Arbeitszeitgesetz-Reform 2026: Was der Referentenentwurf für den Dienstplan bedeutet — und was heute schon gilt

Warum diese Reform für Schichtbetriebe mehr ändert als für das Büro

Über die Arbeitszeitreform wird seit Jahren so diskutiert, als ginge es um das Recht von Wissensarbeitern, abends noch einmal drei Stunden dranzuhängen. Für Betriebe, die in Schichten planen, liegt der Punkt woanders. Dort ist die tägliche Höchstarbeitszeit kein abstrakter Wert, sondern die Größe, an der jedes Schichtmodell konstruiert wird: Zwei Schichten à zehn Stunden decken einen 20-Stunden-Betrieb, drei Schichten à acht Stunden decken 24 Stunden, ein Zwölf-Stunden-Modell decken zwei Schichten allein. Verschiebt sich diese Grenze, verschiebt sich die Architektur der Besetzung — und mit ihr die Zahl der benötigten Köpfe, die Wochenendverteilung und die Zuschlagsstruktur.

Gleichzeitig trifft der zweite Teil des Entwurfs, die Verankerung der Zeiterfassungspflicht, gerade Schichtbetriebe an einer empfindlichen Stelle. Wo Beschäftigte an wechselnden Orten arbeiten, wo Springer einspringen und Schichten getauscht werden, ist die Lücke zwischen dem geplanten und dem tatsächlich geleisteten Einsatz systematisch größer als im Büro. Genau diese Lücke soll künftig taggleich dokumentiert werden.

Dieser Beitrag trennt deshalb streng zwischen zwei Ebenen: Was gilt heute — und was steht bislang nur in einem Entwurf? Wer beides vermischt, plant entweder zu vorsichtig oder, was teurer wird, zu mutig.

Der Stand des Verfahrens: Entwurf, nicht Gesetz

Bundesarbeitsministerin Bärbel Bas hatte im Mai 2026 einen Gesetzentwurf für Juni angekündigt; seit Juni 2026 liegt ein Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales vor. Ein Referentenentwurf ist die erste Stufe des Gesetzgebungsverfahrens: die Arbeitsfassung eines Ministeriums, die in die Ressortabstimmung und in die Verbändeanhörung geht. Erst danach folgen Kabinettsbeschluss, Bundesrat, Bundestag und Verkündung.

Bis zum Stand dieses Beitrags ist keine dieser Stufen erreicht. Der Koalitionsausschuss hat die Reform im Juli 2026 nicht beschlossen, und der Entwurf wird von beiden Seiten kritisiert: den Gewerkschaften geht die Flexibilisierung zu weit, den Arbeitgeberverbänden bleibt sie wegen des Tarifvorbehalts weitgehend wirkungslos. Ein früherer Anlauf zur Regelung der Arbeitszeiterfassung war 2023 im selben Stadium steckengeblieben.

Auch das Inkrafttreten ist im Entwurf nicht datiert, sondern an die Verkündung gekoppelt: Das Gesetz soll am ersten Tag des auf die Verkündung folgenden Quartals in Kraft treten. Genannt wird als politisches Ziel der 1. Januar 2027 — erreichbar nur, wenn das Verfahren im Herbst 2026 deutlich Fahrt aufnimmt.

Für die Praxis folgt daraus eine simple Regel: Planen Sie nach geltendem Recht. Alles, was in diesem Beitrag unter „geplant“ steht, kann sich im Verfahren noch ändern — im Detail und im Grundsatz. Was unter „gilt heute“ steht, ist bußgeldbewehrt.

Was heute gilt

Die geltende Rechtslage lässt sich in fünf Sätzen zusammenfassen, und sie ist der Maßstab, an dem jeder Dienstplan bis zur Verkündung einer Neuregelung gemessen wird:

• § 3 ArbZG — Tageshöchstarbeitszeit. Die werktägliche Arbeitszeit beträgt acht Stunden. Sie darf auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden. Werktage sind Montag bis Samstag — daraus ergibt sich die gesetzliche Wochenobergrenze von 48 beziehungsweise vorübergehend 60 Stunden. Details im Ratgeber zum Arbeitszeitgesetz bei Schichtarbeit.
• § 4 ArbZG — Ruhepausen. Mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs bis zu neun Stunden, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden, aufteilbar in Abschnitte von je mindestens 15 Minuten. Länger als sechs Stunden hintereinander darf niemand ohne Pause beschäftigt werden — siehe Ruhepausen im Dienstplan.
• § 5 ArbZG — Ruhezeit. Nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden; in bestimmten Branchen Verkürzung auf zehn Stunden mit Ausgleich. Der Ratgeber zur Ruhezeit nach § 5 ArbZG beschreibt die Fallstricke.
• §§ 9 bis 11 ArbZG — Sonn- und Feiertagsruhe. Grundsätzliches Beschäftigungsverbot mit Ausnahmekatalog, mindestens 15 beschäftigungsfreie Sonntage im Jahr, Ersatzruhetage — nachzulesen unter Sonntags- und Feiertagsarbeit.
• § 16 Abs. 2 ArbZG — Aufzeichnung. Aufzuzeichnen ist bislang nur die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit sowie die Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen, aufzubewahren mindestens zwei Jahre. Die umfassende Erfassungspflicht folgt derzeit nicht aus dem ArbZG, sondern aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG — dazu sogleich.

Hinzu kommen die Öffnungen des § 7 ArbZG, die schon heute erhebliche Abweichungen erlauben — aber ausschließlich durch Tarifvertrag oder durch eine Betriebsvereinbarung, die ein Tarifvertrag ausdrücklich zulässt (§ 7 Abs. 3 ArbZG). Diese Systematik ist wichtig für das Verständnis der Reform: Der Entwurf erfindet den Tarifvorbehalt nicht, er baut ihn aus.

Teil 1 der Reform: von der Tages- zur Wochenhöchstarbeitszeit

Was der Entwurf vorsieht

Der Entwurf hält an § 3 ArbZG als Grundregel fest und stellt daneben ein zweites Modell: Statt der werktäglichen soll eine wöchentliche Höchstarbeitszeit vereinbart werden können. Bezugsgröße ist dann nicht mehr der einzelne Tag, sondern der Wochendurchschnitt von 48 Stunden — genau die Grenze, die Artikel 6 Buchstabe b der Richtlinie 2003/88/EG als absolutes Maximum vorgibt und die nach Artikel 16 Buchstabe b über einen Bezugszeitraum ausgeglichen werden darf; Artikel 19 erlaubt es den Mitgliedstaaten, diesen Bezugszeitraum tarifvertraglich auf bis zu zwölf Monate zu erweitern.

Der praktische Effekt: Ein einzelner Arbeitstag könnte auf bis zu zwölf Stunden anwachsen, ohne dass es dafür einer Ausgleichsrechnung auf Tagesebene bedürfte — solange der Wochenschnitt über den Bezugszeitraum stimmt und die Ruhezeiten eingehalten werden. Für Betriebe mit stark schwankendem Bedarf — Gastgewerbe, Veranstaltung, Logistikspitzen, Saisonbetriebe — wäre das die eigentliche Erleichterung: Die heutige Konstruktion zwingt dazu, jeden Tag über zehn Stunden entweder tariflich abzusichern oder ganz zu vermeiden.

Was die Reform ausdrücklich nicht ändert, ist die europäische Obergrenze selbst. Die 48 Wochenstunden im Durchschnitt stehen nicht zur Disposition des deutschen Gesetzgebers; eine Opt-out-Regelung nach Artikel 22 der Richtlinie, wie sie etwa das Vereinigte Königreich kennt, sieht der Entwurf nicht vor.

Der Tarifvorbehalt — der eigentliche Knackpunkt

Die Flexibilisierung ist an eine Bedingung geknüpft, die in der öffentlichen Debatte häufig untergeht: Sie soll nur greifen, wo ein Tarifvertrag sie vorsieht. Betriebsräte können die Ausgestaltung regeln, wo der Tarifvertrag den Rahmen dafür öffnet — die Konstruktion des heutigen § 7 Abs. 3 ArbZG. Ohne tarifliche Grundlage bleibt es bei § 3 ArbZG.

Für die Praxis bedeutet das eine deutliche Spaltung. Tarifgebundene Branchen mit Schichtbetrieb — öffentlicher Dienst, Metall, Chemie, Teile des Gesundheitswesens, große Handelsketten — könnten den Wochenbezug in ihre Manteltarifverträge aufnehmen. Der nicht tarifgebundene Mittelstand, also der größere Teil des Gastgewerbes, der Pflegedienste, der Handwerks- und Sicherheitsbetriebe, bliebe außen vor. Genau daran entzündet sich die Kritik der Arbeitgeberseite: Sie hatte eine allgemeine Öffnung erwartet und bekommt ein Instrument, das ohne Tarifbindung nicht funktioniert.

Der Entwurf verlangt darüber hinaus, dass die tarifliche Regelung den Gesundheitsschutz absichert. Genannt werden Begrenzungen der Zahl aufeinanderfolgender langer Tage, gesicherte Ruhezeiten über das gesetzliche Minimum hinaus und die Beschränkung auf bestimmte Tätigkeiten oder Personengruppen. Das ist keine Formalie: Ohne solche Begleitregelungen wäre die Öffnung schon europarechtlich angreifbar, weil die Richtlinie 2003/88/EG als Arbeitsschutzrichtlinie konzipiert ist und Abweichungen nur unter der Bedingung gleichwertigen Schutzes zulässt.

Die Mitbestimmung bleibt davon unberührt

Unabhängig davon, welche Grenze das Gesetz zieht, entscheidet der Arbeitgeber über Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit und über die Verteilung auf die einzelnen Wochentage nicht allein. § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG gibt dem Betriebsrat ein erzwingbares Mitbestimmungsrecht, und § 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG erfasst jede vorübergehende Verkürzung oder Verlängerung der betriebsüblichen Arbeitszeit. Eine Umstellung auf Zwölf-Stunden-Schichten wäre also selbst dann kein einseitiger Akt, wenn Gesetz und Tarifvertrag sie erlauben — Einzelheiten im Ratgeber zu Betriebsrat und Dienstplan.

Was der Wochenbezug im Dienstplan wirklich erlaubt — und was nicht

Der Wechsel der Bezugsgröße wird oft als „Ende des Acht-Stunden-Tages“ beschrieben. Für den Dienstplan ist das irreführend. Was tatsächlich passiert, lässt sich an einem Wochenbeispiel zeigen — angenommen, ein einschlägiger Tarifvertrag hat den Wochenbezug eröffnet.

Ein Hotelbetrieb hat am Freitag und Samstag Bankettbetrieb, an den übrigen Tagen Normalgeschäft. Nach heutigem Recht sind zwei Tage à zwölf Stunden ohne tarifliche Grundlage schlicht unzulässig; die Spitze muss auf mehr Köpfe verteilt oder auf zehn Stunden gedeckelt werden. Nach dem Entwurf wäre folgende Woche denkbar:

• Montag: frei
• Dienstag: 8,0 Stunden
• Mittwoch: 8,0 Stunden
• Donnerstag: 6,0 Stunden
• Freitag: 12,0 Stunden
• Samstag: 12,0 Stunden
• Sonntag: frei

Das sind 46 Stunden in der Woche — unter der 48-Stunden-Grenze, mit zwei Tagen, die nach heutigem Recht ohne Tarifvertrag nicht planbar wären. Die Rechnung geht auf, aber nur, weil zwei Bedingungen erfüllt sind, die im Beispiel leicht zu übersehen sind.

Erstens die Ruhezeit. Endet die Schicht am Freitag um 24:00 Uhr, darf die Samstagsschicht frühestens um 11:00 Uhr beginnen. Bei zwölf Stunden Arbeit endet sie dann um 23:00 Uhr, und die Sonntagsruhe schließt sich an. Zwei Zwölf-Stunden-Tage hintereinander sind also nur mit später Anfangszeit am zweiten Tag planbar — oder gar nicht, wenn der Betrieb am Samstag um 8:00 Uhr öffnet.

Zweitens die Pausen. Bei mehr als neun Stunden Arbeitszeit sind 45 Minuten Pause zwingend. Ein Zwölf-Stunden-Dienst bindet die Person also 12 Stunden 45 Minuten an den Betrieb — Anwesenheit, nicht Arbeitszeit. Zusammen mit elf Stunden Ruhezeit ergibt das 23 Stunden 45 Minuten von 24.

Der Wochenbezug erweitert damit nicht den Tag, sondern die Verteilungsfreiheit innerhalb der Woche. Er erlaubt es, Spitzen zu bündeln und dafür an anderen Tagen frei zu machen. Wer erwartet, künftig dauerhaft in Zwölf-Stunden-Schichten fahren zu können, rechnet ohne § 5 ArbZG.

Was mit Ruhezeit und Ausgleichszeiträumen geplant ist

Die tägliche Mindestruhezeit von elf Stunden steht in keiner berichteten Fassung des Entwurfs zur Streichung; sie folgt aus Artikel 3 der Richtlinie 2003/88/EG und wäre national gar nicht disponibel. Verändert werden sollen die Ränder:

• Verkürzungen bleiben, der Ausgleich wird enger. Die branchenbezogenen Möglichkeiten des § 5 Abs. 2 ArbZG — Krankenhaus und Pflege, Gaststätten und Beherbergung, Verkehrsbetriebe, Rundfunk, Landwirtschaft und Tierhaltung — sollen erhalten bleiben. Der Ausgleich für eine verkürzte Ruhezeit soll aber zeitnah erfolgen statt, wie heute, innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen.
• Kürzere Ausgleichszeiträume. Berichtet wird über eine Verkürzung der Ausgleichszeiträume für Mehrarbeit von sechs Kalendermonaten beziehungsweise 24 Wochen auf vier Monate beziehungsweise 16 Wochen. Diese Angabe stammt bislang nur aus einzelnen Auswertungen des Entwurfs und sollte nicht als gesichert behandelt werden — sie hätte, sollte sie so kommen, erhebliche Folgen für jedes Arbeitszeitkonto mit langem Ausgleichshorizont.

Unverändert bliebe die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs, nach der die tägliche Ruhezeit zur wöchentlichen Ruhezeit hinzutritt und nicht in ihr aufgeht (EuGH, 2. März 2023 — C-477/21, MÁV-START). Wer Zwölf-Stunden-Tage plant, muss diese Addition mitrechnen.

Teil 2 der Reform: die Zeiterfassung wandert ins Gesetz

Was heute schon gilt — und warum das viele überrascht

Der wichtigste Satz zur Zeiterfassung lautet: Die Pflicht besteht bereits. Der Europäische Gerichtshof hat am 14. Mai 2019 entschieden, dass die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten (C-55/18, CCOO). Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 festgestellt, dass diese Pflicht in Deutschland schon nach geltendem Recht besteht — abgeleitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG (1 ABR 22/21).

Seither erfassen Betriebe nicht deshalb, weil ein neues Gesetz sie dazu zwingt, sondern weil die bestehende Pflicht durch Auslegung erschlossen wurde. Was fehlt, sind die Details: Form, Frist, Aufbewahrung, Ausnahmen, Sanktionen. Genau diese Lücke will der Entwurf schließen. Der Ratgeber Zeiterfassung: Was 2026 Pflicht ist ordnet den geltenden Rechtsstand im Detail ein.

Was der Entwurf für § 16 ArbZG vorsieht

• Umfang: Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit — nicht mehr nur die Stunden jenseits der acht und die Sonn- und Feiertagsarbeit. Erfasst wird ausschließlich Arbeitszeit; ehrenamtliche Tätigkeiten bleiben außen vor.
• Zeitpunkt: Die Aufzeichnung soll taggleich erfolgen. Berichtet wird über eine tariflich abweichbare Frist, nach der sie spätestens bis zum siebten Kalendertag nach dem Arbeitstag vorliegen muss.
• Form: Grundsätzlich elektronisch. Der handschriftliche Stundenzettel wäre damit nur noch in den ausdrücklich vorgesehenen Ausnahmefällen zulässig.
• Aufbewahrung: in deutscher Sprache, mindestens für die Dauer der Beschäftigung und darüber hinaus — die berichteten Fassungen nennen eine Grenze von zwei Jahren, die zur heutigen Frist des § 16 Abs. 2 ArbZG und des § 17 MiLoG passt.
• Auskunft und Kopie: Beschäftigte sollen auf Verlangen über ihre aufgezeichnete Arbeitszeit informiert werden und eine Kopie der Aufzeichnung erhalten. Das ist der Punkt, an dem eine unvollständige Erfassung im Streitfall unmittelbar sichtbar wird — auch für den Überstundenprozess, siehe Überstunden.
• Delegation: Die Aufzeichnung darf auf die Beschäftigten selbst oder auf Dritte übertragen werden. Die Verantwortung für Richtigkeit und Vollständigkeit bleibt beim Arbeitgeber.
• Sanktion: Verstöße gegen die Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- und Auskunftspflichten sollen mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 Euro belegt werden können.

Ausnahmen und Übergangsfristen

Der Entwurf staffelt die Umstellung auf die elektronische Form nach Betriebsgröße. Die inhaltliche Pflicht zur Aufzeichnung gilt dagegen sofort und für alle:

• Ab 250 Beschäftigten: ein Jahr Übergangsfrist bis zur elektronischen Erfassung.
• Unter 250 Beschäftigten: zwei Jahre.
• Unter 50 Beschäftigten: fünf Jahre.
• Höchstens zehn Beschäftigte: dauerhaft von der elektronischen Form befreit — die nicht-elektronische Aufzeichnung bliebe zulässig.
• Beschäftigte in Privathaushalten: ausgenommen.
• Leitende Angestellte: für sie soll die Erfassungspflicht weiterhin nicht gelten — sie sind schon heute nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG vom Anwendungsbereich des Gesetzes ausgenommen.

Diese Staffelung wird oft als „fünf Jahre Zeit“ gelesen. Das ist ein Trugschluss: Sie betrifft nur das Medium. Wer heute überhaupt nicht erfasst, verstößt gegen die bereits bestehende Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG — daran ändert eine künftige Übergangsfrist für die Elektronik nichts.

Vertrauensarbeitszeit: erlaubt, aber nicht blind

Der Entwurf hält die Vertrauensarbeitszeit ausdrücklich aufrecht. Beschäftigte können weiterhin selbst über die Lage ihrer Arbeitszeit entscheiden, und der Arbeitgeber kann auf die Kontrolle der Einhaltung verzichten. Zwei Grenzen zieht der Entwurf allerdings: Die Aufzeichnung selbst entfällt nicht, sie wird nur delegiert. Und der Arbeitgeber muss durch geeignete Vorkehrungen sicherstellen, dass ihm Verstöße gegen Höchstarbeitszeit und Ruhezeit bekannt werden — durch Stichproben oder automatische Hinweise aus dem System.

Für Schichtbetriebe ist das meist nachrangig. Wo ein Dienstplan die Lage der Arbeitszeit vorgibt, liegt keine Vertrauensarbeitszeit vor, sondern eine Weisung nach § 106 GewO — mit allen Folgen für Ankündigungsfristen und kurzfristige Änderungen, siehe Bekanntgabefrist und Dienstplan kurzfristig ändern.

Verhältnis zu den Aufzeichnungspflichten, die es längst gibt

Die neue Regelung träte nicht in ein Vakuum. Wer Minijobber beschäftigt oder in einer der Branchen des § 2a SchwarzArbG tätig ist — Gastgewerbe, Bau, Logistik, Gebäudereinigung, Fleischwirtschaft, Messebau, Schausteller und seit dem 1. Januar 2026 auch Friseur- und Kosmetikgewerbe —, muss Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit schon heute nach § 17 MiLoG binnen sieben Tagen aufzeichnen und zwei Jahre aufbewahren. Für diese Betriebe wäre der Entwurf inhaltlich kaum eine Verschärfung, sondern vor allem eine Vereinheitlichung: eine Pflicht statt zwei nebeneinanderlaufender Regelwerke. Einzelheiten unter Aufzeichnungspflichten nach § 17 MiLoG.

Die übrigen Punkte des Entwurfs

• Sonn- und Feiertagsbeschäftigung. Der Ausnahmekatalog des § 10 ArbZG soll erweitert werden, genannt werden Bibliotheken sowie Bäckereien und Konditoreien. Das betrifft die Beschäftigungserlaubnis, nicht die Zuschläge — die steuerliche Behandlung bleibt bei § 3b EStG, siehe SFN-Zuschläge.
• Jugendarbeitsschutz. Das JArbSchG soll eine entsprechende Pflicht zur elektronischen Erfassung erhalten (§ 49a JArbSchG-E). Die besonderen Grenzen für Jugendliche — acht Stunden täglich, 40 Stunden wöchentlich, zwölf Stunden Freizeit nach Arbeitsende — bleiben davon unberührt; dazu der Ratgeber zu Azubis und Jugendlichen im Dienstplan.
• Aufsicht. Die Befugnisse der Aufsichtsbehörden sollen gestärkt und das Bußgeldsystem insgesamt ausgeweitet werden.

Was sich für typische Schichtmodelle ändern würde

Drei Konstellationen zeigen, wo der Wochenbezug wirkt — und wo nicht:

• Vollkontinuierlicher Dreischichtbetrieb (Industrie, Pflege). Hier ändert sich wenig. Acht-Stunden-Schichten in einem 24/7-Betrieb sind bereits heute zulässig; die Grenze ist nicht der Tag, sondern die Wochenendverteilung und die Schichtfolge. Wo Zwölf-Stunden-Modelle gefahren werden, beruhen sie schon jetzt auf § 7 ArbZG — also auf einem Tarifvertrag. Der Entwurf würde die Rechtsgrundlage verbreitern, nicht das Modell ermöglichen.
• Bedarfsgetriebener Zweischichtbetrieb (Gastgewerbe, Handel, Veranstaltung). Hier läge der größte Effekt — vorausgesetzt, es besteht Tarifbindung. Spitzen ließen sich auf zwölf Stunden bündeln und über kurze Tage ausgleichen, statt sie auf zusätzliche Kräfte zu verteilen. Genau in diesen Branchen ist die Tarifbindung allerdings am schwächsten.
• Geteilter Dienst (Gastronomie, ambulante Pflege, Fahrdienste). Hier ändert der Wochenbezug nichts am Kernproblem. Die lange Zwischenzeit zwischen Vormittags- und Abendeinsatz ist weder Pause noch Ruhezeit; die elf Stunden laufen erst nach dem tatsächlichen Ende des zweiten Einsatzes. Der Engpass bleibt § 5 ArbZG.

Was Betriebe jetzt sinnvoll vorbereiten können

Nichts davon setzt voraus, dass die Reform kommt. Alle sieben Punkte sind unabhängig vom Ausgang des Verfahrens richtig — sie werden durch die Reform nur teurer, wenn man sie unterlässt.

• Ist-Zeiten taggleich erfassen. Nicht am Monatsende rekonstruieren, nicht aus dem Dienstplan ableiten. Der Sollplan ist keine Arbeitszeitaufzeichnung — er sagt, was geplant war, nicht, was war.
• Automatische Prüfung auf § 3 und § 5 ArbZG aktivieren. Ein System, das eine Ruhezeitunterschreitung erst in der Lohnabrechnung sichtbar macht, erfüllt die Organisationspflicht nicht. Die Prüfung gehört in den Moment der Planung.
• Aufbewahrungsfristen sauber trennen. Zwei Jahre nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG, sechs Jahre für das Lohnkonto nach § 41 EStG, dazu die handels- und steuerrechtlichen Fristen. Was länger liegt als nötig, ist ein Datenschutzproblem — Datenschutz im Dienstplan.
• Tarifbindung klären. Die Frage „Gilt bei uns ein Tarifvertrag, und was regelt er zur Arbeitszeit?“ entscheidet darüber, ob die Flexibilisierung für den Betrieb überhaupt erreichbar wäre. Viele Betriebe kennen die Antwort nicht genau.
• Ausgleichszeiträume prüfen. Wer heute mit einem Ausgleichshorizont von sechs Monaten arbeitet, sollte wissen, wie sich das Konto verhielte, wenn der Horizont auf vier Monate schrumpft.
• Auskunftsfähigkeit herstellen. Kann Ihr System einer Person auf Verlangen ihre aufgezeichnete Arbeitszeit ausgeben — als Kopie, nicht als Screenshot? Das ist eine Anforderung, die neben dem Entwurf auch schon aus Art. 15 DSGVO folgt.
• Keine Modelle auf Vorrat umstellen. Zwölf-Stunden-Schichten heute einzuführen, weil sie morgen zulässig sein könnten, ist der einzige echte Fehler, den man in dieser Lage machen kann.

Was gute Dienstplan-Software hier abnimmt

Der Entwurf verlagert Aufwand von der Rechtsabteilung in die Planung. Taggleiche Erfassung, elektronische Form, Auskunftsanspruch, Aufbewahrung, automatische Erkennung von Verstößen — das sind keine juristischen Fragen, sondern Anforderungen an ein System. Wer Plan- und Ist-Zeiten in derselben Anwendung führt, erfüllt den Kern davon ohne Zusatzaufwand: Die Stempelung erzeugt den Datensatz, die Prüfung auf Ruhezeit und Höchstarbeitszeit läuft im Moment der Planung, die Aufbewahrung ist eine Einstellung, und der Export für eine Auskunft ist ein Klick.

Wer dagegen mit Excel-Dateien und Papierzetteln arbeitet, muss jede dieser Anforderungen manuell herstellen — und wird die fünfjährige Übergangsfrist für kleine Betriebe brauchen, statt sie als Puffer zu haben. Welche Systeme das im deutschen Markt abdecken, zeigt der Vergleich der Dienstplan-Programme; die reine Erfassungsseite behandelt der Vergleich der Zeiterfassungssysteme, und was das kostet, steht im Ratgeber zu den Kosten von Dienstplan-Software.