsbereich des Arbeitszeitgesetzes.

Verstöße in einer Woche. Dienstag bis Freitag jeweils 9,5 Stunden abzüglich Pause — zulässig nur mit Ausgleich, und die Aufzeichnung nach § 16 Abs. 2 ArbZG fehlt an allen vier Tagen. Samstag 14,5 Stunden: Verstoß gegen die Zehn-Stunden-Grenze des § 3 ArbZG. Zwischen Samstag 1:30 Uhr und Sonntag 9 Uhr liegen siebeneinhalb Stunden: Verstoß gegen § 5 ArbZG auch in der gastronomischen Zehn-Stunden-Variante. Sonntagsarbeit ohne Aufzeichnung: erneut § 16 Abs. 2. Rund 50 Wochenstunden statt 40 nach Vertrag — bei einer unwirksamen Pauschalklausel und einem Gehalt weit unter 8.450 Euro sind das zehn vergütungspflichtige Überstunden pro Woche.

Was auf dem Tisch liegt. Die Aufsichtsbehörde kann jeden einzelnen Verstoß gegen § 3, § 5 und § 16 Abs. 2 ArbZG mit einem Bußgeld bis 30.000 Euro belegen (§ 22 Abs. 1 Nr. 1, 3 und 9 ArbZG); in der Praxis werden bei Erstverstößen niedrigere Beträge festgesetzt, aber die Zahl der Verstöße multipliziert sich mit den Wochen. Die Restaurantleiterin kann nach § 195 BGB drei Jahre Überstunden geltend machen — bei zehn Stunden pro Woche und einem Stundensatz von rund 20,80 Euro (3.600 Euro geteilt durch 173) sind das gut 10.000 Euro pro Jahr, sofern keine wirksame Ausschlussfrist greift; wie die ohne Zeitkonto läuft, zeigt der Beitrag zu Ausschlussfristen. Ohne Aufzeichnung kann der Betrieb ihrer Aufstellung kaum etwas entgegensetzen. Die MiLoDokV hilft nicht: Sie nimmt nur die Mindestlohndokumentation weg, nicht das, worum es hier geht.

Was die Korrektur kostet. Die Restaurantleiterin wird als Schicht mit Uhrzeiten geplant, ihre Rüst- und Abschlusszeiten stehen im Plan, die Ruhezeitprüfung läuft für sie wie für alle. Der Samstag-Sonntag-Konflikt wird gelöst, indem die Sonntagsöffnung eine zweite Führungskraft übernimmt oder der Samstagsabschluss delegiert wird. Der Vertrag erhält eine Pauschalklausel mit Obergrenze — etwa fünfzehn Stunden im Monat —, alles darüber geht auf ein Arbeitszeitkonto. Die Mehrkosten liegen bei einer Stellvertretung für den Sonntag und einer ehrlichen Überstundenabrechnung. Sie sind niedriger als eine einzige Nachzahlung.

Führungskräfte in der Dienstplan-Software: Checkliste

Die Software kann das Problem nicht lösen, aber sie kann es sichtbar machen — wenn die Rollen richtig angelegt sind. Sieben Punkte, die in der Einrichtung geprüft werden sollten:

• Planer ist nicht gleich ungeplant. Jede Führungskraft, die nicht nachweislich unter § 18 ArbZG fällt, wird als Person mit Sollstunden und Schichten angelegt — nicht als bloßes Administratorkonto. Die Rolle „darf planen“ und die Eigenschaft „wird geplant“ sind zwei verschiedene Schalter.
• Rüst- und Abschlusszeiten gehören in die Schicht. Die Leitungsschicht beginnt, wenn die Leitung anfängt, nicht wenn das Restaurant öffnet. Wer die Vor- und Nachbereitung nicht plant, plant die Ruhezeitverletzung.
• Ruhezeit- und Höchstarbeitszeitprüfung ohne Ausnahme für Rollen. Die Warnung bei elf Stunden muss für die Stationsleitung genauso feuern wie für die Pflegehelferin. Ist die Prüfung nach Rollen abschaltbar, gehört die Ausnahme dokumentiert und begründet.
• Erreichbarkeit ist keine Freizeit. Führungskräfte, die außerhalb der Schicht auf Anrufe reagieren müssen, leisten Rufbereitschaft oder Arbeitszeit — beides muss im System abbildbar sein. Die Abgrenzung behandeln die Beiträge zu Rufbereitschaft und zur Erreichbarkeit in der Freizeit.
• Arbeitszeitkonto mit Obergrenze. Die Pauschalgrenze aus dem Vertrag wird als Regel hinterlegt; alles darüber läuft sichtbar auf. Ein Arbeitszeitkonto, das monatlich mitgeteilt wird, hält zugleich die Ausschlussfrist an.
• Delegierte Selbsterfassung für echte leitende Angestellte. Der kleine Kreis, der unter § 18 ArbZG fällt, erfasst seine Zeit selbst; das System zeigt sie dem Arbeitgeber, ohne Höchstarbeitszeit zu prüfen. So ist die ArbSchG-Flanke geschlossen, ohne dass Regeln greifen, die nicht gelten.
• Betriebsratsfreigabe umfasst die Leitungsschichten. Der zur Zustimmung vorgelegte Plan enthält alle Beschäftigten außer den leitenden Angestellten — also auch Schichtleiter und Stationsleitung.

Welche Systeme diese Prüfungen rollenunabhängig durchführen und die Selbsterfassung sauber delegieren, zeigt der Vergleich der Dienstplan-Software.

Fazit

Das Arbeitszeitgesetz kennt keine „Führungskräfte“. Es kennt Arbeitnehmer, für die es gilt, und eine eng gezogene Ausnahme für Personen, die ein Stück des Unternehmens verantworten — und zwischen diesen beiden Gruppen verläuft die Grenze nicht am Titel, nicht am Gehalt und nicht an der Frage, wer den Dienstplan schreibt. Sie verläuft an § 5 Abs. 3 BetrVG. Wer diese Grenze im Betrieb einmal sauber gezogen hat, stellt fest, dass fast alle, die er für ausgenommen hielt, im Gesetz stehen wie alle anderen. Der Rest ist Konsequenz: Die Leitung wird geplant, geprüft und aufgezeichnet — und der Dienstplan, der bisher alle außer seiner Verfasserin geschützt hat, schützt jetzt auch sie.