Urlaubsanspruch berechnen: gesetzlicher Anspruch, Teilzeit und Verfall

Der gesetzliche Mindesturlaub

Grundlage jedes Urlaubsanspruchs in Deutschland ist das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Nach § 3 BUrlG hat jeder Arbeitnehmer Anspruch auf mindestens 24 Werktage bezahlten Erholungsurlaub im Kalenderjahr. Werktage sind dabei alle Kalendertage außer Sonn- und gesetzlichen Feiertagen — also Montag bis Samstag. Weil das Gesetz von einer Sechstagewoche ausgeht, entsprechen die 24 Werktage genau vier vollen Urlaubswochen.

Da heute die meisten Betriebe eine Fünftagewoche fahren, wird der Anspruch umgerechnet: 24 Werktage geteilt durch 6 und multipliziert mit 5 ergeben 20 Arbeitstage Mindesturlaub bei der Fünftagewoche. Das gesetzliche Minimum ist eine Untergrenze — Arbeits- und Tarifverträge dürfen jederzeit mehr gewähren. In der Praxis sind 25 bis 30 Urlaubstage bei der Fünftagewoche verbreitet. Was über das gesetzliche Minimum hinausgeht, ist frei gestaltbar: Der vertragliche Mehrurlaub kann etwa mit eigenen Verfalls- oder Kürzungsregeln versehen werden, während für die gesetzlichen vier Wochen die strengen Schutzregeln des BUrlG gelten.

Urlaubsanspruch berechnen: die Formel

Sobald jemand nicht an fünf, sondern an drei, vier oder sechs Tagen pro Woche arbeitet, muss der Anspruch umgerechnet werden — sonst wären Beschäftigte je nach Verteilung ihrer Arbeitstage ungleich gestellt. Die allgemeine Formel lautet:

Urlaubstage = (Urlaubstage bei Vollzeit × individuelle Arbeitstage pro Woche) ÷ Arbeitstage pro Woche bei Vollzeit

Der Trick dahinter: Der Urlaub wird immer in eigenen Arbeitstagen des Mitarbeiters gemessen. Vier Wochen Urlaub bedeuten für jeden vier Wochen frei — nur ist die Zahl der Urlaubstage, die dafür nötig ist, unterschiedlich. Ein paar Beispiele bei angenommenen 30 Urlaubstagen (Vollzeit, Fünftagewoche):

• 4-Tage-Woche: (30 × 4) ÷ 5 = 24 Urlaubstage
• 3-Tage-Woche: (30 × 3) ÷ 5 = 18 Urlaubstage
• 6-Tage-Woche: (30 × 6) ÷ 5 = 36 Urlaubstage

In allen drei Fällen bleiben es rechnerisch dieselben sechs Urlaubswochen — die absolute Zahl der Tage ändert sich nur, weil eine Woche mehr oder weniger Arbeitstage enthält. Ergeben sich bei der Berechnung Bruchteile, sieht § 5 Abs. 2 BUrlG für den gesetzlichen Urlaub vor, dass Bruchteile, die mindestens einen halben Tag ergeben, auf einen vollen Tag aufgerundet werden.

Urlaub bei Teilzeit

Bei Teilzeit gilt der wichtigste Grundsatz zuerst: Maßgeblich ist die Zahl der Arbeitstage pro Woche, nicht die tägliche Stundenzahl. Daraus folgen zwei ganz unterschiedliche Fälle:

• Weniger Tage pro Woche: Wer statt an fünf nur an drei Tagen arbeitet, bekommt anteilig weniger Urlaubstage — nach der Formel oben. Das ist keine Benachteiligung, sondern die korrekte Umrechnung, weil ein Urlaubstag hier ein Dreitage-Woche-Tag ist.
• Fünf Tage, aber kürzere Tage: Wer weiterhin an fünf Tagen arbeitet, nur mit reduzierter Stundenzahl, hat dieselbe Anzahl Urlaubstage wie eine Vollzeitkraft. Die Teilzeit schlägt sich hier nur im niedrigeren Urlaubsentgelt nieder, nicht in weniger Tagen.

Eine pauschale Kürzung der Urlaubstage allein wegen Teilzeit ist unzulässig — das folgt aus dem Gleichbehandlungsgrundsatz und der Teilzeit-Richtlinie. Heikel wird es beim unterjährigen Wechsel zwischen Voll- und Teilzeit: Bereits vor dem Wechsel erworbener Urlaub darf nicht nachträglich umgerechnet und gekürzt werden. Wer also in der Vollzeitphase Urlaubsansprüche angesammelt hat, behält diese in vollem Umfang, auch wenn er anschließend die Wochentage reduziert.

Wartezeit und Teilurlaub

Der volle Urlaubsanspruch entsteht nach § 4 BUrlG erstmals nach einer Wartezeit von sechs Monaten im Arbeitsverhältnis. Für die Zeit davor — und für Ein- oder Austritte mitten im Jahr — regelt § 5 BUrlG den Teilurlaub: Für jeden vollen Beschäftigungsmonat entsteht ein Zwölftel des Jahresurlaubs.

Ein Beispiel bei 30 Urlaubstagen und Eintritt am 1. April: Bis Jahresende sind es neun volle Monate, also 9/12 × 30 = 22,5 Tage, aufgerundet 23 Tage. Wichtig ist die Unterscheidung beim Austritt:

• Austritt in der ersten Jahreshälfte (bis 30. Juni) oder bevor die Wartezeit erfüllt ist: Es besteht nur der anteilige Anspruch von 1/12 je vollem Monat.
• Austritt in der zweiten Jahreshälfte nach erfüllter Wartezeit: Der volle Jahresurlaub ist bereits entstanden — hier darf nicht anteilig gekürzt werden (allenfalls beim vertraglichen Mehrurlaub, wenn das ausdrücklich vereinbart ist).

Wurde beim vorherigen Arbeitgeber im selben Jahr schon Urlaub gewährt, muss dieser sich auf den neuen Anspruch anrechnen lassen — eine Urlaubsbescheinigung (§ 6 BUrlG) verhindert, dass derselbe Urlaub doppelt genommen wird.

Übertragung ins Folgejahr

Grundsätzlich ist Urlaub im laufenden Kalenderjahr zu nehmen. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nach § 7 Abs. 3 BUrlG nur ausnahmsweise vorgesehen — wenn dringende betriebliche Gründe (etwa eine Auftragsspitze) oder persönliche Gründe (etwa Krankheit) das rechtfertigen. In diesem Fall muss der übertragene Urlaub bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden, sonst verfällt er nach der klassischen Regel. Viele Arbeitsverträge verlängern diese Frist freiwillig oder erlauben die Übertragung ohne besondere Gründe — solche günstigeren Regelungen sind zulässig.

Verfall und Verjährung: die Hinweispflicht des Arbeitgebers

Hier hat sich die Rechtslage grundlegend geändert. Früher galt: Nicht genommener Urlaub verfiel zum Jahresende bzw. zum 31. März — Punkt. Seit den Urteilen des EuGH vom 22. September 2022 und den Folgeentscheidungen des Bundesarbeitsgerichts vom 20. Dezember 2022 gilt das nicht mehr automatisch. Der Kern: Urlaub verfällt am Jahresende nur, wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten erfüllt hat. Er muss den Mitarbeiter

• konkret auf den noch offenen Urlaubsanspruch hinweisen,
• klar und rechtzeitig auffordern, den Urlaub zu nehmen, und
• ihn darüber belehren, dass der Urlaub sonst verfällt.

Unterlässt der Arbeitgeber diesen Hinweis, verfällt der Urlaub nicht — er wird ins Folgejahr übertragen und kann sich über Jahre ansammeln. Dasselbe gilt für die Verjährung: Zwar verjähren Urlaubsansprüche grundsätzlich nach drei Jahren (§ 195 BGB), doch beginnt diese Frist erst am Ende des Jahres zu laufen, in dem der Arbeitgeber den Mitarbeiter ordnungsgemäß über seinen konkreten Anspruch und den drohenden Verfall belehrt hat. Wer nie belehrt wird, dessen Urlaub verjährt praktisch nie. Für Arbeitgeber bedeutet das ein handfestes Kostenrisiko — ein dokumentierter, jährlicher Hinweis an jeden Mitarbeiter ist deshalb Pflicht.

Urlaub bei langer Krankheit

Ein Sonderfall ist die durchgehende Arbeitsunfähigkeit. Kann ein Mitarbeiter seinen Urlaub wegen langer Krankheit nicht nehmen, verfällt der Anspruch nicht schon zum 31. März, sondern erst 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres — also zum 31. März des übernächsten Jahres. Der 2026 erworbene Urlaub eines dauerhaft Erkrankten verfiele demnach erst Ende März 2028.

Diese 15-Monats-Grenze greift bei durchgehender Erkrankung auch dann, wenn der Arbeitgeber gar nicht auf den Urlaub hinweisen konnte — schließlich hätte der Hinweis nichts geändert. War der Mitarbeiter im Jahr dagegen zeitweise arbeitsfähig, gilt wieder die normale Regel: Der Urlaub bleibt nur erhalten, wenn der Arbeitgeber seiner Hinweispflicht nicht nachgekommen ist. Krankheitstage im Urlaub zählen übrigens nicht als Urlaub: Wer im Urlaub erkrankt und dies ärztlich nachweist, bekommt diese Tage nach § 9 BUrlG gutgeschrieben.

Zusatzurlaub: Schwerbehinderung und Jugendliche

Zwei Gruppen haben einen gesetzlich erhöhten Anspruch:

• Schwerbehinderte Menschen (Grad der Behinderung ab 50) erhalten nach § 208 SGB IX einen Zusatzurlaub von fünf Arbeitstagen im Jahr — bezogen auf die Fünftagewoche; bei abweichenden Arbeitstagen wird auch dieser Zusatzurlaub anteilig umgerechnet.
• Jugendliche haben nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz (§ 19 JArbSchG) mehr Urlaub, gestaffelt nach Alter zu Jahresbeginn: mindestens 30 Werktage für unter 16-Jährige, 27 Werktage für unter 17-Jährige und 25 Werktage für unter 18-Jährige.

Urlaubsentgelt und Urlaubsabgeltung

Urlaub ist bezahlter Urlaub — während der freien Tage läuft das Gehalt weiter. Das Urlaubs­entgelt bemisst sich nach § 11 BUrlG am durchschnittlichen Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn. Bei festem Monatsgehalt ist das unkompliziert; bei schwankenden Bezügen — etwa durch Zuschläge oder wechselnde Stundenzahlen — sorgt der 13-Wochen-Schnitt dafür, dass niemand im Urlaub finanziell schlechter steht. Nicht in den Schnitt fließen zusätzlich gezahlte Überstundenvergütungen. Vom Urlaubsentgelt zu unterscheiden ist das freiwillige Urlaubsgeld — eine Sonderzahlung, zu der es keine gesetzliche Pflicht gibt.

Endet das Arbeitsverhältnis und ist der Urlaub nicht mehr zu nehmen, tritt an seine Stelle die Urlaubsabgeltung (§ 7 Abs. 4 BUrlG): Der offene Urlaub wird ausgezahlt. Auch dieser Abgeltungsanspruch unterliegt der neuen Hinweislogik — hat der Arbeitgeber nie zur Urlaubsnahme aufgefordert, kann sich der abzugeltende Urlaub über mehrere Jahre erstrecken.

Urlaub im Dienstplan und in der Software

Rechnerisch ist der Urlaubsanspruch das eine — die saubere Verwaltung im Alltag das andere. In Excel bedeutet das: Ansprüche pro Kopf berechnen, genommene Tage abziehen, Resttage im Blick behalten und bei jedem Ein- oder Austritt den Teilurlaub neu ermitteln. Fehler und Streit ums Resturlaubskonto sind da programmiert, und die gesetzliche Hinweispflicht lässt sich manuell kaum lückenlos dokumentieren.

Dienstplan- und Personalsoftware übernimmt das: Sie berechnet den anteiligen Anspruch bei unterjährigem Eintritt automatisch, führt für jeden Mitarbeiter ein transparentes Urlaubskonto, verrechnet beantragte und genehmigte Tage in Echtzeit und blendet Abwesenheiten direkt im Dienstplan ein — so plant niemand versehentlich einen Mitarbeiter ein, der im Urlaub ist. In Verbindung mit dem Arbeitszeitkonto entsteht ein vollständiges Bild aus Soll, Ist, Plus-/Minusstunden und Urlaubssaldo. Allrounder wie Aplano bilden Urlaubsanträge, Genehmigungs­workflows und Resturlaubsübersichten sauber ab; welche Lösung zu Ihrem Betrieb passt, zeigt der Dienstplan-Software-Vergleich.